Confira quais são os principais passos para se realização um mapeamento de processos eficiente.
O mapeamento de processos consiste na verificação de como um processo é realizado e a eficiência que possui. Consiste em olhar para cada um em diferentes etapas para ter um panorama completo, permitindo a compreensão necessária para melhorá-los.
Para que esse mapeamento aconteça de forma correta, é importante seguir alguns passos, continue lendo para entender melhor.
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Mapeamento de Processos – Conheça os principais passos
Confira, a seguir, os passos para realizar o mapeamento de processos.
Passo 1 – Determine os objetivos
Todo e qualquer processo realizado possui um objetivo específico e um determinado impacto no alcance dos objetivos finais da companhia. Neste passo do mapeamento, é essencial entender qual é o papel do processo que está sendo analisado para o todo.
Por que esse processo é realizado? O que visa realizar? Qual seu nível crítico? Quais os riscos envolvidos? Há regulamentos e normas envolvidos na realização dele? Essas são algumas questões que podem ajudar a determinar os objetivos do processo.
Passo 2 – Identifique os fornecedores do processo
Para que um processo seja realizado, é importante identificar os fornecedores do mesmo. Basicamente, podem existir dois tipos de fornecedores, que são: internos e externos. Os fornecedores internos são pessoas ou grupos de dentro da companhia que realizam a entrega de entradas (problemas ou solicitações) ou componentes do processo.
Já os fornecedores externos são companhias ou particulares responsáveis por abastecer a empresa com insumos, matérias-primas e/ou serviços. É importante destacar que fornecedor, neste contexto, refere-se à geração de uma demanda, de maneira que o cliente pode ser o fornecedor.
Passo 3 – Identifique as entradas do processo
Neste passo, é essencial identificar quais são as entradas do processo que também podem ser chamadas de “inputs”. As entradas, nada mais são, do que os elementos que são gerados pelo fornecedor e, dessa forma, enviados à atividade seguinte do processo. Alguns exemplos de entrada são: orçamentos para realizar uma compra, perfil para fazer contratações, formulários de solicitação de serviços, entre outros.
Passo 4 – Identifique os componentes do processo
Componente nada mais é do que a identificação da etapa do processo. Para ficar mais simples de entender, os componentes devem ser apresentados como uma sequência de atividades necessárias para que o processo ocorra.
Essa sequência de atividades pode ser usada como um guia para entender qual etapa leva à seguinte. Para que fique mais claro, vamos dar um exemplo de listagem de componentes de processo: avaliação do serviço, solicitação de suporte, realização da compra e aprovação da compra.
Passo 5 – Identifique as saídas necessárias do processo
No momento em que as entradas são inseridas, são geradas saídas para o cliente. Nesse contexto, saída é aquilo que é produzido pela atividade e tem associação com os clientes, os agentes transformadores nesse processo.
Passo 6 – Identifique os clientes do processo
Cliente é a pessoa ou elemento que recebe uma entrada e atua para a geração de uma saída. É importante esclarecer que pode ser o cliente da empresa, mas também pode ser um funcionário ou até um setor da organização. A determinação de quem é o cliente do processo depende da visão a respeito do mesmo.
Passo 7 – Conheça as regras e os handoffs
Para realizar o mapeamento de processos, é essencial conhecer as regras do negócio e os handoffs. As regras do negócio se configuram em restrições que determinam o direcionamento das decisões corporativas. Por exemplo, uma empresa pode determinar que compras de até R$ 5 mil podem ser aprovadas por gerentes, acima desse valor precisam do aval do diretor.
É fundamental compreender por que e de que maneira essas regras foram estabelecidas. As restrições são realmente condizentes com a formatação da companhia? Qual é o custo para verificação da aplicação da regra? Será que vale mesmo a pena ter esse custo ou a regra poderia ser eliminada? Se a regra não existisse, haveria ganho para a empresa?
O handoff, por sua vez, consiste na troca de responsabilidade entre as equipes. Trata-se de um item relevante para evitar problemas de interface que podem surgir entre equipes e setores. Um exemplo prático é a relação entre o departamento pessoal e o departamento financeiro.
O primeiro deve sempre consultar o último para saber se há alguma pendência que precisa ser descontada na rescisão de um colaborador. Caso o responsável do departamento pessoal não faça essa consulta, pode levar a empresa a ter prejuízo financeiro.
Passo 8 – Documentação do processo atual
Tendo realizado o levantamento das atividades, é necessário gerar a documentação. Em geral, essa documentação é composta por um gráfico e um texto. É importante que o texto tenha fácil compreensão, lembre-se que diagramas nem sempre são facilmente entendidos por todos.
Passo 9 – Identifique as melhorias necessárias para o processo
Essa é a etapa do mapeamento em que se identifica o que está e o que não está funcionando. É nesse momento que devem ser apontados gargalos, atrasos e inconformidades. Identifique as atividades críticas e as que geram mais valor.
Dê uma atenção especial às atividades em que haja contato direto com o cliente, oferecendo a ele uma melhor experiência. Os colaboradores que atuam em contato direto com os processos e com os clientes são os que darão as melhores sugestões de melhoria.
Passo 10 – Escolha quais melhorias aplicar ao processo
Ao identificar pontos que precisam ser melhorados, a empresa deve escolher uma ferramenta para aplicar tais melhorias. A melhoria dos processos pode ser realizada através do 5W2H, PDCA, matriz GUT, entre outros. As soluções devem ter como foco atacar os pontos problemáticos, eliminando-os.
O caminho após o mapeamento de processos
O mapeamento e documentação de processos é fundamental para repensar a forma como a empresa vem trabalhando. Esse olhar mais profundo para os processos contribui para recalcular a rota sempre que necessário.
Se não existe esse trabalho de mapeamento, é normal que muitos fatos passem despercebidos e levem a uma série de perdas. Com esse passo a passo fica bem mais simples fazer o mapeamento.
O mapeamento de processos é crucial para direcionar a empresa para o caminho do sucesso! Aproveite para deixar seu comentário abaixo e compartilhar o conteúdo em suas redes sociais para levar o conhecimento adiante!
Imagem: Por comzeal images
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