Saiba como fazer a gestão de recursos.
A gestão de recursos é imprescindível para o bom andamento de um projeto corporativo. O mau uso dos recursos ou a falta deles compromete a qualidade final, o cumprimento do orçamento e o prazo.
No artigo a seguir iremos explicar com mais detalhes o que é a gestão de recursos e como fazer. Assim, a sua empresa terá muito mais oportunidades de crescer e se consolidar no mercado.
O que é gestão de recursos?
Em linhas gerais, a gestão de recursos consiste no conjunto de processos que permite identificar, adicionar e gerenciar os recursos de um projeto. Há, basicamente, dois tipos de recursos: os físicos e os de equipe.
Os chamados recursos de equipe consistem nos recursos humanos, isto é, nas pessoas que trabalham prestando serviço para a empresa. Os membros da equipe de um projeto recebem papéis e responsabilidades de acordo com as suas habilidades. Por sua vez, os recursos físicos consistem nos materiais, instalações, suprimentos e equipamentos necessários para realizar um projeto.
Como fazer a gestão de recursos?
Acima explicamos o que é a gestão de projetos, a seguir iremos apresentar os passos necessários para colocar em prática.
1. Planejamento
O primeiro passo para colocar a gestão de recursos em prática é fazer o planejamento. O gerente do projeto deve inventariar os recursos físicos e da equipe. Devem ser considerados os recursos estimados, adquiridos, gerenciados e controlados ao longo da jornada. A partir desse planejamento é possível determinar a abordagem e o nível de esforço que devem ser aplicados.
É essencial elaborar um plano de gestão de recursos. Nesse documento devem constar as orientações a respeito da classificação, alocação, gerenciamento e liberação dos recursos.
Também deve ter uma relação das atividades pertinentes a cada membro da equipe. O plano deve deixar claro quem tem autoridade para a tomada de decisões. A documentação contribui para o registro das responsabilidades e pela redução de frustrações.
2. Estimativa dos recursos
Nessa etapa, o gerente do projeto e a equipe, devem estimar a quantidade e características dos recursos físicos de que precisarão. Observe que existem diferentes técnicas que podem ser aplicadas para realizar essa estimativa, como a análoga, bottom-up e paramétrica. Tal processo pode ser realizado diversas vezes no decorrer do projeto.
Tenha atenção ao fato de que, dependendo do tipo de projeto, pode ser necessário ter conhecimento prévio da legislação. Em um projeto de construção de uma casa, por exemplo, é determinante conhecer tanto a legislação de construção civil quanto a de proteção ambiental.
Uma forma de facilitar a visualização das estimativas é montar uma estrutura analítica dos recursos. Trata-se de uma representação hierárquica que permite organizar os recursos por categorias.
Porém, ressaltamos que não adianta fazer apenas uma “lista” de recursos. É necessário especificar, converter em requisitos, ou seja, tornar mais fácil de mensurar. O objetivo é ter o total controle a respeito do que está sendo usado e como está sendo usado.
3. Aquisição dos recursos
Consiste na etapa em que os recursos físicos serão obtidos para que a equipe possa concluir o projeto. Há duas formas de captar recursos: interna e externamente.
Recursos internos são aqueles que a organização já possui à sua disposição. A obtenção desses recursos pode ser feita por meio do alinhamento e negociação com os gerentes das áreas.
Por sua vez, os recursos externos são aqueles obtidos através da aquisição formal. Demanda fazer cotações junto aos fornecedores, analisar as propostas e efetivar os contratos.
A aquisição dos recursos pode ser documentada no formato de calendário, de forma a poder saber quando e por quanto tempo um determinado recurso ficará disponível. É um formato semelhante a um mapa que permite tomar decisões mais embasadas.
4. Desenvolvimento da equipe
O desenvolvimento da equipe também faz parte do gerenciamento de recursos. A realização correta das atividades depende de contar com colaboradores com a competência certa.
É importante conceituar competência nesse contexto, se trata de conhecimentos e habilidades necessários para executar determinadas tarefas. As competências podem ser desenvolvidas através de cursos, workshops, palestras e até mesmo através da troca de experiências com outros profissionais.
O gestor do projeto deve analisar se a equipe está preparada para os desafios ou se é mais interessante terceirizar algumas atividades. Para tomar uma boa decisão é essencial analisar o que será preciso para tocar o projeto.
Avalie também qual deve ser o tempo de preparação e desenvolvimento de recursos. Ter essas respostas permite fazer uma organização mais alinhada com a realidade da empresa.
5. Gerenciamento da equipe
O gestor do projeto deve acompanhar o desenvolvimento dos colaboradores da equipe de forma a orientá-los. Assim os membros da equipe têm auxílio para resolver problemas de execução durante as atividades. Estar à frente de uma equipe demanda ter conhecimento das necessidades de cada membro de forma a poder ajudá-lo.
Cabe ao gerente de projetos a construção de um ambiente mais colaborativo e motivacional. Quando há um bom clima organizacional é mais fácil que a execução das atividades seja feita corretamente.
O líder da equipe deve oferecer desafios para seus colaboradores, assim como precisa reconhecer as conquistas dos mesmos. Conceder feedbacks também é crucial para desenvolver melhor a equipe.
6. Controle dos recursos
Nessa etapa o foco está em monitorar os recursos que foram disponibilizados para o projeto. Isso garante que os recursos estarão disponíveis na hora, local e quantidade certas.
Se o uso real dos recursos estiver muito distante do que foi planejado é possível detectar o problema através do controle. Dessa forma, fica mais simples executar as ações corretivas necessárias a tempo.
Esse controle normalmente gera relatórios a respeito do desempenho do trabalho e eventuais solicitações de mudanças. Também contribui para atualizar os documentos do projeto.
A dica é se dedicar a um trabalho constante de avaliação das medidas tomadas para entender como elas levaram aos resultados conquistados. Avaliar todas as ações é essencial para chegar a respostas concretas a respeito de como guiar a companhia no futuro.
Agora você já sabe o que é e como fazer a gestão de recursos na sua empresa!