Confira algumas dicas de como fazer uma reunião de kick off perfeita.
Traduzindo literalmente a expressão “kick off” do inglês, temos “pontapé inicial”. Dessa forma, uma reunião de kick off ou kick off meeting nada mais é do que uma discussão inicial de projeto. Trata-se de uma etapa fundamental dentro do ciclo de vida dos projetos por servir de base para as demais fases.
Nessa reunião se faz o alinhamento das necessidades do projeto com as expectativas nutridas pelos stakeholders. Continue lendo e confira dicas para que essa reunião seja perfeita e traga excelentes resultados.
O que é uma reunião de kick off?
Como já citamos, o termo “kick off” se refere ao pontapé inicial e tem sua inspiração no universo esportivo. Esse é o momento em que um atleta dá o primeiro toque na bola para iniciar a partida. No mundo corporativo, a reunião de kick off é o momento em que os objetivos são validados, os recursos e prazos definidos e o cronograma delineado.
Essa reunião é realizada logo após o planejamento e somente depois disso a equipe dá início à execução do projeto. Para que essa etapa seja produtiva, é necessário contar com um bom planejamento e a preparação necessária. Obviamente, que somente esse início não irá garantir totalmente o sucesso do projeto, mas é bem melhor começar bem, não é mesmo?
É nesse momento que as partes envolvidas validam suas estratégias e ampliam a visão da equipe sobre o potencial de sucesso do projeto. Nessa reunião, o projeto ganha “corpo” e cada um dos envolvidos compreende qual é a parte que lhe cabe das tarefas. Uma apresentação impactante faz toda a diferença quando se trata de uma reunião de kick off.
Top 10 dicas de como fazer uma reunião de kick off
Agora que já explicamos o conceito de reunião kick off, apresentaremos uma lista com 10 dicas de como realizar essa etapa com sucesso.
1. Apresentação das ideias
Para que o pontapé inicial do seu projeto seja positivo, é importante que tenha as ideias devidamente organizadas. Isso significa que a reunião precisa ter começo, meio e fim. Os envolvidos no projeto não podem sair da reunião com a sensação de confusão. Organize de tal forma que fique compreensível para todos os perfis participantes da reunião.
2. Tenha as respostas
Para que os colaboradores participantes da reunião de kick off façam um bom proveito desse momento, é importante que o gerente esteja preparado. A dica nesse caso é que o gerente de projetos tenha as respostas na ponta da língua. Isso significa que a apresentação deve ser estudada para que soe natural.
3. Faça uma lista
Os pontos que deverão ser abordados na reunião de kick off devem estar em uma lista. No início da reunião, informe aos participantes como será a dinâmica e quanto tempo irá durar. Isso faz com que as expectativas se alinhem com o que irá acontecer. Listas contribuem para uma previsibilidade positiva para o encontro.
4. Atenção ao ritmo
O gerente precisa apresentar o projeto inteiro em um espaço de tempo de mais ou menos meia hora. Nesse período o ritmo não pode ser perdido, a equipe precisa se manter atenta, com energia e foco.
A reunião não pode ficar nem muito lenta e nem muito acelerada. Lembre-se de que os participantes precisam entender exatamente as suas atribuições para que possam concretizá-las com sucesso.
5. Atenção ao início
O começo da reunião de kick off deve atrair a plateia, para isso é válido apostar no fator emocional. Uma apresentação com 10 a 15 slides bem diagramados e com imagens/gráficos claros faz toda a diferença.
Contextualize onde o projeto está inserido, quais são os objetivos do projeto, seu cronograma, o escopo, os custos, entre outros dados. Os participantes precisam enxergar mais do que já sabem.
6. Frase inicial
Uma forma de captar a atenção da sua audiência logo no início da reunião é se valer de uma frase de efeito logo no começo. Tenha em mente que os participantes precisam ser conquistados e ter interesse no projeto a ser apresentado.
Os primeiros momentos da reunião devem ter como foco fazer com que os participantes saiam do modo racional para o emocional. Conhecendo o seu público, crie uma dinâmica realmente impactante para ele nos momentos iniciais.
7. Selecione um dado inesperado
Para que a reunião mantenha o interesse da audiência, é válido selecionar um dado inesperado, porém verdadeiro, para apresentar o projeto. Esse dado precisa se relacionar com o projeto e gerar alguma reflexão nos envolvidos.
Imagine que o projeto em questão é para melhorar o sistema logístico da companhia. Nesse caso, o dado inesperado pode ser o de que a empresa perde 15 toneladas semanalmente com o projeto anual. Contudo, lembre-se de que é essencial provar que o dado é verdadeiro.
8. Reforce que todos fazem parte do todo
Os participantes da reunião de kick off devem ser conscientizados que fazem parte da mesma engrenagem. Cada indivíduo é relevante para que o todo seja construído com sucesso.
Se perceber que dá tempo e que funciona com a sua audiência, crie uma dinâmica para que a equipe e clientes reconheçam a sua importância no processo. A ideia é amplificar o engajamento conquistando, assim, melhores resultados em médio e longo prazo.
9. Inspire
Para que uma reunião de kick off seja considerada bem-sucedida, ela deve inspirar os envolvidos. Os participantes devem ter o seu comprometimento despertado. É importante que os indivíduos se comprometam verbalmente.
Essa reunião é literalmente o pontapé inicial, então precisa dar uma boa dose de motivação para que os envolvidos se dediquem. É com essa energia que os colaboradores trabalharão nas fases iniciais do projeto.
10. Abertura
O responsável pelo projeto deve ser quem irá abrir a reunião. Isso faz com que os participantes se sintam mais comprometidos e inspirados. Caso não seja o responsável pelo projeto quem elaborou a apresentação, é necessário dar a “cola” para que acerte na abertura. Esse momento inicial da reunião de kick off conduzirá o clima até o final.
Gostou dessas dicas de como fazer uma boa reunião de kick off? Tem mais alguma sugestão a acrescentar? Comente abaixo!