Conheça os tipos de PMO.
O Project Management Office (PMO) tem ganhado cada vez mais relevância dentro das empresas. Esse termo pode ser traduzido para o português como Escritório de Gerenciamento de Projetos.
Consiste, basicamente, em um departamento dentro das empresas que tem como foco gerir e desenvolver projetos. Continue lendo para entender com mais detalhes o que é o PMO e qual a sua importância para as organizações.
O que é Project Management Office (PMO)?
Em linhas gerais, o PMO é uma estrutura organizacional com foco na centralização de funções de gestão de projetos. Essa estrutura permite padronizar os processos de governança, assim como a gestão dos projetos. Pelo fato de contribuir para o estabelecimento e manutenção de boas práticas, o PMO tem sido bastante usado por empresas de todos os portes.
PMO x Gerente de Projetos: qual é a diferença?
Como citamos acima, o PMO tem a função de gerenciar e padronizar os processos dos projetos. Logo, fica evidente que essa estrutura atua sobre o todo. Por sua vez, o gerente de projetos tem uma atuação mais focada em pontos individuais dos projetos, como cronograma, custo, qualidade, entre outros.
O PMO trabalha no sentido de alcançar as metas aprovadas pela companhia. O gerente de projetos atua focado em alcançar as metas aprovadas para seus projetos. Em geral, o papel do PMO é definir e manter padrões de gestão de projetos na companhia. Para isso, são utilizados processos de caráter repetível e escalável.
Dessa forma, o PMO também se constitui em uma fonte de documentação e orientação de métricas dedicadas à prática da gestão e execução dos projetos. O gerente de projetos adere às diretrizes definidas pelo PMO durante a etapa de planejamento.
Qual é a importância do PMO?
A importância do PMO está no fato de que contribui para que as metas da empresa sejam alcançadas. Esse escritório de gestão contribui para que projetos relevantes sejam concluídos a tempo e com o uso sustentável dos recursos. O objetivo central da atuação do PMO é otimizar o processo, capacitando a equipe e oferecendo treinamento quando necessário.
Em resumo, o PMO é essencial para que as empresas consigam realizar seus projetos e alcançar as suas metas. É uma estrutura que oferece suporte para a melhoria contínua dos processos envolvidos na finalização dos seus projetos.
Funções do PMO nas empresas
O PMO não toma decisões por si, mas fornece os dados essenciais para que sejam feitas as melhores escolhas. Essa estrutura atua facilitando o caminho rumo ao sucesso do projeto.
Para isso, determina as melhores práticas, estuda os riscos e observa as oportunidades. Todo esse trabalho culmina na entrega dos projetos dentro dos prazos e atendendo as demandas de orçamento e resultados.
Confira a seguir as principais funções do PMO:
– Definição e revisão de processos de gerenciamento de projetos;
– Elaboração de relatórios a respeito de dados financeiros como retorno sobre o investimento (ROI);
– Capacitação e suporte dos gerentes de projetos;
– Gerenciamento de demandas e portfólio de projetos;
– Elaboração de análise de risco e plano de ação para redução de riscos.
Quais são os benefícios do PMO para as empresas?
O PMO contribui para a otimização do gerenciamento de projetos e, consequentemente, dos resultados obtidos com eles. Conheça a seguir os principais benefícios que essa estrutura oferece para as empresas.
1. Padronização
Padronizar os processos é fundamental para ter mais qualidade e eficiência. Com regras estabelecidas se torna mais simples concluir as tarefas com bons resultados. A padronização também facilita a análise do desempenho dos colaboradores do projeto.
2. Aumento dos bons resultados
A correta implementação do PMO permite aumentar as taxas de sucesso dos projetos. O trabalho realizado com mais organização e facilidade de análise tende a gerar mais acertos. Também permite gerenciar os recursos de forma mais sustentável.
3. Gestão do conhecimento
O acesso às informações é consideravelmente facilitado se há a centralização de dados. O PMO permite que o conhecimento esteja visível para toda a equipe que trabalha no projeto. Trabalhar com dados concretos leva a tomada de decisões melhores.
Conheça os tipos de PMO
Basicamente, existem três tipos de PMO: de suporte, de controle e de orientação. Essa é a ordem do de menor suporte para o de maior suporte. A seguir explicaremos com mais detalhes o perfil de cada um dos três tipos de PMO.
PMO de suporte
PMO com características consultivas e direcionada para o processo de Coaching. Tem como funções principais desenvolver, implantar e aprimorar práticas. Os projetos anteriores são usados como base de aprendizado para os seguintes. As informações dos projetos anteriores são convertidas numa poderosa base de dados.
O escritório de suporte tem ainda a função de organizar documentos dos projetos para auxiliar na definição de soluções para os problemas. Oferece treinamentos para os gerentes de projetos, contribuindo para que eles estejam mais bem preparados para enfrentar os desafios cotidianos.
PMO de controle
Trata-se de um PMO com caráter fiscalizador e que se vale de métodos de monitoramento para controlar processos. Permite padronizar a gestão de projetos, para que sejam devidamente gerenciados são realizadas auditorias.
Esses processos de auditoria contribuem para a revisão da metodologia que está sendo usada pela companhia. Revisá-los constantemente é uma forma prática de identificar os gargalos operacionais, podendo corrigi-los.
PMO diretivo
Esse escritório de projetos é o que tem maior controle dentre os três tipos. A função do PMO diretivo é determinar quais os projetos que serão executados em cada área. Para isso, direciona os recursos para os diferentes setores. Também acompanha a forma como esses recursos estão sendo utilizados e quanto devem ser empregados em cada etapa.
Também cabe ao PMO diretivo determinar e disseminar um método de organização que promova mudanças na organização. É possível definir padrões a serem adotados por toda a companhia. Esse escritório de gestão de projetos realiza um trabalho de controle mais profundo em comparação aos outros dois.
O PMO tem grande importância para as empresas, pois impulsiona os resultados dos projetos. Aproveite para compartilhar este conteúdo em suas redes sociais para passar o conhecimento adiante!