Saiba estabelecer metas diárias mais coerentes e seja mais produtivo.
Você acredita que sempre falta tempo para realizar todas as suas tarefas cotidianas? Se sim, saiba que isso parece ter se tornado comum, as 24 horas do dia nunca foram tão curtas para o tanto de atividades que compõem a rotina das pessoas de diferentes áreas de atuação. Ser mais produtivo em menos tempo é a palavra de ordem atualmente e você pode tornar isso mais simples estabelecendo metas diárias.
Como as metas diárias podem ajudar na produtividade?
Quando a semana começa, é natural ter expectativas em relação a tudo o que será realizado nos dias seguintes. No entanto, conforme eles vão passando, essas expectativas vão sendo frustradas, seja por contratempos ou simplesmente porque não eram realmente factíveis nesse espaço de tempo. A grande questão é que, ver a semana como um todo para realizar tudo o que está pendente, é um erro.
O ideal é se planejar fragmentando suas metas por dia, assim, você consegue visualizar o volume de tarefas que tem em cada um deles e avalia se dará ou não conta. Com o planejamento devidamente feito, se torna mais prático perseguir seus objetivos. Você sabe que se não cumprir as atividades da lista da segunda-feira, por exemplo, isso se refletirá inevitavelmente na sexta-feira.
O compromisso interno de realizar as tarefas parece aumentar quando há essa distribuição de atividades por dias diferentes. Outro ponto positivo é que você pode se preparar psicologicamente para os diferentes afazeres. Com certeza, alguns trabalhos são mais prazerosos do que outros, sabendo o que terá para encarar é mais simples adotar uma postura alinhada. A cada dia com metas cumpridas você se sentirá mais motivado a continuar se esforçando.
Como estabelecer metas diárias coerentes?
Agora que você já sabe qual é a importância de estabelecer metas diárias para se manter dentro dos prazos com mais motivação, vai gostar de conferir as dicas a seguir de como determinar metas alinhadas com a realidade.
1 – Metas devem ser tangíveis
Quem sabe o objetivo que está perseguindo se torna mais produtivo, isso porque enxerga com clareza tudo o que precisa realizar. Sendo assim, as metas estabelecidas para os seus dias devem ser tangíveis, isto é, possíveis de serem avaliadas no final do período. Considere a quantidade de horas disponíveis para investir na busca da concretização da sua meta para que ela caiba dentro desse período.
Basicamente, estou dizendo para você não tentar abraçar o mundo em apenas duas horas. Muitas pessoas dizem que o estabelecimento de metas não ajuda na produtividade, porque fazem isso de maneira errada. Estabelecer muitas atividades para serem realizadas em um curto período pode ter o efeito contrário ao esperado, a frustração de nunca conseguir cumprir suas listas pode afetar sua autoestima. Então, foque no que pode realmente ser feito.
2 – Aprenda a fragmentar metas
Algumas atividades não podem ser realizadas em um único dia, porém, podem ser fragmentadas em metas menores, de maneira que a cada uma que seja cumprida se chegue mais perto da realização completa. Por exemplo, imagine que é segunda-feira de manhã e você recebeu como tarefa colocar um projeto de trabalho em prática até a sexta-feira à tarde.
Faça uma análise de todos os passos necessários para que o projeto esteja em plena execução dentro do prazo. Divida as tarefas pela segunda, terça, quarta e quinta, deixando a sexta como um extra para fazer a revisão ou resolver questões que eventualmente não estejam amarradas. Essa categorização torna possível ir cumprindo tudo o que é necessário aos poucos, sem estresse e sem confusão. Além de mais produtivo, você se torna mais eficaz.
3 – Use listas
Cada meta pode ser subdividida em tarefas a serem realizadas, então, tire um tempo no início do seu dia para listar cada uma das ações necessárias. Conforme as horas forem passando, vá conferindo se você está seguindo em um ritmo adequado em relação à lista. Às três da tarde você já deve estar pelo menos na metade dos afazeres. Contudo, não se deixe pressionar pela velocidade do relógio.
Aprenda a respeitar o seu ritmo de produção, pode ser que você simplesmente não consiga cumprir as suas tarefas mais rapidamente do que já vem fazendo. O mais relevante é trabalhar com qualidade e sem se sentir angustiado por parecer atrasado em relação à busca de suas metas.
Se, ao faltar apenas uma hora para o fim do expediente, a sua lista ainda estiver com um número significativo de tarefas, use o plano B e realoque as atividades menos urgentes para o dia seguinte. Obviamente, o ideal é cumprir tudo o que foi estabelecido para aquele dia, mas, às vezes, acontece de não dar certo.
4 – Aprenda a priorizar
Como mencionei acima, pode ser que não haja tempo hábil para realizar todas as tarefas pretendidas. Para facilitar o processo de realocar atividades, é interessante listar os itens com cores distintas, separando por prioridades. Algumas tarefas são mais urgentes do que outras e precisam ser realizadas na frente.
Além dos prazos, você pode usar como critério de prioridade a importância que uma tarefa tem para a realização de outra. Aquelas ações que se não forem concretizadas não liberam o trabalho dos outros devem ser passadas na frente. Porém, é claro que cada caso é um caso e você deverá avaliar conforme o cenário que se desenha à sua frente. Não deixe seus projetos, pessoais ou profissionais, estagnados por não conseguir definir as prioridades.
5 – Não prorrogue o que não precisa
Respeitar o seu ritmo de produção é importante para se manter bem ao longo da realização de suas atividades, porém, não prorrogue demasiadamente prazos que não precisam ser prolongados. Sabe quando você só não quer fazer algo e fica enrolando? Não deixe que isso atrapalhe o seu rendimento, tenha sempre em mente que quanto mais rápido você fizer, mais rápido passará para outra tarefa potencialmente mais interessante. Não deixe para amanhã aquilo que pode ser cumprido hoje.
6 – Tenha um cronograma
Hoje em dia, não há desculpas para não usar cronogramas para organizar as suas tarefas profissionais. Os aplicativos e softwares com essa finalidade são bastante intuitivos e permitem atualizações em tempo real, eliminando as tarefas já realizadas e adicionando novos tópicos. Para quem trabalha em equipe é ainda melhor, pois pode ser usado para criar um ambiente de compartilhamento de informações a respeito do andamento dos projetos.
Mas, é claro que não adianta nada ter um cronograma bem organizado e não consultá-lo com frequência. O ato de atualizar o seu quadro de atividades, eliminando as metas realizadas, funciona como uma injeção de ânimo para os momentos em que o cansaço bate e parece não querer ir embora. Também permite que você visualize como está gerindo seu tempo, provavelmente será possível identificar alguns furos que devidamente resolvidos te ajudarão a produzir mais e melhor.
7 – Uma atividade por vez
As metas estabelecidas devem ser cumpridas com qualidade e foco, então, nada de fazer duas ou três coisas ao mesmo tempo. Divida seu tempo de maneira que haja uma parcela para cada tarefa, comece e termine suas atividades de uma única vez. Em geral, as pessoas que não conseguem cumprir prazos são aquelas que desejam ficar atuando em mais de uma frente por vez. Seu cérebro precisa de concentração naquilo que está tentando resolver.
8 – Fuja da procrastinação
Uma das principais barreiras para ser produtivo e eficiente é a procrastinação, que chegou ao seu ápice com os inúmeros aplicativos e redes sociais a que temos acesso hoje em dia. Evite consultar seu celular com frequência, pois a cada mensagem que você decide ler e responder perde o foco no que estava fazendo e aumenta o tempo necessário para a conclusão da atividade.
Nem todo mundo pode se dar ao luxo de deixar as notificações do smartphone desativadas durante o expediente, pois tem questões pessoais e até mesmo corporativas para gerir nos apps, contudo, estabeleça um período entre as tarefas para responder mensagens. Reserve um tempo no final do seu dia para navegar pelo feed das redes e tente reduzir a quantidade de horas no celular, uma das consequências é se tornar mais produtivo.
9 – Considere que imprevistos acontecem
Tem um projeto de trabalho ou a festa de aniversário do seu filho para organizar com um prazo de quatro meses de antecedência? Comece a trabalhar nas questões principais agora mesmo, lembre-se que imprevistos acontecem e se você pode adiantar parte do trabalho por que não fazê-lo? Saia do grupo de pessoas que deixam para fazer as coisas em cima da hora, passe a se dar mais tempo e organização para realizar suas tarefas. Se nenhum imprevisto acontecer, você terá simplesmente adiantado seu projeto e poderá tirar um tempinho para descansar.
10 – Saiba dizer não
A organização das suas metas por dias permitirá ter mais claro o tempo disponível ou a falta dele para realizar novas atividades. Se você percebeu que não conseguirá fazer tudo, aprenda a dizer não ou a negociar os prazos para que tudo se encaixe adequadamente no seu cronograma. Não exija de você mais do que pode oferecer.
Gostou dessas dicas de como gerenciar melhor seu tempo? Quais serão as primeiras mudanças que irá adotar em sua rotina? Conte-me nos comentários abaixo!
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