A matriz se baseia em organizar as atividades por ordem de prioridade. A partir dele, fica mais simples tomar decisões corretas e alinhadas com as necessidades de cada etapa.
Tornou-se comum se deparar com pessoas extremamente atarefadas sem tempo nem para descansar. Contudo, em grande parte dos casos, essa sobrecarga é consequência da falta de organização do tempo. Estar o tempo todo ocupado demonstra que não há uma categorização de acordo com a relevância das atividades. A Matriz de Eisenhower é a ferramenta ideal para quem deseja mudar seu status de ocupado para produtivo.
Continue lendo para entender melhor o que é a Matriz de Eisenhower, os seus benefícios e como fazer. A partir dessa ferramenta fica mais fácil organizar seu tempo e as suas rotinas diárias.
O que é a Matriz de Eisenhower?
A ferramenta foi desenvolvida por Dwight Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos e, por isso, recebeu esse nome. Basicamente, o método se baseia em organizar as atividades por ordem de prioridade. A partir dele, fica mais simples tomar decisões corretas e alinhadas com as necessidades de cada etapa.
As tarefas que precisam ser cumpridas são categorizadas partindo de dois princípios básicos: urgência e importância. A prioridade é dada para as atividades mais urgentes e importantes. Se faz uma triagem entre as tarefas, selecionando aquelas com maior urgência e relevância. É uma forma de perder menos tempo com tarefas menos importantes.
A urgência é determinada pelo prazo atribuído para a realização de uma determinada atividade. Já a importância está diretamente relacionada com a proximidade que uma tarefa tem do cumprimento de metas e objetivos. Quanto mais uma tarefa te aproxima de alcançar uma meta, mais importante ela é.
Quais as vantagens de usar a Matriz de Eisenhower?
O uso da Matriz de Eisenhower apresenta algumas vantagens, com destaque para a melhor priorização de atividades, no tocante à sua importância e urgência. Com o passar do tempo, é possível identificar ganhos excepcionais de produtividade. A organização das atividades leva a mais clareza para resolver as principais tarefas, contribuindo para uma maior agilidade na execução das mesmas.
Como aplicar a Matriz de Eisenhower?
Gostou do conceito e das vantagens de usar a Matriz de Eisenhower? Então, confira, a seguir, um passo a passo de como aplicá-la.
Passo 1 – Desenho do plano cartesiano
Para dar início à sua Matriz de Eisenhower, é necessário desenhar em uma folha de papel um plano cartesiano. Trace uma linha vertical e outra horizontal, criando dessa forma quatro quadrantes. Nessa matriz a linha vertical refere-se à importância das tarefas e a linha horizontal diz respeito à urgência.
Passo 2 – Definição das tarefas importantes e urgentes
No passo anterior você desenhou um plano cartesiano, agora chegou o momento de listar as suas tarefas, categorizando-as. No primeiro quadrante você deverá listar as tarefas mais urgentes e importantes. Coloque nesse espaço as tarefas que não podem ser deixadas para depois e que, por isso, têm prioridade.
Passo 3 – Definição das tarefas importantes
No segundo quadrante é necessário alocar as tarefas importantes, mas que não são urgentes. Basicamente, são aquelas atividades que, mesmo tendo relevância, não precisam ser executadas necessariamente nesse momento. Para que fique mais claro, considere esse quadrante como o das atividades de médio e longo prazo. Pense nas atividades que precisam ser realizadas, mas que não estão com o prazo estourando.
Passo 4 – Definição das tarefas urgentes
O terceiro quadrante é destinado às tarefas que, embora não sejam importantes, têm urgência de serem realizadas. São atividades que estão com o prazo quase acabando ou com o prazo estourado.
Passo 5 – Definição de tarefas sem importância e sem urgência
O preenchimento desse quadrante da Matriz de Eisenhower é importante para entender com quais atividades você não deve perder tempo. Liste nesse espaço as tarefas que não têm importância e nem urgência em serem cumpridas. Você não precisa descartar a realização dessas tarefas, porém, pode e deve deixá-las em último plano.
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Dicas para suar a Matriz de Eisenhower
Algumas pessoas têm dificuldade para definir em qual quadrante cada atividade deve ser categorizada. Se você não está conseguindo distribuir as tarefas, confira as dicas a seguir:
1 – Faça uma lista das atividades
Com todas as atividades que precisam ser realizadas escritas em um papel, fica mais simples identificar as mais urgentes e importantes. Faça uma avaliação individual de cada tarefa e coloque nem um quadrante específico.
2 – Limites
Cada quadrante deve ter um limite de atividades, isto é, não sobrecarregue um dos quadrantes. Não irá te ajudar a ser mais produtivo colocar muitas atividades em um único quadrante.
3 – Não misture tarefas pessoais e profissionais
O ideal é ter uma Matriz de Eisenhower para sua vida profissional e outra para a pessoal. No âmbito pessoal você pode se organizar para não ter preocupações enquanto estiver trabalhando.
4 – Cuidado com distrações
Quando estiver executando as atividades urgentes e importantes, tenha cuidado para não se distrair. Evite permanecer com o celular ou as redes sociais abertas. Quanto mais você se distrair durante a execução das atividades, mais tempo irá levar para mudar de quadrante. Ao identificar que tem algo que te distrai das suas atividades, seja firme para se manter focado no que realmente importa no momento.
5 – Reconheça seus feitos
A produtividade é fomentada pela própria produtividade, ou seja, quanto mais você faz, mais se sente motivado a fazer. Reconheça as suas pequenas vitórias se impulsionando a fazer mais. A sensação de conseguir resolver as principais tarefas da sua lista é algo que traz grande satisfação.
Quem foi Dwight Eisenhower?
Dwight Eisenhower foi o 34º presidente dos Estados Unidos e o criador desse método de categorização de tarefas urgentes e importantes. O governo de Eisenhower se deu entre os anos de 1953 e 1961. Esse governante ficou conhecido por sua grande capacidade produtiva, resultado do uso desse sistema organizado de divisão de tarefas.
Antes de se tornar presidente, Eisenhower foi militar, tendo servido no decorrer da Segunda Guerra Mundial. Também dirigiu instituições de ensino, com destaque para a Universidade de Columbia. Ser um bom organizador de tarefas permitiu que Eisenhower chegasse mais longe em sua carreira profissional.
Que tal montar a sua Matriz de Eisenhower e organizar as suas tarefas? Aproveite, também, e compartilhe este conteúdo em suas redes sociais para ajudar mais pessoas a se tornarem produtivas.
Imagem: Por Rawpixel.com
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