Você chega ao fim do dia com a sensação de que fez nada ou muito pouco perto do que tinha planejado? Bem, todos nós temos dias assim, o que é natural. Na verdade, a produtividade oscila com o tempo. O que não podemos permitir é que sejamos pouco produtivos sempre.
Não existe uma fórmula para aumentar a produtividade. O que existe são alguns comportamentos que devem ser colocados em prática diariamente para que sejamos mais eficazes na realização das nossas tarefas e na nossa capacidade de administrar o tempo. Sabemos que o dia a dia é muito corrido para a maioria das pessoas, mas há meios de melhorar a nossa capacidade de realização. Confira na sequência 20 dicas de ouro para que sejamos mais produtivos!
1. Defina metas claras
Em primeiro lugar, estabeleça metas diárias e de longo prazo, que sejam específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo definido (metodologia SMART). Isso ajuda a manter o foco e dá direção para as suas atividades, evitando dispersão. Tenha em mente o porquê de estar fazendo essas tarefas — lembrar-se dos seus grandes objetivos da vida o ajuda a reunir forças para agir, sobretudo naquelas tarefas mais difíceis ou chatas.
2. Priorize tarefas importantes
Use a matriz de Eisenhower ou outra ferramenta de priorização para distinguir entre tarefas urgentes e importantes. Priorize o que realmente trará resultados, concentrando-se primeiro nas atividades que têm maior impacto. Deixe para depois o que não for urgente ou tão importante assim.
3. Divida grandes tarefas em pequenas etapas
Quebrar tarefas grandes em etapas menores e mais gerenciáveis ajuda a reduzir a procrastinação e torna o processo mais fluido. A cada pequeno avanço, você se sente mais motivado e produtivo. Por exemplo: ler um livro de 500 páginas parece uma tarefa muito difícil. Todavia, se você pensar em ler 15 páginas por dia, terá cumprido a tarefa em pouco mais de um mês. Use esse “truque” psicológico!
4. Utilize a técnica Pomodoro
Essa técnica envolve trabalhar em intervalos de 25 minutos de foco total, seguidos por uma pausa curta de 5 minutos. Após 4 ciclos, faça uma pausa mais longa. Isso melhora a concentração e evita o esgotamento mental. Há aplicativos e até vídeos no YouTube que ajudam a usar essa técnica.
5. Evite a multitarefa
A multitarefa pode parecer uma boa ideia, mas, muitas vezes, ela diminui a qualidade e a eficiência do trabalho. Concentre-se em uma tarefa de cada vez, concluindo-a antes de passar para a próxima. Assim, você mantém a sua energia mental e corporal, o que fica muito mais difícil se você tentar fazer várias coisas de uma vez.
6. Organize o seu espaço de trabalho
Mantenha o seu ambiente de trabalho limpo e organizado. Um espaço bagunçado pode distrair e aumentar o estresse, enquanto um ambiente organizado facilita o foco. A falta de organização faz com que você perca tempo e energia tentando encontrar os materiais de que precisa, o que torna tudo muito mais lento e cansativo. Ah, e isso vale também para a organização dos arquivos digitais do seu computador, ok?
7. Aplique a regra dos 2 minutos
Se uma tarefa pode ser feita em 2 minutos ou menos, faça-a imediatamente. Isso ajuda a evitar o acúmulo de pequenas atividades que, no fim do dia, podem tomar muito tempo. Tire-as logo do caminho, pois anotar na agenda para fazê-las mais tarde toma muito mais tempo.
8. Delegue quando possível
Não tente fazer tudo sozinho. Delegar tarefas que outras pessoas podem executar permite que você se concentre no que é realmente importante e dentro da sua área de competência. Na sua empresa, verifique se você está acumulando funções ou fazendo o que outros podem fazer. O mesmo vale em casa: será mesmo que é seu trabalho arrumar a cama do seu filho, por exemplo?
9. Estabeleça limites e diga “Não”
Proteger o seu tempo é fundamental para manter a produtividade. Por isso, aprenda a dizer “não” a compromissos que não agregam valor ou que vão sobrecarregar a sua agenda, mantendo-se focado nas suas prioridades. Nem todos vão gostar de ouvir o seu “não”, mas, paciência! Coloque-se sempre em primeiro lugar, pois dizer “sim” a tudo vai prejudicar não só a sua produtividade como também a sua saúde.
10. Automatize tarefas repetitivas
Nem tudo o que você deve fazer precisa ser feito por você! Utilize ferramentas tecnológicas para automatizar atividades repetitivas, como responder e-mails com templates e usar agendas eletrônicas e ferramentas de gestão de tarefas. Isso economiza tempo e aumenta a eficiência.
11. Faça pausas regulares
Como citamos no método pomodoro, as pausas curtas durante o trabalho são importantes e necessárias. Elas ajudam a renovar a energia e a manter o foco. Caminhar um pouco, respirar profundamente e tomar um café são pequenos momentos que ajudam a mente a descansar e voltar de forma mais produtiva.
12. Pratique o planejamento diário
Reserve alguns minutos no início ou no final do dia para planejar as suas atividades. Isso dá uma visão clara do que precisa ser feito e evita a sensação de estar perdido ou sobrecarregado. Nesse sentido, utilize uma agenda diariamente. Coloque no papel tudo o que precisa ser feito, definindo dia e horário. Assim, você não se esquece de nada e evita sobrecarregar a sua mente.
13. Evite distrações digitais
As distrações digitais, como os celulares e a televisão, são grandes inimigas da produtividade. Por isso, reduza o uso de redes sociais e outras distrações do tipo durante o trabalho. Aplicativos de bloqueio de distrações podem ajudar a manter o foco, bloqueando sites ou aplicativos que causam perda de tempo.
14. Cuide da sua saúde física e mental
A produtividade está diretamente ligada ao seu bem-estar físico e mental. Portanto, cuide bem do corpo e da mente. Para isso, durma o suficiente, alimente-se bem, hidrate-se com regularidade e faça exercícios físicos diários. Sem que o corpo e a mente estejam funcionando adequadamente, não há como ser produtivo.
15. Revise e melhore os seus processos
Sempre que concluir uma tarefa, risque-a da lista e comemore. É um meio de manter a sua motivação em alta e de monitorar o seu progresso. Além disso, regularmente, revise as suas rotinas e processos para identificar o que está funcionando bem e o que pode ser ajustado. A melhoria contínua é chave para aumentar a produtividade ao longo do tempo. Planejar é importante, mas igualmente necessário é verificar se esse planejamento ainda faz sentido ou se precisa de atualizações.
16. Use a regra 80/20 (Princípio de Pareto)
Concentre-se nas atividades que geram 80% dos resultados. Identifique as tarefas de maior impacto e dedique a maior parte do seu tempo a elas, eliminando ou reduzindo o tempo gasto com atividades que trazem poucos resultados. Segundo o princípio de Pareto, 80% dos seus resultados vêm de 20% das suas atividades.
17. Faça revisões semanais
Reserve um tempo no final da semana para revisar o que foi realizado, ajustar as suas prioridades e planejar a próxima semana. Isso ajuda a manter uma visão clara das suas metas e a ajustar a sua agenda conforme necessário. Nesse sentido, distribua as atividades ao longo da semana, evitando períodos de falta ou de excesso de tarefas.
18. Defina rotinas matinais
A sua manhã é muito determinante para o grau de produtividade que você terá ao longo do dia. Assim, uma boa rotina matinal prepara a sua mente para o que está por vir. Comece o dia com atividades que o energizem e que permitam uma transição suave para as suas tarefas, como meditação, alongamento ou leitura rápida.
19. Use o método “Eat the Frog”
Essa técnica, popularizada pelo empreendedor canadense Brian Tracy, sugere que você comece o dia realizando a tarefa mais difícil ou importante (o “sapo”). Fazer isso logo pela manhã evita a procrastinação e dá uma sensação de conquista, o que impulsiona a sua motivação para as outras atividades do dia.
20. Estabeleça limites de tempo para cada tarefa
Definir um prazo para concluir cada atividade cria um senso de urgência e evita que você gaste mais tempo do que o necessário em uma tarefa. O uso de temporizadores ou cronômetros ajuda a manter o ritmo e a evitar a procrastinação. É claro que você não precisa ser absoluto, mas é interessante fazer ao menos uma estimativa para as suas tarefas do dia, organizando-se melhor.
Como você pode notar, há orientações importantes que podem ser seguidas para que você alcance a produtividade. Basicamente, elas se referem a determinados princípios, como gestão do tempo, organização, motivação e disciplina. Em conjunto, esses fatores farão de você uma pessoa cada vez mais produtiva. Coloque as dicas acima em prática e experimente a mudança!
E você, ser de luz, se considera uma pessoa produtiva? Quais dessas dicas você já coloca em prática? Em quais aspectos você ainda pode melhorar? Contribua deixando o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!
Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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