Controladoria administrativa ou contábil têm o papel de manter o controle dos processos e metodologias empresariais.
Você sabia que boa parte das empresas que hoje começam as suas atividades no Brasil tende a fechar as portas muito antes do que se imagina? Infelizmente, essa é a triste realidade de muita gente que, por mais boa vontade e espírito empreendedor que tenha, sofre com a falta de conhecimentos técnicos para administrar o próprio negócio.
A falta de planejamento e de visão de futuro por parte da administração dessas empresas responde por um dos principais motivos de falência na atualidade. Esse cenário poderia ser bem mais favorável se as instituições contassem com uma controladoria competente. Para saber o que é uma controladoria e qual é a importância dela na vida de uma empresa, continue a leitura do artigo a seguir!
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O que é uma controladoria?
A controladoria é uma área das ciências contábeis que é responsável pelo controle do orçamento e da administração de uma empresa, agindo constantemente em parceria com os administradores para que a empresa esteja sempre “no azul”.
Essa área tem a função de apoiar o controle da gestão empresarial. Para isso, ela se apropria de diversas outras áreas do conhecimento para monitorar os demais setores da empresa, sobretudo as finanças, a administração e o departamento comercial. Cabe a ela analisar os dados dessas áreas, gerar relatórios e, com isso, auxiliar na tomada de decisões.
Como o próprio nome sugere, o objetivo da controladoria é controlar as atividades da empresa, em termos administrativos, com o intuito de melhorar os resultados da organização e acelerar o alcance dos seus objetivos. Dessa forma, os profissionais dessa área, sempre com muitos conhecimentos em contabilidade e administração, trabalham frequentemente em parceria com os gestores das demais áreas, coletando informações para a realização do planejamento orçamentário.
Quais são os tipos de controladoria que existem?
Em uma empresa, podem ser identificados dois tipos de controladoria: a contábil e a administrativa.
A controladoria contábil tem a função de controlar as finanças da empresa, monitorando todo o dinheiro que entra e que sai dos cofres corporativos. Ela constantemente coleta dados dos diferentes departamentos da empresa, elabora relatórios e os devolve aos departamentos com insights que orientam as tomadas de decisão. Assim, ela alinha os objetivos e as finanças de cada setor com o planejamento geral da empresa.
A controladoria administrativa, por sua vez, oferece análises mais amplas sobre o funcionamento dos negócios, não se limitando à questão financeira. Os gerenciamentos de projetos, de processos, de infraestrutura e de pessoas também compõem esse setor. A ideia é que os dois tipos de controladoria trabalhem lado a lado, e nunca separadamente, o que certamente traria conflitos dentro da organização.
Por que a controladoria é necessária?
Pense da seguinte forma: você tem uma empresa que aparentemente está indo muito bem e, por isso, deseja começar a investir em outra empresa de outro ramo. A controladoria é justamente o setor que vai juntar todos os dados relativos à empresa escolhida e unificar essas informações para que elas fiquem inteligíveis para os sócios.
A operação da controladoria, como o nome sugere, se baseia em controle. Ela se utiliza de padrões de qualidade para obter mais resultados, e é imprescindível que todos os gestores da empresa estejam envolvidos nesse projeto. O processo todo inicia com a área contábil e depois inclui as áreas de apoio: é feito um apanhado de todas as informações, que é entregue aos gestores para ajudar no processo de tomada de decisão.
O processo de controle parecer ser algo de outro mundo, mas na realidade não é. O importante é estabelecer padrões de controle e, em seguida, elaborar uma análise comparativa entre os períodos escolhidos. Por fim, é necessário fazer uma análise de relevância, propondo alternativas.
Sendo assim, a controladoria é um departamento que coleta, processa e interpreta adequadamente os dados da organização. Ela é uma fonte de informações fidedignas que orientam o processo de tomada de decisão dos diretores e gestores de departamentos, lembrando que decisões baseadas em dados favorecem os processos, os gastos, os investimentos, a produtividade e, consequentemente, os resultados obtidos pela organização.
Quais são as funções dessa área nas empresas?
As funções de uma controladoria variam de acordo com as especificidades de cada empresa, como o seu porte, segmento e modelo de negócios. Mesmo assim, há algumas que são fundamentais em qualquer organização. Conheça-as a seguir.
1. Planejamento estratégico
O planejamento estratégico é função de todos os diretores e gestores de departamentos de uma organização. Ele consiste na definição dos objetivos da empresa e das ações que precisam ser desenvolvidas para que eles sejam alcançados. Naturalmente, esse processo de planejamento envolve fatores externos e internos.
A controladoria se relaciona diretamente aos fatores internos. Por ter fácil acesso aos dados de cada departamento, essa área consegue desenvolver uma visão macro e integrada que facilita as tomadas de decisão dos líderes da empresa, considerando tudo aquilo que tende a promover mais benefícios.
2. Planejamento operacional
Além de ajudar os diretores a definirem os rumos da empresa, a controladoria também ajuda os gestores de cada departamento a definirem as suas estratégias particulares. Isso ocorre porque a controladoria consegue acompanhar a contabilidade de cada área, determinando o quando pode ser gasto em cada uma delas, bem como o retorno que se espera de cada setor.
Essa previsão de receitas e despesas da empresa como um todo e de cada departamento consiste no chamado plano orçamentário, ferramenta que deve nortear as atividades da organização para que ela não gaste mais do que ganha e para que invista sempre com sabedoria.
3. Controle da organização
Depois de definir o plano orçamentário da empresa e de cada departamento, cabe à controladoria acompanhar as atividades executadas e verificar se elas estão de acordo com aquilo que foi definido no plano. Assim, se houver alguma discrepância, cabe à área notificar o departamento “infrator” e ver o que é possível fazer para corrigir o erro.
Dessa maneira, essa área tão importante para as empresas permite que a instituição desenvolva meios técnicos de avaliar se está alcançando os resultados esperados, se as ações têm sido executadas de acordo com os planos e se há melhorias administrativas que podem ser feitas.
4. Controle de custos
Por fim, o controle contábil e de custos também é de responsabilidade da controladoria. Ele é um item à parte dos demais, justamente porque toda e qualquer decisão a ser tomada em uma empresa depende diretamente da existência de verba que possibilite a ação em questão.
Por conta disso, a controladoria precisa mapear os processos internos de cada departamento, definir parâmetros para o controle de qualidade, monitorar os resultados, identificar e solucionar os desvios do planejamento inicial e simular diferentes cenários para que decisões eficazes possam ser tomadas.
Como você pode perceber, a área de controladoria é extremamente complexa e importante para a vida de qualquer organização. Desenvolvê-la em parceria com os demais departamentos pode ser a diferença entre as empresas que fecham as portas logo depois de iniciarem as suas atividades e as organizações que só crescem, ano após ano, década após década.
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Imagem: Wright Studio / Shutterstock