Confira algumas dicas de como evitar falhas de comunicação interna.
A comunicação interna é um dos elementos-chave para o sucesso da companhia. O trânsito sem barreiras de informação entre os colaboradores é determinante para o sucesso de projetos organizacionais. Por isso, é imprescindível que os gestores tenham como foco evitar falhas de comunicação.
Os ruídos, além de levar a dificuldades de execução de tarefas, também contribuem para o desenvolvimento de rusgas entre os colaboradores. Quando se tem uma boa comunicação é possível alcançar um nível mais elevado de produtividade e construir um clima organizacional mais positivo.
Falhas de comunicação interna: como evitá-las?
Como citamos acima, as falhas na comunicação interna podem gerar uma série de problemas para as empresas. Então, evitar que elas aconteçam é primordial para ter um ritmo mais dinâmico de produção. Confira a seguir dicas de como evitar essas falhas tornando assim o fluxo organizacional mais fluido e bem-sucedido.
1. Diálogo
A cultura do diálogo é a pedra fundamental da construção de uma comunicação interna clara e sem mal entendidos. Uma forma de evitar problemas comunicativos é incentivar que haja diálogo entre os colaboradores para esclarecer todo e qualquer ruído. É importante que se estabeleça um diálogo claro entre as equipes e seus líderes.
Também é interessante implementar a cultura de feedbacks, ou seja, retornos a respeito do trabalho dos colaboradores. Quando a comunicação está pautada no diálogo e no respeito se torna mais fácil fazer apontamentos sem criar conflitos. Todos os funcionários são importantes para a empresa e para que entreguem bons resultados devem se sentir ouvidos.
2. Comunicação interna boa é comunicação entendida
Em toda e qualquer relação problemas podem surgir da não compreensão do que o outro está comunicando. Por exemplo, pode acontecer de os colaboradores não compreenderem exatamente o que está sendo dito pelo gestor e entenderem o oposto. Para que não seja criado um ambiente de incertezas e de desentendimentos, é essencial que as mensagens sejam claras.
Os líderes de equipe devem se certificar de que seus liderados compreenderam a mensagem. Para que isso seja possível é essencial que se crie dentro da companhia um ambiente em que os colaboradores tenham liberdade para tirar suas dúvidas. Assim, se surgir qualquer questionamento, o mesmo será repassado às lideranças.
3. Crie canais de comunicação interna
Informações importantes não podem ser transmitidas informalmente através da famigerada “rádio peão”. Quando as mensagens são repassadas de funcionário para funcionário pode acontecer uma verdadeira dinâmica de telefone sem fio. Assim, a mensagem que chegou na última pessoa é totalmente diferente da transmitida pela primeira.
Para evitar que esses ruídos aconteçam, é importante criar e manter canais de comunicação direta com os colaboradores. O ideal é ter um planejamento de comunicação interna que considere os melhores canais. Dentre as opções estão jornais murais, newsletters, TV corporativa, intranet, entre outros. A informação deve ser acessível e clara para que possa cumprir a sua função.
4. Reuniões informais
Ter momentos de conversas e aproximação com os colaboradores é importante para que o gestor construa uma comunicação efetiva. As reuniões informais são ótimas oportunidades para estabelecer uma conversa dinâmica e com possibilidade de aprofundamento. Em momentos como esses, é possível obter informações relevantes acerca da satisfação dos funcionários com a empresa.
Em uma conversa de caráter informal, o gestor pode ficar a par de questões que não seriam trazidas à pauta em uma reunião formal. Organizar cafés da manhã com os funcionários ou até mesmo um churrasco no final do expediente de uma sexta-feira pode ser uma excelente forma de trabalhar a informalidade.
5. Atenção a motivação dos colaboradores
Os colaboradores precisam se sentir motivados para que sejam produtivos e criativos. O ideal é que a companhia invista em treinamentos para demonstrar que valoriza seus funcionários. Além de manter os profissionais qualificados e atualizados, esses treinamentos ajudam na integração deles com a organização.
Uma comunicação eficiente é resultado do alinhamento existente entre a empresa e os seus colaboradores. Quando um setor não conversa com os demais, acaba isolado e por fora do que é realmente importante de ser comunicado. Desencontros podem ser gerados e os resultados podem ser prejudicados.
6. Administre conflitos e fofocas
Infelizmente, é bastante comum que dentro das empresas haja focos de fofocas que levam a conflitos entre os colaboradores. Deixar que essa cultura de fofoca se dissemine na companhia é uma forma de permitir falhas na comunicação. Contudo, não adianta apenas estabelecer uma regra contra as fofocas de corredor.
Na verdade, quanto mais se proíbe um comportamento, mais ele é reforçado. Dessa forma, é essencial que a própria cultura da empresa blinde as suas estruturas de fofocas. Ao estabelecer uma dinâmica em que os conflitos que surgem são resolvidos com o diálogo, a empresa evita o surgimento de focos de fofoca. Não se trata de coibir e sim de evitar que a chama seja acesa.
7. Registros
Mencionamos alguns canais para estabelecer a comunicação interna e voltamos a afirmar a importância de contar com eles. Um dos pontos de maior relevância da adoção de canais de comunicação é ter um registro por escrito ou em vídeo da informação repassada. Esses registros são essenciais tanto para que os colaboradores possam fazer novas consultas quanto para evitar afirmações falsas.
Por isso é necessário que os apontamentos sejam claros e precisos. Aquele que lê ou ouve deve entender plenamente o que está sendo repassado. A partir dessas condições fica mais simples administrar eventuais problemas entre as equipes. Ter registros impede que se criem informações paralelas e contraditórias à verdadeira.
A comunicação é a base do sucesso!
Uma boa comunicação interna contribui para que os colaboradores trabalhem com mais satisfação e motivação. É uma forma de construir relações mais fortes e verdadeiras entre a equipe. Além disso, permite que os processos se tornem mais propensos a bons resultados.
Se todo mundo se entende, consegue trabalhar de maneira alinhada evitando perda de tempo e de recursos por refação. Para muitas empresas só o que falta para o sucesso é ter uma troca de informações mais efetiva.
Com essas dicas é possível estabelecer uma comunicação interna muito mais eficiente!