A gestão de contratos é uma metodologia que analisa e controla os contratos da sua empresa, evitando imprevistos.
A gestão de contratos tem sido cada vez mais aplicada em empresas de diferentes setores. Esse trabalho de gestão permite criar, executar, gerenciar e analisar contratos de forma mais prática no dia a dia. Também é uma forma de manter as atividades em conformidade.
Imagine duas situações
Situação 1: Você recebe a informação de que um fornecedor não vai renovar o contrato com sua empresa. Você talvez tenha dificuldade para identificar que fornecedor é esse, então, lembrar o tempo de vigor deste contrato se torna um verdadeiro martírio.
Situação 2: Um prestador de serviços não atendeu uma solicitação feita pela sua empresa. Você resolve cobrá-lo e ele alega que a solicitação não faz parte do contrato. Você reafirma que sim e ele insiste em dizer que não. Onde está a verdade? No contrato.
Em ambos os casos, o problema poderia ter sido resolvido com a organização dos contratos da empresa. Podem parecer exemplos bobos, mas muitas empresas se prejudicam em situações assim.
Além dos desgastes com longas e tensas conversas, há também prejuízos financeiros que podem resultar em processos judiciais. Por esses e outros motivos, a organização e gestão de contratos é de extrema importância em sua empresa. Continue lendo para entender o que é a gestão de contratos.
O que é gestão de contratos?
O processo de gestão de contratos diz respeito a todo o ciclo de vida de um contrato. Abrange desde as solicitações iniciais das propostas dos fornecedores até operações como renovações, passando por datas de pagamento, expectativas, entre outros. Para entender melhor o conceito de gestão de contratos, há três aspectos que devem ser considerados:
Satisfação do cliente
Contar com um sistema de gestão de contratos contribui para potencializar a satisfação dos clientes. Isso porque com essa gestão é possível estabelecer datas de entregas, prazos e condições. Tudo o que permite trabalhar com mais tranquilidade é essencial para aumentar as chances de sucesso da organização.
Reflexo em várias áreas da empresa
A gestão de contratos terá reflexos em diferentes áreas da companhia, podendo influenciar o orçamento, as atividades operacionais e o atendimento dos clientes. A imagem da empresa costuma ter um impacto positivo quando há o trabalho de gestão de contratos.
Responsabilidade e transparência
Há cada vez mais empresas adotando o sistema de gestão de contratos devido à necessidade crescente de responsabilidade e transparência. Desenvolver essa gestão é uma forma de garantir que seus contratos estarão alinhados com os padrões de regulação.
Contract Lifecycle Management (CLM): veja como aplicar na sua empresa
O Contract Lifecycle Management (termo em inglês que significa Gerenciamento do ciclo de vida do contrato) é um método prático e eficiente para organizar os contratos de sua empresa e evitar transtornos. A gestão dos contratos através do CLM é dividida em 8 etapas. São elas:
1. Captura
Esta etapa consiste em listar quantos contratos existem na empresa. É aqui que os contratos são colocados em local de destaque, em local visível. Não há como gerenciar o que não pode ser visto ou o que nem se sabe que existe.
2. Pista
Depois de ter uma noção clara do volume de contratos, é hora de buscar as informações importantes presentes nos mesmos. É nesta etapa que fica claro quais são os contratos novos e os mais antigos. Também é um bom momento para que o gestor analise se há contratos que podem ser descartados, ou seja, serviços e parcerias que podem ser cancelados.
3. Autoria
O CLM também mostra que é preciso entender como estes contratos foram redigidos (não assinados) e por quem. Os contratos da sua empresa devem estar embasados nos padrões regulatórios legais. Ter um profissional ou uma equipe especializada dedicada aos contratos é muito importante.
4. Criar
Esta etapa é dividida em duas outras etapas. A primeira é a capacitação de colaboradores para a redação destes contratos com base em modelos inteligentes. A segunda etapa garante que esses contratos estejam em concordância com o departamento jurídico da empresa.
5. Aprovar
Para o CLM é importante definir também como será o fluxo de trabalho para garantir que os contratos sejam revistos no tempo correto e pela pessoa capacitada para tal tarefa. Essa etapa evita uma série de problemas que podem gerar inclusive demandas judiciais no futuro.
6. Negociar
Nesta etapa é hora de listar quais as características de cada negócio que devem ser incluídas nos contratos e verificar se elas são contempladas nos contratos vigentes. É a hora em que o contrato será assinado. A capacidade de negociação das empresas tem grande impacto no seu potencial de sucesso.
7. Sinalizar
Com o contrato finalizado e assinado pelas partes envolvidas na negociação, é hora de armazenar as cópias e validar as versões finais assinadas. Este também é o momento para verificar se não houve alterações nas versões assinadas e sinalizar se os papéis estão prontos para serem arquivados.
8. Analisar
O CLM recomenda que empresas com mais de 100 contratos analisem os contratos com maior frequência para evitar riscos e cenários inesperados. Analise as cláusulas contratuais para verificar se aquele contrato tem sido respeitado pelas partes envolvidas.
Nesse processo pode ser que o gestor encontre situações que estão sendo ruins para a sua empresa. Isso permite corrigir eventuais prejuízos e também ações que estejam prejudicando o prestador de serviço. Manter-se em conformidade é importante para que não haja brecha para processos e outros.
Por que a gestão de contratos é importante?
Independentemente do segmento de atuação da sua empresa, é indiscutível a relevância que os contratos possuem. Uma empresa depende de uma série de insumos e serviços para continuar operando. O acesso a esses itens depende de ter uma regulação que garanta os direitos e os deveres de ambas as partes.
Os relacionamentos com parceiros e clientes devem estar embasados em contratos para que sejam mais seguros. Confira abaixo algumas razões pelas quais a gestão de contratos é importante:
- Assegura a transparência mesmo com um grande volume de contratos;
- Auxilia na redução de custos;
- Otimiza o processo operacional da companhia;
- Preserva a conformidade dos processos;
- Ajuda a manter a colaboração dos interessados;
- Contribui para ter insights para melhorar as relações com parceiros e fornecedores;
- Torna mais eficiente processos internos como o trabalho remoto, por exemplo;
- Atende satisfatoriamente a novas configurações contratuais.
O processo de gestão de contratos permite tornar o trabalho da empresa mais seguro e transparente.
Para a sua empresa, o CLM é uma forma eficiente de gerenciar contratos? Conte-nos sua experiência no espaço abaixo. Como você faz essa gestão? Se este conteúdo te ajudou de forma positiva, compartilhe em suas redes sociais!
Imagem: Yellowj / Shutterstock