A estrutura organizacional da empresa inclui: divisão de departamentos; divisão de cargos; e divisão de tarefas.
Qual a possibilidade de uma casa desorganizada funcionar corretamente? Imagine uma casa onde mora uma família numerosa, e como em toda e qualquer moradia, precisa de cuidados, manutenção e principalmente organização, de forma que todos possam viver pacificamente.
E para que tudo ocorra na mais perfeita ordem, essa casa precisa de um líder, que vai determinar quem e quais pessoas ficarão em cada quarto, quem ajudará na limpeza, na manutenção e quem irá controlar as despesas. Dessa forma, se todos trabalharem juntos, executando tarefas diferentes, há uma grande possibilidade de que essa casa seja um verdadeiro exemplo de sucesso em família.
Da mesma maneira deve funcionar uma empresa, ter diferentes departamentos, porém, onde todos trabalham juntos, rumo ao mesmo objetivo. Assim, eles formam a estrutura organizacional da empresa, que inclui:
- Divisão de departamentos;
- Divisão de cargos;
- Divisão de tarefas.
É o tamanho da empresa e a natureza de suas operações que vão determinar o número de departamentos e orientar a distribuição de tarefas.
Quando uma empresa não investe em uma boa organização, ela provavelmente terá dificuldades em:
- Controlar a demanda;
- Contratar funcionários no momento certo;
- Fazer planos de carreira que satisfaçam os colaboradores;
- Escolher bons líderes.
Contudo, a produtividade ficará comprometida, o que não é uma boa notícia para nenhum empreendedor.
O que é uma estrutura organizacional?
A estrutura organizacional de uma empresa é definida como a ordenação e agrupamentos de atividades e recursos, que visa o alcance dos objetivos e resultados estabelecidos.
Simplificando, é a forma como o gestor vai alocar as pessoas dentro de uma organização, de forma que o potencial de cada um seja aproveitado da melhor maneira possível.
É fazer a divisão de cargos, setores e tarefas, em diferentes níveis de hierarquia, sempre levando em conta o estilo da empresa, seu ramo de atuação e, também, os objetivos do empreendedor.
Não ter a estrutura organizacional como pasta prioritária dentro de uma empresa e deixa-lá a mercê da falta de organização. Essa falta de organização pode ser crucial no que diz respeito a não apenas a ganhos e melhorias produtivas que você deixará de atingir mas também pode definir a permanência de uma organização no mercado em que ela está inserido.
Isso porque, essencialmente a estrutura organizacional nada mais é do que a união estrutural de todos os setores que constituem uma empresa. E essa união possui um propósito muito simples. Ela visa que a organização possa cumprir os seus objetivos.
Desse modo fica muito simples entender, afinal, a partir do momento que um dos setores não vai tão bem como deveria e é diagnosticado que o seu problema é devido a uma questão estrutural fica evidente que os resultados da empresa e a busca pelos seus objetivos serão prejudicados.
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Benefícios da Estrutura Organizacional
Os benefícios em estabelecer uma boa estrutura organizacional são perceptíveis dentro e fora da organização. Influenciando positivamente na produtividade, no relacionamento com os seus fornecedores, colaboradores e também com os seus clientes.
Até mesmo porque, tudo parte do pressuposto de planejamento. O planejamento é fundamental para qualquer empreendedor que almeja o sucesso de sua empresa. Para conquistar metas e objetivos é necessário compreender muito bem quais são os seus processos.
Organizar e estruturar setor a setor de uma empresa para que eles possam desempenhar as suas funções em conjunto. Contribuindo um com o outro em prol do alcance dessas metas e objetivos. Esse é o verdadeiro foco e sentido da estrutura organizacional.
Afinal, quando se estabelece uma boa estrutura você consegue ter como resultados:
- Melhor identificação das tarefas necessárias;
- Melhor gestão do tempo;
- Boa organização de funções e responsabilidades;
- Mais informações, recursos e feedbacks aos colaboradores;
- Medidas de desempenho compatíveis com os objetivos;
- Melhores condições de manter os funcionários mais motivados além de promover uma maior integralização do mesmo para com a empresa.
- Exemplificação de processos, melhorando indicadores de desempenho;
- Maior controle de performance.
- Identificar falta ou excesso de recursos;
- Compreender de forma fidedigna quais são os verdadeiros resultados de sua empresa;
- Entender com cada vez mais eficácia quais são os riscos em potenciais à saúde de sua empresa;
- Comunicação mais assertiva para com funcionários, fornecedores e clientes;
Agora que você entendeu a importância a estrutura organizacional possui eu vou te apresentar quais são os principais tipos que existem. Vamos lá.
Tipos de estrutura organizacional
Antes de mais nada, quando falamos de estrutura organizacional logo pensamos em dois pressupostos básicos sendo:
- Estrutura Vertical
- Estrutura Horizontal
Na estrutura vertical nós temos uma divisão hierárquica muito bem definida. Nesse caso o CEO encontra-se no topo dessa estrutura seguido pelas divisões e subdivisões abaixo.
As decisões são tomadas de cima para baixo, por intermédio dos níveis hierárquicos, e, por conta desse motivo, possui uma estrutura menos fléxivel além de uma comunicação mais lenta.
Já quando falamos da estrutura horizontal estamos nos referindo a uma maior integralização entre organização e pessoas. Nela, os funcionários têm uma maior autonomia para tomar suas próprias decisões. Existe também uma maior flexibilidade e informalidade.
É válido ressaltar que não necessariamente existe um modelo superior ao outro, ambos possuem vantagens e desvantagens. Na realidade o que deve ser feito é uma análise estrutural com base nas características e peculiaridades de cada organização.
Só daí será possível encontrar o melhor modelo para aplicar dentro de cada empresa. Esse critério é o mesmo a ser aplicado para os outros 2 tipos de estrutura que vou te apresentar agora mesmo. Confira!
Estrutura Funcional
Tem como seu criador nada mais nada menos do que o pai da Teoria Clássica da Administração, Henri Fayol. Se trata, também, da estrutura mais indicada para as pequenas empresas.
Nesse tipo de estrutura os recursos são organizado e aplicados em departamentos e todos eles respondem a um único chefe.
Suas principais características são:
- Tipo de autoridade funcional ou dividida;
- Comunicação direta;
- Descentralização na tomada de decisões.
Vantagens:
- Promove o aperfeiçoamento;
- Facilita a especialização, nos escalões hierárquicos superiores;
- Facilita o trabalho em equipe (formação de equipes);
- Dá maior flexibilidade de adaptação à empresa;
- O especialista sente-se mais valorizado.
Desvantagens:
- Muitas chefias, causando confusão;
- Não há unidade de mando, o que dificulta a disciplina;
- A coordenação é mais fácil;
- É mais dispendiosa;
- Confusão quanto aos objetivos;
- Aumento do conflito inter-funcional.
Estrutura Linear
Também perceptível em empresas de pequeno porte, onde não há diversificação do trabalho. Possui uma estrutura pouco complexa, onde não existe uma grande necessidade de especialização. Neste caso todo e qualquer tipo de autoridade, é do chefe, proprietário ou diretor.
A tomada de decisões é exercida de modo centralizado. As linhas formais de comunicação, geralmente têm fluxo descendente. Cada unidade de trabalho executa tarefas específicas e bem definidas.
Vantagens:
- Autoridade única.
- Indicado para pequenas empresas.
- Mais simples e econômica.
- Facilita a unidade de mando e disciplina (disciplina rígida).
- Clara delimitação de responsabilidade e autoridade.
Desvantagens:
- Tendência burocratizante.
- Diminui o poder de controle técnico.
- Comando único e direto, com menor cooperação das pessoas.
- Comunicação demorada e com distorções.
- Sobrecarrega a direção e as chefias.
- Não favorece o espírito de cooperação e equipe.
Estrutura multidivisional
Modelo mais destinado a empresas de grande porte ou em ascensão onde existe um modelo mais extenso de processos estruturais. Assume o modelo de estratégia horizontal onde diversos departamentos agem de modo independente e autônomo.
Nesse modelo a comunicação ocorre de modo mais fluido e sem grandes barreiras, permitindo a rápida resolução dos problemas encontrados, assim como o trabalho em equipe, que é evidenciado.
A estrutura divisional normalmente é usada em grandes empresas, que operam em uma ampla área geográfica ou que têm setores responsáveis por diferentes tipos de produtos ou áreas de mercado.
Vantagens:
- Comunicação mais fluída
- Agilidade na resolução de problemas setoriais
- Sentimento de pertencimento proveniente dos colaboradores
- Redução dos níveis hierárquicos
- Desburocratização dos processos
- Aproximação do cliente.
Desvantagens:
- Dificuldades em lidar com a perda de autoridade
- Exigência de uma mudança de cultura
- Desorientação por parte dos colaboradores.
Com todas essas informações fica bem claro toda a importância da estrutura organizacional. Portanto, cabe aos gestores e empreendedores ficarem atentos a essa questão.
Além disso é preciso discernimento e muito planejamento para que possa ser aplicado o modelo de estrutura que melhor se encaixe dentro da realidade de cada empresa.
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Imagem: Billion Photos / Shutterstock