Veja quais são as Etapas do Ciclo PDCA.
A aplicação de metodologias como o Ciclo PDCA à gestão de uma empresa faz toda a diferença em seu sucesso. O uso de ferramentas de gestão pode ser a diferença entre se manter no mercado e fechar as portas. Neste artigo iremos explicar com mais detalhes o que é e como aplicar essa ferramenta no gerenciamento do seu empreendimento.
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Afinal, o que é o Ciclo PDCA?
A metodologia do Ciclo PDCA está inserida na estratégia de Controle Total de Qualidade. Essa estratégia visa a superação das expectativas dos interessados e envolvidos em um projeto. Isso quer dizer que se trata de uma metodologia que objetiva o aprimoramento dos processos organizacionais, além de parceiros e clientes.
Essa metodologia foi desenvolvida na década de 1920, nos Estados Unidos, sendo chamada originalmente de ciclo de Shewhart, em homenagem ao seu criador. Nesse período, se restringia à realização de apenas 3 passos, eram eles: especificação, produção e inspeção.
Do período de sua criação até os dias de hoje, o Ciclo PDCA passou por algumas transformações. As mudanças foram essenciais para que as estratégias empresariais caminhassem lado a lado com as transformações na sociedade e a metodologia se mantivesse relevante.
Etapas do Ciclo PDCA
Atualmente, o Ciclo PDCA é tido como uma das ferramentas mais eficazes no tocante à gestão empresarial focada em aprimoramento. O ciclo é composto por um total de 5 etapas:
P (Plan) – Planejamento;
D (Do) – Execução;
C (Check) – Verificação ;
A (Act) – Ação.
Etapa 1: Planejamento (Plan)
Esta é a etapa mais complexa do ciclo, o gestor deve saber como identificar as tendências do setor, assim como planejar suas ações. As metas do ciclo são determinadas na etapa de planejamento. Também são determinados nesse período os indicadores de desempenho que tornam possível avaliar o processo no decorrer do seu avanço.
Deve-se observar que, quanto melhor é o planejamento, mais chances se tem de atingir as metas. É importante mencionar que nesta etapa é necessário que se tenha as soluções para os problemas que eventualmente surgirão. Dentre as ferramentas que podem ajudar nesse processo estão: Gráfico de Pareto, Diagrama de Ishkawa e 5W2H.
Etapa 2: Execução (Do)
Tendo as metas estabelecidas e os problemas devidamente identificados, chega o momento de executar o planejamento. O plano de ação deve ser realizado de acordo com o planejamento e com o devido monitoramento de eventuais erros. Os colaboradores envolvidos no processo de execução devem ser treinados antes do início da ação.
Se forem identificados obstáculos que impeçam a realização daquilo que foi planejado, é importante se atentar para os motivos da falha. Se tudo caminhar bem, basta dar prosseguimento à execução.
Etapa 3: Verificar (Check)
Tendo colocado o plano de ação em prática, já se torna possível dar início à etapa de verificação. Todas as atividades que fazem parte do seu planejamento devem ser monitoradas para acompanhar o desempenho da equipe e identificar se ajustes serão necessários.
Uma dica é utilizar uma metodologia estatística que seja eficiente, poupando tempo e recursos. Algumas possibilidades são:
Histograma
Consiste em um gráfico de distribuição de frequências em que se analisa o comportamento de uma variável em um determinado intervalo de tempo.
Cartas de controle
Metodologia que verifica se o processo está dentro dos padrões esperados. Também contribui para a observação de fatores comuns ou que não sejam causadores de variações indesejadas.
Métrica 6 Sigma
Métrica que serve para mapear as falhas e erros de um projeto com o objetivo de melhorar continuamente os processos de uma companhia.
Etapa 4: Agir (Act)
Se o planejamento tiver atingido todas as metas, basta aplicar o plano de ação como um processo de controle de qualidade padrão. No entanto, se no final você identificar que existem falhas, deverá analisar quais são as barreiras para atingir suas metas.
Tendo feito uma completa análise de dados, é essencial agir para que o ciclo seja aplicado sem erros. É necessário reiniciar o PDCA até que as metas estabelecidas no planejamento possam ser alcançadas.
Como e quando utilizar o Ciclo PDCA?
Essa é uma ferramenta muito utilizada em empreendimentos de diferentes setores e com finalidades distintas. Para te ajudar na compreensão de como e quando utilizá-lo apresentaremos alguns processos em que o Ciclo PDCA costuma ser aplicado no universo corporativo:
Aprimoramento de processos
O ciclo PDCA é um grande aliado quando se trata do monitoramento de processos que envolvem um número considerável de colaboradores. É uma metodologia que auxilia na organização das atividades de mais fácil monitoramento. Com essa metodologia, se torna bem mais simples chegar a um padrão de qualidade dos processos de uma companhia.
Criação de produtos novos
O controle total de qualidade é o grande objetivo do Ciclo PDCA, com isso, se mostra uma boa ferramenta para a construção de um novo produto. Dessa forma, são definidos padrões de qualidade e monitoramento em tempo real para entender se o produto atende as exigências.
Implantação de padrões
A avaliação da eficiência do plano de ação e implementação dele é um dos pontos mais positivos dessa metodologia. É uma forma inteligente de trabalhar que economiza tempo e garante maior qualidade nos processos. Lembrando que é determinante a participação dos colaboradores envolvidos no processo, pois assim eles também têm uma compreensão profunda do planejamento.
Por que o Ciclo PDCA é importante para sua empresa?
O Ciclo PDCA permite que sejam feitos testes até chegar ao alcance das metas da sua empresa com perfeição. Tendo completado o ciclo, basta corrigir eventuais falhas que estejam impedindo seu negócio de crescer. Também ajuda no monitoramento da evolução da oferta de produtos e serviços da sua companhia, algo fundamental para uma gestão de qualidade.
Essa é uma ferramenta que enriquece o processo de gestão da empresa e ajuda o gestor a entender as eventuais falhas. Somente a partir da observação do panorama de dados reunidos ao longo desse processo é possível corrigir problemas. Com a correção das falhas, se cria um sistema mais inteligente e adequado às necessidades da sua organização.
O Ciclo PDCA é uma importante ferramenta para o gerenciamento da sua empresa! Aproveite para comentar abaixo e enviar este conteúdo para seus amigos que tenham interesse em temas relacionados à gestão de negócios.
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