O que é e como funciona o benchmarking?

Entenda mais sobre a estratégia de benchmarking

O benchmarking consiste na pesquisa e conhecimento profundo de quem são os concorrentes do setor e como eles trabalham. É uma investigação contínua de comparação de produtos, serviços e práticas empresariais entre uma organização e seus concorrentes. A partir desse estudo é mais fácil entender o seu competidor e até prever qual será o próximo passo. 

Além disso, com a aprendizagem dos melhores casos e a identificação de pontos que podem ser melhorados, é possível estruturar ideias que sejam inovadoras para o seu negócio. Continue lendo o texto para entender mais sobre essa poderosa ferramenta de análise!

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Benefícios do benchmarking

Entender o conceito de benchmarking será mais fácil quando você ver quais são as vantagens de estruturar esse documento. Confira:

Entendimento do mercado

A pesquisa regular dos concorrentes permite entender detalhes do setor em que a empresa está e como ele funciona no mercado como um todo. Somente dessa forma é possível conciliar a organização com as melhores práticas do mercado.

Melhoria contínua

Fazer o documento de benchmarking, atualizar com regularidade e deixá-lo disponível para que todos da empresa possam ver é essencial para que a cultura da otimização diária seja preservada.

Regularidade

Atualizar constantemente é uma das maneiras de ficar atento aos concorrentes e às mudanças que acontecem no mercado. A partir dessa pesquisa, é possível encontrar tendências e até alterações bruscas no setor que estão por vir. Ou pior: que já chegaram e seus competidores perceberam, mas sua empresa não.

Conhecimento

Mais do que qualquer coisa, o benchmarking é uma poderosa ferramenta de aprendizagem. Com a pesquisa, é possível entender quais são os concorrentes da empresa, o que eles fizeram e estão fazendo e como o setor está se comportando. O estudo é uma forma de proporcionar uma visão sistêmica dos processos e mercado profissional.

Análise

Não adianta nada criar um documento cheio de fatos, mas sem insights. A análise do estudo é fundamental para entender qual será o seu próximo passo. Vale lembrar que esse diagnóstico pode ser feito por outros funcionários também, já que o documento será público dentro da empresa. Fique atento, pois boas ideias podem surgir de pessoas que você não conhece! E com as conclusões, é possível chegar a mudanças pequenas ou drásticas. Pode ser o momento de fazer um planejamento estratégico para uma ação inovadora. Ou pode ser a hora de rever algumas estratégias e ações.

Diminuição de erros

Conhecendo tudo que as outras empresas do mesmo setor já fizeram, é possível entender onde elas acertaram e onde elas erraram. Assim, é só não repetir os erros ou encontrar uma forma melhor de aplicar a ideia. Digo isso, pois acredito que uma ideia continua boa, mesmo que ela não seja bem executada. Basta começar de novo com uma nova maneira de operacionalização.

Redução de custos

A atenção com os erros e acertos que falei acima pode ser uma boa maneira de reduzir custos. Afinal, por que gastar dinheiro com uma ideia estruturada erroneamente?

Tipos de benchmarking

O benchmarking pode ser usado com diversos propósitos dentro de uma organização. Os times podem fazer a pesquisa focando em diferentes pontos de vista e trazer análises valiosas. Tradicionalmente, o estudo dos concorrentes é dividido em cinco tipos. Conheça cada um deles a seguir:

Benchmarking interno

A empresa utiliza como ponto de referência os próprios processos internos. Esse procedimento é muito comum quando a organização deseja implantar as melhores práticas de negócio em uma nova unidade. A área que cuida de gestão de pessoas na empresa pode aplicar o estudo entre os times. Dessa maneira, poderá entender quais são as atitudes e os métodos que mais deram resultado.

Benchmarking competitivo

Neste caso, o ponto de referência são os resultados dos principais concorrentes. O foco é melhorar os métodos e características básicas de produção, para alcançar e ultrapassar a concorrência. É o estudo mais solicitado pelas empresas. Uma organização que oferece serviços de marketing digital, por exemplo, deve avaliar quais são os serviços que seus concorrentes oferecem. Não basta entender o que está nos pacotes que eles oferecem. É preciso compreender como o serviço deles é executado, se os clientes deles estão satisfeitos e se eles oferecem serviços diferenciados, como aulas online.

Benchmarking funcional

Esse tipo de estudo não exige a pesquisa de empresas do mesmo setor. O foco é entender como a mesma técnica pode ser praticada em diversos tipos de organizações. Por exemplo, quando a área de Recursos Humanos deseja entender como outras empresas aplicam o teste de perfil profissional. Dessa maneira, a área não irá copiar um procedimento mais evoluído, mas poderá aprender e desenvolver um conceito melhor de aplicação.

Benchmarking genérico

Essa pesquisa busca entender como os mesmos processos podem ser realizados em empresas de diferentes setores. Um bom exemplo desse tipo de benchmarking é quando um time de e-commerce faz compras em outras lojas online para analisar como funciona a disposição dos produtos no site, descrição, funil de compra, carrinho de aquisição e o pós-compra.

Benchmarking colaborativo

Nesse tipo, o que prevalece é o trabalho em grupo. O processo acontece com a colaboração de um grupo de empresas e tem o objetivo de criar um sistema de indicadores que permita a comparação de desempenho e compartilhamento de práticas eficientes. É o verdadeiro conceito de comunidade.

Um benchmarking bem elaborado e com objetivos claros pode trazer grandes vantagens em longo prazo para a área e para a empresa. Pesquisar e estudar os concorrentes é um dos passos mais importantes para uma organização crescer. Além de adquirir conhecimento, cria-se uma relação de respeito com os competidores. Mas não vale só fazer o estudo uma vez! O documento precisa ser atualizado regularmente e sempre estar público para os colaboradores.

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A implantação e a implementação

Fazer um benchmarking pode parecer fácil, mas implementar essa cultura é um pouco mais complicada do que parece, é bom que ela siga uma sequência de etapas, para que de fato a empresa passe a ter uma cultura de fazer Benchmarking. 

Portanto, para tirar do papel um plano de aplicação de Benchmarking até sua implementação é importante seguir os seguintes passos:

1. Identificar as premissas para a realização do benchmarking;
2. Estabelecer o objetivo do benchmarking;
3. Definir o processo que será objeto do Benchmarking;
4. Considerar a finalidade;
5. Definir os limites do benchmarking;
6. Planejar sobre o que acontecerá durante todo o processo;
7. Elaborar um fluxograma;
8. Determinar quais serão as métricas a serem consideradas;
9. Analisar o fluxograma;
10. Estabelecer quais critérios de medição serão adotados;
11. Verificar se o que foi definido para a medição está de acordo com os objetivos da empresa;
12. Determinar com o que se comparar;
13. Determinar o tipo de benchmarking;
14. Determinar o responsável pela execução;
15. Reunir os dados;
16. Organizar os dados;
17. Determinar a técnica de organização e controle dos dados;
18. Analisar os dados;
19. Separar e organizar os dados quantitativos;
20. Iniciar a análise qualitativa;
21. Definir os objetivos de performance;
22. Determinar os planos de ação;
23. Monitorar o processo;
24. Acompanhar as mudanças;
25. Tornar o benchmarking uma prática constante e contínua.

Mais do que fazer um Benchmarking, você deveria criar um arquivo de Benchmarking. Ter uma cultura na empresa de fazer Benchmarking é muito benéfico para a própria organização, assim como para os profissionais que nela trabalham. Através dessa ferramenta, é possível angariar dados e informações capazes de gerar leituras sobre o passado e o presente de outras organizações. Dependendo do contexto do Benchmarking, é possível inclusive prever algumas ações futuras das demais empresas.

Ao realizar utilizar esta ferramenta, a organização pode se tornar detentora de um banco de dados sobre ações e atitudes que seus concorrentes tomaram em determinadas situações. Com isso, é provável também fazer uma análise sobre quais foram os pontos assertivos de determinada decisão e quais são os pontos a serem melhorados. As melhorias desse plano de ação pode ficar por conta da criatividade e da inovação da sua equipe.

Fazer um arquivo desse banco de dados que foi coletado através de Benchmarking pode ser bastante proveitoso para diversas situações. No caso, algumas delas são: 

• Análise de perfis de profissionais

Ao comparar formas de seleção, por exemplo, você pode se deparar com perfis de profissionais que você até então não teria considerado para sua empresa. Esse pode ser um insight poderoso para melhorar a composição do seu time, por exemplo.

• Incorporação de novas ferramentas de trabalho

Comparar ferramentas e estratégias de trabalho pode ser capaz de gerar insumos para se tomar decisões estratégicas de melhorias das tecnologias adotadas por uma empresa. Ao se comparar resultados gerados, por exemplo, da adoção de um determinado sistema em detrimento de outro. Um Benchmarking capaz de trazer dados palpáveis de melhoria se houver mudança de ferramentas é um elemento fundamental para se aprovar um gasto ou investimento. 

• Fazer uma avaliação de como anda a sua comunicação interna

Ao se fazer um Benchmarking com a concorrência para se obter respostas do motivo de um determinado processo ser bem-sucedido para eles, mas esse mesmo processo não trazer resultados semelhantes para sua empresa, pode indicar uma série de falhas que você pode estar cometendo. 

Entretanto, é muito importante levar em consideração a avaliação de como funciona a comunicação interna dos seus concorrentes, ela pode ser o fator diferencial entre vocês. Ainda, através do Benchmarking você será capaz de levantar comportamentos e procedimentos de comunicação que estão funcionando nos seus concorrentes e que podem funcionar para que você também obtenha melhores resultados. 

• Fazer uma análise mais profunda do mercado 

Quando você conhece melhor o seu concorrente, você é capaz de entender com mais clareza as práticas que mais condizem com o mercado em que você está inserido. Além do mais, é possível que você consiga prever algumas tendências do mercado com base nos usos e costumes que o caracterizam. 

• Você terá insumos para crescer constantemente

Ter um arquivo com as informações dos Benchmarkings que a empresa realiza é essencial para que você se mantenha atualizado no mercado e não fique sucateado. Isso faz crescer ainda mais dentro da organização a cultura da melhoria e da dinamicidade. Ainda, isso carrega a mensagem de que é preciso estar em constante busca por conhecimento para estar sempre otimizando e melhorando processos internos, os serviços prestados ou os produtos vendidos. 

• Aumento do seu know-how

Fazer Benchmarking é o mesmo que fazer uma pesquisa profunda, é sem sombra de dúvidas uma ferramenta de aprendizagem e melhoria do seu know-how. Com isso, a empresa terá mais insumos para melhor avaliar os processos que possui, sendo capaz de gerar relatórios de melhoria. 

• Transforme o conhecimento adquirido em um Benchmarking em um plano de ação 

Fazer um Benchmarking por fazer, para gerar dados para um arquivo apenas se mostra desvirtuado do objetivo de se realizar um Benchmarking. É preciso aprender com os dados que foram coletados pelo Benchmarking, gerar conhecimento interno acessível no futuro e fazer uma avaliação de como a sua situação atual pode melhorar com esses novos dados que foram coletados. É ideal que se faça um plano de ação considerando ações a serem implementadas a curto, médio e longo prazo. 

• Prever possíveis erros

Ao se ter um banco de dados sobre informações coletadas em Benchmarkings gera uma grande base para que você aprenda com os erros do concorrentes antes mesmo de vir a cometê-los. Em algum nível, pode-se dizer que é provável prever possíveis erros que você viria a cometer, mas já sabe inclusive como evitar. 

• Otimizar os custos 

Da mesma maneira que com um banco de dados provenientes de Benchmarkings consegue prever erros, ele é capaz também de te mostrar ações que são onerosas e não geram resultados. Com isso, é mais fácil saber onde arriscar um provável investimento, com base no exemplo de seu concorrente. 

Agora que você já conhece o que é benchmarking e as diversas formas que ele pode ser estruturado, que tal começar a criar um para o local em que trabalha? Compartilhe esse artigo com seus colegas e comece essa campanha! Quem sabe você não inicia uma cultura de benchmarking na sua empresa?

Escreva nos comentários se você tiver mais ideias de benchmarking!

Fontes: https://www.artsoftsistemas.com.br/blog/benchmarking-entenda-o-que-e-e-veja-os-beneficios-para-sua-empresa/

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