A alta competitividade e a globalização, exigem que as empresas aprimorem e organizem seus projetos para que eles sejam executados de acordo com o prazo, os custos e o significado ao qual foram submetidos. Nesse sentido, as organizações atuais já perceberam que para que todo esse processo funcione de maneira eficaz e gere lucratividade, é necessário que exista uma gestão de projetos e é ai que entra o Escritório de Projetos, o PMO – Project Management Office.
O Escritório de Projetos tem como objetivo, planejar e monitorar os projetos de uma empresa, garantindo assim, a efetividade do trabalho, o aumento da produtividade e a qualidade dos produtos/serviço dos processos dos mesmos. Ou seja, trata-se de uma unidade que reúne todo o portfólio da empresa e fornece suporte, recursos e serviços que garantam o gerenciamento de forma integrada dos projetos definidos no planejamento estratégico.
Verifica-se então, que o Escritório de Projetos é a ponte entre as informações coletadas no planejamento estratégico da empresa e a disponibilização de recursos, técnicas e ferramentas que garantam a efetivação dos projetos da maneira correta. Além disso, o PMO também tem como função, capacitar as equipes que participarão de determinado projeto, para que assim, os mesmos sejam executados com o primor necessário.
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E quando o Escritório de Projetos é necessário? As situações são basicamente:
- Quando a organização usa muitas metodologias para monitorar seus projetos e cada gestor as executa de uma forma;
- Quando um projeto é deixado de lado para dar espaço a outras atividades;
- Quando o responsável pelo projeto sai da organização e o mesmo não é executado por outro profissional;
- Quando o projeto não está de acordo com os objetivos organizacionais;
- Quando existe escassez de novos projetos;
- Quando o projeto não atende o planejamento estratégico.
Atribuições necessárias em um Escritório de Projetos
As atribuições dos Escritórios de Projetos variam de acordo com o tempo de existência da empresa, seu tamanho, sua cultura organizacional, suas necessidades e a complexidade dos seus projetos. Conheça a seguir, alguns fatores pertinentes ao Escritório de Projetos:
- Profissionais com conhecimentos de gerência de projetos, pois assim eles serão capazes de oferecer o suporte necessário para a execução de um projeto;
- Padronização das práticas, processos e operações;
- Assessoria da alta gestão;
- Auditorias;
- Treinamento de gerentes e equipes envolvidas;
- Repasse da metodologia para o restante da empresa;
- Indicadores;
- Negociação de recursos;
- Gerenciamento de informação para as melhores tomadas de decisão;
- Demonstração de avaliações de custos, prazos e retornos;
- Garantia de qualidade;
- Suporte e infraestrutura.
Benefícios do Escritório de Projetos
Saiba alguns benefícios proporcionados pelo Escritório de Projetos:
- Equipara a gestão de projetos com as estratégias da empresa;
- Auxilia no alcance dos objetivos estratégicos;
- Promove retorno sobre investimento;
- Diminui as chances de erros;
- Disponibiliza uma metodologia modelo para a gestão de projetos;
- Aperfeiçoa o trabalho da equipe envolvida;
- Reduz os custos operacionais;
- Oferece ações estratégicas mais condizentes;
- Maximiza a qualidade dos produtos/serviços;
- Condensa os problemas com prazos;
- Identifica projetos ineficientes;
- Aprimora os projetos que foram identificados como ineficientes;
- Permite o compartilhamento de ideias e opiniões de outros profissionais;
- Aumenta a produtividade das equipes;
- Amplia as oportunidades de carreira;
- Potencializa os resultados da organização.
Como criar um Escritório de Projetos
Entenda os passos para a criação e manutenção de um Escritório de Projetos:
- O primeiro passo é fazer com que a alta gestão e o gestor do Escritório de Projetos estejam de acordo em relação aos serviços que serão realizados. Isso garante que os objetivos definidos no planejamento estratégico estejam equiparados com os objetivos do Escritório de Projetos;
- Definir as atividades e funções da equipe do Escritório de Projetos;
- Comunicar a toda organização a implementação do Escritório de Projetos, bem como seus resultados positivos iniciais;
- Nortear as atividades a serem realizadas com base nas necessidades identificadas tanto pela alta gestão quanto pelo gerente de projetos para que as mesmas sejam atendidas;
- Igualar o trabalho realizado no Escritório de Projetos para que o mesmo responda às demandas da empresa;
- Desenvolver e aprimorar as habilidades e competências do Escritório de Projetos de acordo com as exigências da alta gestão e público interno da organização;
- Monitorar a qualidade e entrega dos produtos e serviços prestados aos clientes internos.
É notório que os processos das empresas são lentos e já não conseguem mais acompanhar as constantes mudanças e a alta concorrência do mercado atual. Nesse sentido, as organizações precisam urgentemente buscar por aprimoramento e padronização na condução dos seus projetos. Ao colocar um Escritório de Projetos em vigor, a organização tem em suas mãos, um local capaz de fornecer informações seguras para tomar decisões de forma estratégica, agregando valor ao negócio através de resultados promissores e aumentando sua longevidade e sucesso.
Você conhecia o conceito de Escritório de Projetos? Acredita que ele deve ser implementado na sua empresa? Comente e compartilhe o artigo nas redes sociais.
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