A Matriz GUT é uma ferramenta bastante eficaz e muito importante na gestão de problemas.
Há momentos, sobretudo na vida profissional, mas até mesmo na pessoal, em que simplesmente temos tantas coisas para fazer que não sabemos por onde começar. Isso já aconteceu com você? Saiba que o cenário tem se tornado cada vez mais comum, especialmente com o estilo de vida corrido que desenvolvemos, marcado pelo excesso de afazeres. Nesse contexto, a chave para resolver o problema é definir prioridades para fazer uma atividade de cada vez.
De fácil aplicabilidade, a matriz GUT é uma ferramenta que tem como prioridade a resolução de problemas. A sua aplicação permite categorizar e criar uma métrica racional para ajudar a definir qual é o problema deverá ser solucionado primeiro ou qual é a atividade que merece mais atenção.
O que é a matriz GUT e qual a sua importância?
A matriz GUT recebe esse nome como resultado da abreviação das palavras: Gravidade, Urgência e Tendência. Cada um desses elementos deve ser cuidadosamente avaliado na hora de utilizar a ferramenta. Assim, ela permite que um indivíduo, equipe ou empresa consiga definir prioridades para os seus problemas e atividades a serem realizadas.
A matriz foi desenvolvida por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, dois empreendedores e consultores estadunidenses que se especializaram em resolução de problemas empresariais, tendo publicado livros sobre o tema. A ideia dessa ferramenta é não apenas remediar os problemas, mas também desenvolver uma mentalidade focada em planejamento estratégico, conduzindo a decisões tomadas de maneira mais eficaz.
Essa matriz é particularmente importante para ajudar as pessoas a definir prioridades e estabelecer uma ordem para a execução das suas atividades, ajudando-as a eliminar os problemas mais graves. Ela também auxilia na tomada de decisões estratégicas e é bastante fácil de ser utilizada por qualquer área das organizações.
A sua limitação está no fato de que a matriz GUT apenas aponta as questões que devem ser priorizadas, mas não ajuda efetivamente no desenvolvimento de um plano de execução. Além disso, ela depende de notas (avaliação subjetiva). Por isso, o ideal é que ela seja sempre combinada a outras ferramentas que de fato promovem reflexões mais construtivas sobre como efetivamente resolver os problemas identificados, como a análise SWOT, o ciclo PDCA e o diagrama de Ishikawa.
Quais critérios compõem a matriz GUT?
Conforme citamos, a matriz GUT é um sigla, criada a partir dos seus 3 critérios avaliativos. No entanto, muita gente confunde o significado dos 3 elementos. Para evitar que isso ocorra, confira as explicações a seguir.
- Gravidade: diz respeito ao grau de importância atribuído às tarefas, pessoas, resultados e processos. Qual o impacto que esse problema irá gerar: nas pessoas, processos e/ou resultados? O quanto essa tarefa pode prejudicar a pessoa/empresa, caso não seja realizada?
- Urgência: está relacionada ao tempo disponível e necessário para resolver o problema em questão. Quanto mais urgente, menor é o prazo de resolução. Qual o tempo necessário para resolver o problema? Quanto tempo você tem disponível?
- Tendência: representa o potencial de crescimento do problema e a probabilidade de ele tornar-se ainda maior com o passar do tempo. Como esse problema pode se tornar maior? Quais as chances de ele crescer? É possível que ele se acabe por si só?
Como aplicar a Matriz GUT?
Agora que você já conhece os 3 critérios da matriz GUT, é hora de compreender como eles devem ser utilizados para que você defina as prioridades das suas tarefas. Confira o passo a passo a seguir.
1. Faça uma lista de atividades/problemas a serem resolvidos
O primeiro passo para aplicar a matriz GUT consiste em listar os problemas existentes do lado esquerdo de uma folha, sem se preocupar com a ordem em que eles aparecem. Por exemplo: fazer um orçamento de fornecedores para a empresa, organizar as contas a pagar e a receber, comprar um novo software de contabilidade para a organização, contratar 2 novos funcionários para o time de finanças da empresa, e por aí vai.
2. Dê notas de 1 a 5 para cada tarefa em cada quesito
Em seguida, você deve avaliar o tamanho desses problemas em cada uma das letras apresentadas anteriormente: Gravidade, Urgência e Tendência. Para cada palavra, você vai atribuir uma nota de 1 a 5, sendo 1 o mais leve e 5 o mais intenso.
Por exemplo:
- Fazer orçamento de fornecedores: Gravidade 5, Urgência 4, Tendência 3;
- Comprar um software de contabilidade: Gravidade 4, Urgência 3, Tendência 4;
- Contratar 2 novos funcionários: Gravidade 3, Urgência 3, Tendência 2.
3. Multiplique os pontos e crie um ranking de prioridades
Após atribuir as notas a cada tarefa/problema, você deverá multiplicar G x U x T para cada um dos problemas. O resultado indicará qual é o mais importante e que deve ser solucionado primeiro.
Por exemplo:
- Fazer orçamento de fornecedores: 5 x 4 x 3 = 60;
- Comprar um software de contabilidade: 4 x 3 x 4 = 48;
- Contratar 2 novos funcionários: 3 x 3 x 2 = 18.
Nesse caso, a execução do orçamento deve ser priorizada, seguida da compra do software e, por fim, da contratação dos novos funcionários.
4. Aja tanto na solução quanto na prevenção
Após a utilização da matriz GUT, é importante que você elabore um plano de ações estratégicas para solucionar cada uma das questões identificadas. Além disso, sobretudo no ambiente corporativo, é essencial levantar os seguintes questionamentos: quais desses problemas poderiam ter sido prevenidos? De que maneira isso poderia ter sido feito? Encontrar as respostas é importante para que os problemas não se repitam, e você/a empresa entre em uma evolução contínua.
A matriz GUT é uma ferramenta administrativa bastante popular e conhecida, sendo utilizada em organizações de diferentes origens, portes e áreas de atuação. Utilize-a sempre que quiser definir prioridades para as suas atividades, com base nos critérios acima descritos.
E você, ser de luz, o que pensa sobre essa matriz? Já fez uso dela em algum momento da sua vida pessoal e/ou profissional? Contribua deixando o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!
Imagem: Sergey Peterman / Shutterstock