Conheça quais são as principais funções de um Gestor Organizacional.
O gestor organizacional possui responsabilidades diversas, que variam de acordo com a organização em que trabalha e com o departamento ou seção que dirige. Ele é um líder, responsável por orientar um grupo de pessoas, que pode ter desde dois ou três indivíduos até uma empresa inteira.
As funções básicas de um gestor são: planejar, organizar, dirigir, controlar, avaliar e prover soluções e melhorias aos processos organizacionais. À primeira vista, muitas dessas atividades podem parecer a mesma coisa, mas, na verdade, há diferenças relevantes entre elas. Para compreender exatamente quais são essas diferenças nas funções de um gestor, continue a leitura do artigo a seguir.
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1. Planejamento — estratégico, tático e operacional
O planejamento consiste na definição de metas e objetivos, na análise da atual conjuntura e na proposição de cenários futuros, além do estabelecimento de planos de ação para atingi-los e da programação das atividades a serem desenvolvidas. Em outras palavras, o planejamento organizacional é feito quando o gestor define o ponto atual, o ponto desejado e as atividades necessárias para ligar esses dois pontos.
Os objetivos podem ser qualificados em níveis que seguem a estrutura hierárquica da empresa e vão desde os estratégicos aos operacionais. A segmentação também está presente no planejamento, se dividindo em estratégico, tático e operacional. Essa divisão ajuda o gestor a definir ações, delegar funções e determinar prazos para a sua realização.
Planejamento Estratégico
Tradicionalmente ligado à cúpula da administração, o planejamento estratégico aborda questões de longo prazo, com conteúdo abrangente e universal, tratando a empresa como um todo. Os gestores deste nível formulam diretrizes estratégicas que os demais níveis da empresa usarão como norteadores para os seus planejamentos.
Alguns exemplos de planejamento estratégico incluem a análise dos fatores ambientais (externos e internos) da empresa, além da definição dos três itens básicos de qualquer organização: a missão, a visão e os valores da empresa. Qualquer planejamento realizado dentro de cada departamento deve levar o planejamento estratégico em consideração. Dessa forma, a empresa opera em harmonia, sem que um setor destoe dos demais.
Planejamento Tático
O planejamento tático é desenvolvido por cada repartição ou unidade de negócios da organização, focando na consecução dos objetivos departamentais e apresentando resultados em médio prazo. Os gestores deste nível têm a missão de analisar o planejamento estratégico e identificar de que maneira o seu departamento ou seção deve contribuir com a empresa. Assim, é correto dizer que o planejamento tático é a “versão” do planejamento estratégico aplicada a um departamento específico.
Portanto, toda empresa deve ter um planejamento tático para o marketing, um planejamento tático para o departamento de vendas, um planejamento tático para a área financeira, e assim sucessivamente. Dentro da realidade cada setor, o gestor deve definir objetivos específicos de desempenho para aquela equipe, de modo a contribuir com os objetivos da organização.
Planejamento Operacional
Por fim, o planejamento operacional trata do imediato, do curto prazo. É estipulado no nível operacional e focaliza em cada atividade a ser desempenhada. Ele tem o objetivo de detalhar as tarefas e atividades isoladamente, determinando objetivos específicos.
No planejamento operacional, o gestor atribui as funções e objetivos de cada cargo ou funcionário especificamente. Quando um gestor de marketing, por exemplo, determina que o redator deve criar três modelos de textos para a divulgação do novo produto até o fim do dia, este é o planejamento operacional específico daquele profissional.
Portanto, o planejamento operacional determina de que maneira cada indivíduo da equipe deve contribuir com o planejamento tático daquele departamento — que, por sua vez, deve estar submetido ao planejamento estratégico.
2. Organização
A organização consiste na distribuição das atividades, buscando reuni-las em estruturas lógicas, elegendo pessoas responsáveis por cada uma delas, propiciando condições para realizá-las e gerenciando o empenho individual. A organização também pode ser segmentada de acordo com os níveis: global, departamental e operacional, assim como o planejamento.
Isso significa que a organização deve dar nomes às funções, isto é, atribuir profissionais a cada atividade que será desempenhada, de modo que ele (ela) possa responder por tudo o que se refere àquela tarefa. Essa distribuição de funções deve levar em consideração as aptidões, competências e experiências de cada um.
Quando isso é feito adequadamente, o trabalho flui com facilidade e agilidade, sem grandes complicações. Por fim, essa estratégia também evita que uns fiquem sobrecarregados, enquanto outros fiquem ociosos.
3. Direção
Essa função exige do gestor a capacidade de liderar, de se comunicar de maneira eficaz e de motivar e prover assistência aos colaboradores para que realizem as atividades da maneira esperada. Dirigir significa guiar as pessoas, instruindo-as para que executem as tarefas corretamente e alcancem os objetivos.
Essa função também está atrelada à hierarquia da organização: os diretores dirigem os gerentes, que dirigem supervisores, que são responsáveis pela orientação dos colaboradores da área operacional.
Tarefa muito importante para as organizações, a direção bem executada deve prover celeridade e objetividade às atividades, evitando que caminhos sejam traçados erroneamente e recursos sejam empregados desnecessariamente. Infelizmente, ainda há gestores que acreditam que a sua função se limita a dar ordens, mas ela também inclui tirar dúvidas e prestar auxílio aos seus liderados constantemente.
4. Controle
A função do controle tem o objetivo de identificar se os objetivos estão sendo adequadamente atingidos ou se é necessário recalcular a rota. Para isso, parâmetros de desempenho são estabelecidos previamente e comparados com os desempenhos alcançados. A partir dessa comparação, são formulados relatórios que verificam a necessidade de ações corretivas ou de melhorias nos processos.
O controle assume, dentro das empresas, três significados distintos:
- a função restritiva e coercitiva, que busca inibir desvios comportamentais indesejáveis;
- a regulação automática do sistema e dos processos, que é a manutenção da normalidade das atividades da empresa;
- e o controle como função administrativa, que está associado ao desenvolvimento dessa ação de maneira abrangente, em todas as suas possibilidades.
5. Avaliação e Retroação
Por fim, a avaliação e a retroação são processos implantados constantemente dentro das empresas. Diante dos resultados alcançados, os gestores responsáveis por cada área realizam uma comparação com o que foi estabelecido como padrão para aquela atividade. Assim, se constatado que o desempenho foi inferior ao esperado, o caso será estudado a fim de identificar as causas da falta de êxito. Ao serem identificadas, são promovidas ações corretivas visando atingir os resultados esperados (retroação).
O nível de exigência de cada função do gestor está associado à cultura organizacional em que está inserido. Se a empresa tiver práticas participativas de planejamento, por exemplo, os colaboradores subordinados podem contribuir para sua concepção, mas a responsabilidade por gerir essas contribuições será sempre do gestor. Assim, cabe ao gestor contemporâneo corrigir os seus liderados sempre que necessário, mas também reconhecer o seu bom desempenho, mantendo a motivação em alta.
O maior desafio do gestor organizacional é o de administrar os recursos disponíveis na organização — humanos, financeiros, tecnológicos, materiais e de informação — de maneira eficaz e que propicie a consecução dos objetivos estabelecidos. Não é uma missão fácil, mas, com estudo e dedicação, tudo pode ser conquistado!
Agora que você já sabe o que faz um gestor organizacional, responda: você fazia ideia de que liderar envolvia todos estes aspectos? Você sente que tem vocação para ser gestor? Deixe as suas respostas com um comentário no espaço abaixo. Por fim, lembre-se de compartilhar este artigo nas suas redes sociais, levando este conteúdo a quem mais possa se beneficiar dele!
Imagem: Por fizkes
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