Você sabe o que é uma Matriz SWOT? Confira agora mesmo e saiba a sua importância para qualquer empresa
A Matriz SWOT é uma ferramenta bastante usada por gestores para identificarem os pontos fortes, aqueles que precisam melhorar, as oportunidades e ameaças do seu negócio. Cada uma dessas palavras, em inglês, formam o acrônimo SWOT: Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats.
No Brasil, existem pessoas que chamam a ferramenta de FOFA: Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças. O que muda é realmente apenas o nome, a ideia central continua sendo a mesma, assim como o uso das informações obtidas.
Quer saber mais a respeito da Matriz SWOT? Continue lendo e saiba como utilizá-la no planejamento do seu negócio.
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Saiba mais sobre a Matriz SWOT
Geralmente, a Matriz SWOT é usada dentro de processos de planejamento estratégico para avaliar o estado atual da empresa antes de avançar com uma oportunidade ou gerenciar alguma limitação. Além do mais, é utilizada por pessoas que desejam abrir um negócio a fim de avaliar a concorrência em seus respectivos mercados.
É uma ferramenta importante porque possibilita que os líderes de negócios deem uma pausa no que estão fazendo e avaliem para onde sua empresa está caminhando. Isso é necessário porque, muitas vezes, os empreendedores ficam tão focados nas tarefas que têm para realizar, que acabam deixando o planejamento de lado. E sem um mapa de onde se deseja chegar, as coisas ficam confusas e parecem não sair do lugar.
Utilizar a Matriz SWOT permite que os líderes conheçam bem sua empresa e, com isso, não deixem passar nenhuma oportunidade, assim como evitem fechar os olhos para possíveis ameaças, como um avanço da concorrência, por exemplo. Essa ferramenta coloca luz sobre pontos de grande relevância para uma gestão eficaz e tem como vantagem ser simples de aplicar.
Veja, a seguir, cada item que compõe a Matriz SWOT:
Strengths (Forças) – Aqui, é preciso descrever os pontos em que a organização se destaca e que a fazem se diferenciar da concorrência, como, por exemplo: ter uma marca forte, uma base de clientes fiéis, um balanço patrimonial sólido, tecnologia de ponta e assim por diante.
Weaknesses (Fraquezas) – São os aspectos que impedem uma organização de funcionar como deveria e poderia. Áreas em que o negócio precisa melhorar para permanecer competitivo, por exemplo: ter uma marca fraca, faturamento abaixo da média, alto nível de endividamento, uma cadeia de suprimentos inadequada ou falta de capital.
Opportunities (Oportunidades) – Se refere a fatores externos favoráveis que podem dar a uma empresa algum tipo de vantagem competitiva. Por exemplo, se há uma redução nos impostos do país, uma fábrica de automóveis pode exportar seus carros para outros lugares, aumentando as vendas e a sua participação no mercado.
Threats (Ameaças) – Diz respeito aos fatores que têm o potencial de prejudicar uma organização. Por exemplo, uma seca é uma ameaça para uma empresa que depende de plantações, pois pode destruir ou reduzir o rendimento da safra. Outras ameaças comuns incluem, situações como: aumento dos custos de materiais e da concorrência, oferta de trabalho restrita e assim por diante.
Benefícios e limitações da Matriz SWOT
A Matriz SWOT é uma ferramenta interessante, mas, como qualquer outra coisa, também tem pontos nem tão bons assim. Ao saber dessas limitações, poderá usá-las com consciência e em conjunto com outras estratégias que preencham as lacunas deixadas. Veja, a seguir, quais são as principais vantagens e desvantagens da Matriz SWOT.
Benefícios
Pode ser aplicada a qualquer empresa: por pedir informações genéricas, a Matriz SWOT pode ser usada em empresas de todos os segmentos e, também, na vida pessoal, considerando alguma área específica, como estudos e carreira.
Traz 4 informações importantes: enquanto existem outras ferramentas que são focadas em apenas uma área, a Matriz SWOT dá uma visão mais abrangente sobre a empresa. Assim, os líderes podem iniciar quatro discussões importantes para o sucesso do negócio.
Integra dados importantes: ao realizarem a análise SWOT, os líderes podem se beneficiar da obtenção das informações quantitativas e qualitativas. Ter esses dados tomada de decisão mais eficaz.
Baixo custo: os gestores não precisam de um software ou contratar um consultor para realizar o processo. Eles precisam apenas de uma planilha e tempo para preencher os tópicos da Matriz SWOT.
É simples de colocar em prática: não é necessário realizar nenhum tipo de treinamento ou ter uma habilidade técnica específica para concluir o processo, qualquer pessoa pode fazer. Além disso, sua simplicidade torna mais fácil para outras pessoas compreenderem as informações obtidas e os resultados, permitindo que os líderes compartilhem rapidamente com outros membros da equipe, independentemente de sua posição na empresa.
Ajuda as empresas a identificarem quando precisam avançar ou se defender: os tópicos da Matriz SWOT permitem que os gestores identifiquem tanto oportunidades para avançar e ampliar seu mercado, quanto se defender de um concorrente. Isso facilita o planejamento de estratégias dependendo do cenário que se apresenta.
Limitações
Ausência de mecanismos para priorização: como é uma ferramenta abrangente, ela não traz automaticamente respostas sobre o que deve ser priorizado. Essa é uma limitação que pode ser contornada através da iniciativa dos gestores, que devem usar os dados obtidos para definirem o que devem priorizar.
Falta de clareza: em alguns casos, certos aspectos da companhia podem tanto ser considerados forças quanto fraquezas, o que pode soar um pouco confuso para algumas pessoas. Então, mais uma vez, os líderes precisam intervir e, através de seus valores e objetivos, definirem o melhor caminho a ser seguido.
É uma análise subjetiva: a Matriz SWOT representa o ponto de vista das pessoas que a montaram, o que pode levar a divergências de opinião sobre os pontos destacados. Não é uma ferramenta objetiva, que mostra simplesmente os fatos.
São muitas opiniões a considerar: o preenchimento da Matriz de SWOT geralmente é realizado por uma equipe com o gestor, supervisores e subordinados. Cada um certamente tem muito a acrescentar através de suas experiências, entretanto, é um tanto quanto desafiador considerar tantas visões diferentes para preencher a planilha.
Como se pode ver, as limitações da Matriz SWOT podem ser todas contornadas e, assim, desfrutar de todos os benefícios que ela tem a oferecer.
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5 Dicas para colocar a Matriz SWOT em prática
Depois de conhecer a fundo a ferramenta, confira dicas de como colocá-la em prática e desfrutar de seus benefícios.
1 – Defina quem estará envolvido no processo
Em primeiro lugar, é preciso definir quais são as pessoas envolvidas no processo. Essa é uma parte importante porque a visão de cada um dos participantes irá contribuir para que as informações obtidas sejam verdadeiramente relevantes. Dois pontos principais a considerar é que deve haver indivíduos de cargos e níveis hierárquicos diferentes, mas, ao mesmo tempo, o grupo não pode ser muito grande, para que a reunião não se torne confusa.
2 – Tenha um objetivo inicial
Por que a sua empresa deseja usar a ferramenta Matriz SWOT? Existe algum concorrente que está se mostrando uma ameaça, as vendas estão diminuindo? Saber o que exatamente se espera com o processo é importante para que ele possa ser direcionado corretamente. Lembrando que é natural que se observe outros pontos ao longo da reunião, mas é válido ter essa ideia inicial de onde se deseja chegar.
3 – Realize um brainstorm
Uma maneira bastante interessante de identificar os pontos fortes da empresa é através de um brainstorm. Assim, os participantes irão expressar suas ideias e um facilitador anotar tudo em um quadro para que, posteriormente, as sugestões sejam analisadas. Lembrando que todos devem ser encorajados a se expressar sem julgamentos, quanto mais liberdade houver melhor será o resultado.
4 – Priorize
Conforme dito anteriormente, a Matriz SWOT não traz respostas prontas sobre o que deve ser priorizado, então, cabe aos líderes definirem quais são as suas prioridades. Com o auxílio dos outros participantes, é preciso que se defina o nível de importância de cada componente. Assim, com essa lista, fica mais simples criar o planejamento estratégico.
5 – Saiba onde buscar informações
Alguns tópicos da Matriz SWOT podem ser fáceis de identificar, mas outros podem precisar de um pouco mais de pesquisa. Coletar dados para essa análise pode ser desafiador, mas se os líderes souberem onde procurar essas informações, o processo pode se tornar muito mais simples.
Para identificar as forças e fraquezas, é interessante dar uma olhada nas competências essenciais da organização, nos recursos, processos, todas as áreas e, também, a cultura organizacional. Já as oportunidades e ameaças podem ser identificadas avaliando a concorrência, observando as mudanças do mercado e conduzindo uma análise de cada setor.
A Matriz SWOT é uma ferramenta bastante interessante para gestores conhecerem melhor sua empresa e, assim, tomarem decisões de modo assertivo, protegendo-se de ameaças e utilizando os pontos fortes da melhor maneira possível.
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