Veja os benefícios da Matriz RACI.
A gestão do trabalho em equipe se torna muito mais prática com o uso da Matriz RACI. Essa é uma ferramenta que permite definir as responsabilidades dentro do grupo por meio de quatro funções distintas. Com essa matriz é possível montar gráficos e tabelas que deixam claro o papel de cada membro da equipe em um projeto específico.
O uso dessa ferramenta também contribui para tornar a comunicação da equipe mais efetiva. No artigo a seguir iremos explicar o conceito e quais são os benefícios que ele oferece para o sucesso da equipe. Boa leitura!
Afinal, o que é Matriz RACI?
A Matriz RACI consiste em uma ferramenta de otimização da gestão de projetos com foco na distribuição clara das atividades para os membros do grupo. Sua principal característica é gerar um componente visual, normalmente uma tabela, em que estão agrupadas as informações essenciais sobre tarefas e expectativas.
As tarefas estão atribuídas a diferentes membros da equipe, assim todo mundo sabe o que é responsabilidade de cada indivíduo. Os membros da equipe têm a sua participação identificada através do uso de uma das letras do acrônimo RACI, confira os seus significados abaixo:
- R (Responsible) – Responsável;
- A (Accountable) – Aprovador/Autoridade;
- C (Consulted) – Consultado;
- I (Informed) – Informado.
As funções do acrônimo RACI dizem respeito aos quatro principais papéis no andamento de um projeto. A conclusão das tarefas, com a qualidade desejada e no prazo estipulado, depende de que haja alguém responsável (R) pela sua realização.
Essa pessoa precisa do suporte de um especialista (C) e de rápida aprovação (A). Também é preciso informar aos interessados (I) quando a entrega for concluída para que melhorias e aperfeiçoamento possam ser iniciados. É exatamente dessa linha de raciocínio que vem os integrantes da Matriz RACI.
Como a Matriz RACI surgiu?
Não há um consenso a respeito de como a Matriz RACI surgiu. Mas, acredita-se que essa ideia teve como inspiração práticas de produção enxuta ou Lean Manufacturing. Tais práticas nasceram da necessidade de alguns países retomarem o crescimento e consumo após o fim da Segunda Guerra Mundial.
Naquelas condições, era iminente a necessidade de acabar com os desperdícios, otimizando o modo de produção. Até a década de 1950, eram utilizados como modo de produção sistemas como o fordista, cujo foco era a fabricação em massa de automóveis. Nesse período, o Japão se destacou idealizando o Toyotismo, sistema de produção focado na qualidade que produz sob demanda para não desperdiçar recursos.
Metodologias focadas na produção enxuta e com foco na qualidade se tornaram cada vez mais relevantes nas décadas seguintes. Em meados da década de 1970, especialistas dessas áreas perceberam que era determinante fazer um gerenciamento de projetos através de metas e objetivos.
Assim surgiu o termo Goal Directed Project Management (GDPM). Esse método tem o objetivo de tornar o gerenciamento mais prático e ágil. Para isso, são utilizadas algumas ferramentas de administração, sendo uma delas a Matriz RACI.
Os papéis da Matriz RACI
A Matriz RACI se enquadra na categoria de matriz de responsabilidades, uma ferramenta que é usada para gerir processos. O gerenciamento se dá através da delimitação e formação das funções de cada envolvido. Conheça melhor os papéis presentes nessa matriz.
Responsável (R)
O responsável é o membro da equipe que tem o domínio das técnicas e procedimentos relacionados a uma tarefa. É o indivíduo designado para executar a atividade.
O profissional marcado na matriz pela letra R é o responsável por entregar uma ou mais demandas, que pode ou não ter o auxílio de assistentes. Quando a tarefa é concluída, é submetida à avaliação da autoridade.
Aprovador (A)
Trata-se do profissional que tem a função de receber a tarefa concluída pelo Responsável e verificar se está tudo certo. Geralmente, nesse papel temos um coordenador, diretor ou gerente de setor. É importante que haja apenas um aprovador para a boa sequência das atividades. Contudo, um mesmo profissional pode assumir diferentes papéis no projeto.
Consultado (C)
Na função de Consultado, geralmente, temos um profissional especializado na área específica da tarefa. Esse profissional tem a função de oferecer o suporte necessário para que o Responsável execute a sua tarefa com o melhor resultado possível.
Informado (I)
Nessa função estão aqueles que, mesmo não participando ativamente, precisam ser informados a respeito do seu andamento. Podem estar nessa categoria colegas de outros setores e lideranças, cujo próprio trabalho está conectado ao projeto em questão.
Benefícios da Matriz RACI
Conheça os principais benefícios que a aplicação da Matriz RACI pode trazer para equipes e empresas.
1. Eliminação dos ruídos na comunicação
A Matriz RACI contribui para reduzir os ruídos na comunicação porque apresenta com clareza quem está envolvido com cada etapa do projeto. Quando todo mundo sabe o que esperar dos demais, se torna mais simples manter o bom andamento dos projetos.
2. Mais transparência
Os modelos de gestão mais atuais prezam pela transparência porque é essencial que os colaboradores sejam, verdadeiramente, parte do que está sendo construído. A Matriz RACI contribui para essa transparência porque permite que todos conheçam as funções uns dos outros. Além disso, considera a importância que alguns membros externos da equipe sejam avisados sobre o andamento.
3. Responsabilização eficiente
A atribuição de responsabilidades é muito mais eficiente com a Matriz RACI. Se surge uma dúvida sobre a responsabilidade por uma determinada atividade, basta conferir a tabela.
É uma forma de reduzir a dispersão no momento de delegar tarefas e reduzir o retrabalho, uma vez que todos sabem quem está responsável por cada atividade. Esse método ajuda também a aumentar a produtividade porque as pessoas podem se dedicar a tarefas importantes que contribuem para o sucesso da equipe.
4. Maior colaboração
Com mais clareza quanto às suas responsabilidades, os colaboradores tendem a competir menos entre si e a colaborar mais para o bem do coletivo. Não existe a necessidade de se esforçar demasiadamente ou assumir tarefas que não são do seu escopo. Existe a compreensão de que o destaque vem pelo bom desempenho em suas atividades.
5. Aumenta a autonomia dos colaboradores
Por ser uma ferramenta visual, a Matriz RACI torna mais simples a consulta, levantamento e rastreio de informações. Dessa forma, os colaboradores acabam se tornando mais autônomos no seu dia a dia de trabalho.
Gostou de conhecer mais sobre a Matriz RACI? Pretende aplicar na sua empresa? Comente abaixo!