A Aging List é uma ferramenta que auxilia o empreendedor a administrar as finanças do negócio. Saiba mais!
Muitos empreendedores têm um grande conhecimento sobre a sua área de atuação, mas acabam deixando a desejar quando se trata de administrar as finanças do negócio. Se esse é o seu caso, saiba que existem recursos que podem te ajudar nesta tarefa, como o aging list ou, em português, lista de envelhecimento.
Continue acompanhando e saiba como esse método pode te ajudar a gerenciar o seu fluxo de caixa.
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O que é aging list?
Aging list é uma lista organizada em ordem cronológica com todas as contas que uma empresa tem a pagar e a receber. Um relatório desse tipo permite a visualização dos saldos que são devidos à sua empresa pelos clientes. Da mesma forma, você poderá ver os valores que deve a outras empresas, como fornecedores, serviços, funcionários e outras despesas.
Em uma aging list, as receitas e despesas são separadas por período, que geralmente é de 30 dias. Então, com essa informação, é possível saber exatamente quanto a empresa irá pagar e receber em cada mês.
Embora pareça uma ferramenta bastante semelhante ao tradicional fluxo de caixa, existe uma diferença principal. A aging list é mais detalhada e mostra cada valor separadamente, como, por exemplo, o quanto cada cliente deve. No fluxo de caixa, as informações são dos totais a serem pagos e recebidos. Porém, as duas são ferramentas muito importantes e uma serve para complementar a outra.
Sem um relatório de envelhecimento de contas a receber, pode ser difícil manter um fluxo de caixa saudável e identificar riscos de crédito potencialmente prejudiciais para a empresa. É por isso que dissemos que as duas ferramentas se complementam e são fundamentais para uma gestão eficaz.
Como fazer uma aging list?
Depois de entender o que é aging list, você deve estar se perguntando como pode utilizar essa ferramenta. Saiba que não é necessário adquirir nenhum software para criar o seu relatório, basta utilizar um programa de planilhas, como o Excel, por exemplo. Entretanto, se a sua empresa conta com um sistema do tipo ERP, é bem provável que ele conte com essa função.
Se for usar o método das planilhas, é necessário criar colunas, dividindo as receitas das despesas com informações, como: nome do cliente ou fornecedor, data do vencimento e pagamento, tipo de pagamento, situação. Divida os dados em grupos de acordo com o prazo de pagamento, como: a vencer, vencido, 30, 60 ou 90 dias etc.
Confira, a seguir, o passo a passo para criar uma aging list.
1º Passo: para começar, faça uma análise de todas as faturas que estiverem em aberto, tanto da empresa quanto de clientes.
2º Passo: ordene as faturas, colocando em primeiro lugar as que tenham vencimento mais próximo.
3º Passo: faça uma lista com os nomes dos clientes que estiverem com faturas vencidas.
4º Passo: organize esses clientes, considerando o número de dias em atraso e o valor total devido.
Assim que a aging list for gerada, você poderá identificar quais clientes estão atrasados, quanto atrasaram e quanto devem, além de contas que a sua empresa esteja em atraso com o pagamento. Assim, poderá tomar medidas para receber os pagamentos pendentes e negociar prazos para quitar os seus.
Um ponto importante a ser lembrado é que a aging list nem sempre trará resultados perfeitos. Às vezes, ela pode passar uma ideia equivocada, dependendo de quando foi criada. Por exemplo, muitas empresas estipulam prazos de pagamento para os clientes no final do mês. Isso pode tornar um relatório de vencimento enganoso porque se um cliente pagar apenas alguns dias depois, irá aparecer como atrasado no relatório.
É por isso que utilizar softwares gerenciais facilita o processo, pois possibilita que essas exceções sejam consideradas e as informações obtidas se tornem mais fiéis. Existem sistemas desse tipo para negócios de todos os portes, vale a pena fazer uma pesquisa para encontrar uma opção que atenda às suas necessidades e caiba no orçamento.
Benefícios da aging list
Por meio da aging list, a gestão financeira da sua empresa será feita de forma muito mais eficiente. Haverá um maior controle dos valores que irão entrar e sair, as informações poderão ser utilizadas para melhores decisões por parte da gestão, além de uma melhora na organização de contas inadimplentes.
Ao ter acesso a informações detalhadas de contas vencidas e não pagas por clientes, você poderá tomar medidas para cobrá-las mais rapidamente, reduzindo os casos de inadimplência. Sem esse controle, a empresa demora muito mais tempo para identificar essas contas em atraso, o que acaba aumentando as chances de prejuízo.
Veja, a seguir, uma lista com os principais benefícios da aging list.
- Possibilidade de entrar em contato com os clientes inadimplentes periodicamente para demonstrar que está no controle;
- Avaliar as condições de pagamento dos fornecedores e fazer as alterações que forem necessárias;
- Romper laços com clientes que dificilmente realizam pagamentos em dia, o que tem grandes chances de gerar problemas de fluxo de caixa no negócio;
- Parar de fornecer bens ou serviços antes que o atraso no pagamento se torne um problema e os valores em questão sejam perdidos;
- Analisar o processo de pagamento do seu negócio e verificar pontos que possam ser melhorados.
A aging list ou relatório de vencimento de contas a receber é um documento importante usado por empresas em seus processos de contabilidade. Esse relatório ajuda as organizações a identificarem os pagamentos pendentes, tanto os seus quanto dos clientes.
Sem esse controle, manter um fluxo de caixa saudável pode ser um grande desafio. Além disso, pode dificultar a identificação de riscos de crédito para a empresa. Os relatórios mensais de vencimento de contas a receber e a pagar permitem que se identifique clientes que atrasam com frequência e evitam que o seu negócio se torne inadimplente.
Ter controle desses dados permitirá que interrompa o envio de mercadorias ou a prestação de serviços aos clientes antes que os atrasos nos pagamentos se tornem um problema maior e atrapalhem seu fluxo de caixa.
A aging list é um recurso muito importante e que ajuda a manter sua empresa financeiramente saudável e equilibrada.
Você já conhecia essa ferramenta? Aproveite para deixar seu comentário abaixo e compartilhar este conteúdo em suas redes sociais para passar o conhecimento adiante!
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