Confira alguns motivos para investir na Padronização de Processos.
Padronizar processos é uma forma de garantir que as operações cotidianas da empresa serão realizadas com eficiência. A excelência operacional é obtida através da sistematização do que precisa ser realizado. Trata-se de uma solução pertinente para empreendimentos de diferentes setores.
É válido citar que a padronização de processos também contribui para reduzir custos e aumentar a qualidade do que é entregue ao mercado. Continue lendo para entender mais sobre essa metodologia e por que ela se mostra tão relevante.
O que é a Padronização de Processos?
Resumidamente, a padronização de processos consiste em organizar formalmente os processos, criando, assim, um padrão que deve ser seguido por todos. Padrão é um modelo que deve ser adotado por todos os colaboradores para realizar algo com excelência.
Dentro das companhias, os processos são colocados em prática por várias pessoas. Cada um dos envolvidos precisa saber o que é esperado dele e como alcançar esse resultado. Os colaboradores devem estar cientes do impacto que seu trabalho tem no todo, ou seja, como eles fazem a diferença nos resultados conquistados.
A melhor forma de preparar os colaboradores é estruturar e documentar uma sequência das atividades num material de fácil acesso. Para que esse processo de padronização seja completo, é interessante que responda às questões abaixo:
O que é esse processo?
Qual é o objetivo desse processo?
Como o processo começa?
Como o processo termina?
Qual é a tarefa de cada um dentro desse processo?
Como esse processo é realizado?
Qual é a sequência de atividades desse processo?
Por onde esse processo passa? Quais os setores que participam?
Qual é o papel desse processo para o sucesso da companhia?
Por que esse processo existe?
Como esse processo contribui para a empresa?
Qual é o resultado esperado?
Por que a Padronização de Processos é importante?
Ter um padrão a ser seguido contribui para que a empresa execute suas atividades da melhor forma possível. Deve ficar claro que padronizar não é um sinônimo de engessamento dos processos. Essa uniformização busca melhorar a forma como as tarefas são realizadas, permitindo alcançar melhores resultados.
A padronização de processos permite estabelecer uma sequência de resultados consistentes, isto é, que se repetem. Quando todos executam as atividades dentro de um padrão, torna-se previsível os resultados. Com isso, são gerados produtos ou serviços com qualidade elevada, investindo menos tempo e recursos financeiros.
Os colaboradores precisam compreender o processo do início ao fim, saber por que estão fazendo determinada tarefa e os impactos dela no todo. O incentivo da padronização de processos contribui para aumentar a motivação dos colaboradores. Os gestores passam a ter uma visão mais ampla da importância de cada profissional de suas equipes. Os clientes ficam satisfeitos com os resultados.
Motivos para investir na Padronização de Processos
A seguir listamos os motivos que tornam a padronização de processos tão importante para as organizações:
- Estabelecimento de um modelo de trabalho;
- Definição do caminho a ser seguido para executar as atividades;
- Processos com resultados previsíveis.
Qual a origem da Padronização de Processos?
A padronização de processos foi desenvolvida por Henry Ford. O fundador da Ford Motor Company entrou para a história da indústria como um pioneiro. Sua companhia tinha como diferencial produzir automóveis em larga escala a partir da divisão e especialização em tarefas. Para Ford, os padrões eram essenciais para alcançar bons resultados.
Por que as empresas optam pela Padronização de Processos?
Abaixo você poderá ter uma visão mais clara do que leva as organizações a apostar na padronização de processos.
1. Evitar variações nos processos
Quando não há a cultura de padronização de processos é normal que cada colaborador realize as atividades cotidianas da sua forma pessoal. Isso quer dizer que não existe um método consolidado de realizar as tarefas.
No médio e longo prazo, essa forma de trabalhar se torna bastante perigosa. Processos não padronizados que são realizados por mais de uma pessoa se tornam inconsistentes e eventualmente geram falhas.
2. Alinhamento com as regulações
Em determinados ramos de atuação do mercado, é necessário que as empresas sigam determinados padrões e regulações. Podem ser exigências da Anvisa, normas ABNT, ISO, entre outros. As organizações estão sempre em busca de certificações que demonstrem que elas atendem a essas regulações.
Geralmente, a aderência a essas regulações tem relação com a padronização de processos. Afinal, depende da consistência de processos obter determinadas certificações. Inclusive, é uma forma segura de garantir que a empresa está seguindo os pontos mais relevantes em termos de segurança.
3. Delegar responsabilidades
A padronização de processos contribui para que as atividades sem responsáveis diretos tenham alguém para assumi-las. Afinal, quando existe uma sistematização se define os responsáveis por cada etapa que precisa ser realizada.
Há mais transparência no que diz respeito à distribuição de responsabilidades para cada colaborador. A partir dessa padronização é estabelecida uma visão clara do que pode ser solicitado a cada um.
4. Resultados melhores
De maneira geral, as companhias que não adotam uma cultura de padronização de processos se encontram em um baixo nível de maturidade organizacional. Essa cultura depende da definição de procedimentos claros e bem definidos. Com esse método se torna mais simples desenvolver papéis especializados com foco nas competências necessárias para a realização de atividades.
5. Conhecimento dos processos
O nível de conhecimento dos colaboradores a respeito de suas atividades é uma grande preocupação para gestores. Contudo, nem sempre esses líderes sabem quais são as suas responsabilidades e as dos seus liderados. Além disso, é válido considerar o quanto é complicado ter um processo na cabeça de apenas um colaborador.
Se esse profissional for desligado da companhia, como o processo continuará a ser realizado? Se existe a padronização de processos torna-se mais simples contornar essa situação, pois o próximo ocupante da vaga será devidamente apresentado para suas atividades. Isso evita que informações de processos sejam perdidas ao longo do tempo, pois todos os dados pertinentes estão registrados.
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