Confira dicas de como fazer uma reunião de trabalho produtiva

Não importa qual é o seu segmento de mercado. Tampouco importa o porte da sua empresa. Em todas as organizações empresariais, as reuniões acontecem constantemente. Muitos colaboradores e gestores encaram as reuniões como desperdício de tempo, mas não são. Pelo contrário, esses encontros são muito importantes para qualquer empresa.

Trata-se de um momento no qual é possível discutir questões pertinentes aos assuntos laborais, bem como definir metas e estratégias práticas para a execução de determinado projeto. Se, ao sair de uma reunião, a sensação é de que nada ficou resolvido e que o encontro não foi produtivo ou útil, então você esteve em uma reunião ineficiente. Conduzir uma reunião eficiente é parte essencial de um trabalho de gestão estratégica, e o responsável por esta atividade corporativa têm a obrigação de elaborar estratégias para manter a atenção dos participantes da reunião.

Se você deseja tornar as reuniões em sua empresa mais eficazes, pontuais e produtivas, confira as dicas a seguir!

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6 dicas para fazer uma reunião eficiente e produtiva

Se você tem participado de reuniões que não resultam em produtividade ou que não sejam relevantes para a empresa, confira estas 6 dicas poderosas que vão contribuir para que esta situação se reverta!

1 – Estabeleça a duração da reunião

Ao convocar uma reunião, estabeleça um horário de início e de término. Um dos principais cuidados para conduzir uma boa reunião é respeitar o horário estabelecido para o evento. É preciso ter presença e autoridade para delimitar o tempo limite e conseguir conduzi-lo a seu favor, de modo a sair da reunião com os objetivos cumpridos. Respeitar essa condição permite que os envolvidos possam se programar para participar, sem prejudicar suas outras atividades. Se possível, ao marcar a reunião já deixe estabelecido o horário que ela começará e o horário que ela terminará. É importante que todos os envolvidos estejam cientes disso.

2 – Estabeleça a pauta da reunião

Ter uma pauta em mente ajuda na concretização de reuniões produtivas. Faça uma lista de assuntos que serão abordados durante o encontro e envie antecipadamente para os demais participantes. Isso permite que todos se preparem e levem ideias que já estão bem desenvolvidas, reduzindo o tempo de discussão.

Ao enviar a pauta, não deixe objetivos vagos. Por exemplo, em vez de colocar “discutir projeto X”, seja mais específico e defina:“discutir a implementação de tal funcionalidade do projeto”. Vale dizer também que é importante elencar quantidade de pautas a serem discutidas na reunião seja compatível com o tempo estabelecido. Isso será para que não haja atrasos – sobretudo para encerrar a reunião.

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3 – Gerencie o tempo

É importante que todos possam participar e contribuir com suas ideias e opiniões. Para que isso aconteça, evite deixar que apenas algumas pessoas dominem todo o tempo previsto. Estabeleça um período para que cada um possa se expressar. Quando alguém se exceder no tempo, sugira delicadamente que é necessário deixar outro colega falar.

4 – Mantenha o foco

Apesar de ser comum que os colegas queiram colocar os assuntos em dia, é importante manter o foco na pauta proposta para a reunião. Vá direto ao ponto, já que todos os presentes já sabem quais serão os assuntos abordados. Deixe as conversas informais para o Happy Hour e direcione a reunião diretamente para sua temática. Manter o foco é de extrema importância para que as reuniões sejam produtivas e relevantes para as organizações.

5 – Inclua apenas pessoas pertinentes à pauta

Existem dois riscos para a convocação de uma reunião: chamar pessoas demais ou esquecer de convidar pessoas importantes. Tome o cuidado de avaliar cuidadosamente as pessoas que serão chamadas para o encontro, garantindo a praticidade da discussão. Antes de confirmar a reunião, liste as pessoas que são importantes para debater as pautas estabelecidas.

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6 – Comece e termine as conversas

Quando uma reunião trata de vários assuntos, é natural que alguns assuntos fiquem em aberto. No entanto, tente evitar que isso aconteça. Todos os temas abordados devem ser completamente resolvidos, preferencialmente com a definição de um responsável para as tarefas relacionadas ao projeto discutido. Se for preciso mais tempo, marque uma nova reunião em um outro horário. Verifique se todas as pessoas precisam realmente estar nesta segunda reunião.

A vida corporativa é muito mais benéfica quando se consegue conduzir reuniões eficientes, atingindo seus objetivos iniciais e evitando que os profissionais pensem que estão perdendo tempo. Ter foco e objetividade em situações como esta faz com que os debates sejam relevantes. Além disso, faz com que as pessoas envolvidas percebam que suas ideias podem fazer a diferença para a empresa. Isso contribui com o envolvimento e comprometimento dos colaboradores.

E você, o que faz para tornar suas reuniões mais produtivas e focadas? Utilize o espaço para deixar a sua opinião e contar a sua experiência sobre o assunto. Aproveite para compartilhar este conteúdo em suas redes sociais.

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Créditos da Imagem: Por kan_chana – ID da foto stock livre de direitos: 411761869