Entenda definitivamente do que se trata um fluxograma e também o que é necessário para fazê-lo de modo eficiente
Visualizar todas as etapas de um processo é essencial para ter uma ideia mais clara do que fazer e de que maneira realizar. O fluxograma é um recurso bem interessante para quem deseja ter um entendimento mais completo das suas tarefas e se tornar mais organizado. Trata-se de um sistema que potencializa a sua produtividade. Que tal aprender mais sobre o que é essa ferramenta e como utilizá-la?
O que é um fluxograma?
Fluxograma é uma ferramenta gráfica em que são representadas as etapas de um processo, tornando visível todos os passos e permitindo analisar as fronteiras entre eles. A partir disso, se tem uma visão macro de todo o processo e o entendimento de cada etapa necessária para alcançar o resultado desejado. Para que a representação gráfica seja efetiva, o fluxograma se baseia em dois tópicos: sentido do fluxo e emprego de formas geométricas.
Com o objetivo de diferenciar níveis de prioridade, materiais utilizados, tarefas de departamentos distintos, entre outros, são utilizadas formas geométricas variadas. Assim, o fluxograma divide as tarefas com assertividade. Além disso, apresenta a direção em que as atividades devem ser realizadas, dando, inclusive, ritmo ao fluxo. Funciona como um mapa das atividades necessárias para alcançar um objetivo.
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Como fazer um fluxograma?
Agora que já sabe o que é e a relevância do fluxograma, chegou o momento de aprender como fazer um. Abaixo listamos um passo a passo de como construir um fluxograma funcional e que vai ajudar na concretização de projetos variados.
1 – Inicie com processos mais complexos
O primeiro passo para construir um fluxograma é definir qual será o processo representado. A dica é começar com o mapeamento de processos mais complexos e problemáticos, pois a estrutura desenvolvida para eles pode ser simplesmente adaptada para processos de menor porte. Não tenha medo de começar pelo macro na hora de usar fluxogramas.
2 – Reúna as informações
Um fluxograma é feito a partir do escopo do projeto que se pretende desmembrar em partes menores. Então, antes de seguir para passos mais práticos, é essencial reunir as informações necessárias do projeto. Primeiramente, tenha bem definidos o início e o fim do projeto, bem como as definições de resultados esperados.
Tenha em mente, ainda, qual é o nível de detalhamento necessário para que as atividades caminhem corretamente. Alguns projetos demandam um volume maior de informações do que outros. Considere se é um projeto macro ou micro e pondere, também, a respeito do excesso de informações. Nesta etapa não dá para trabalhar nem como dados demais e nem com dados de menos.
3 – Defina as atividades
A construção do fluxograma depende da definição das atividades que deverão ser desempenhadas para concretizar o projeto. É interessante tirar um tempo para listar todas as etapas que precisam ser concluídas para chegar ao resultado, assim como organizá-las na ordem em que devem ser realizadas.
Pergunte-se quais atividades dependem da conclusão de outras e como é possível tornar o processo todo mais ágil. Dedique algum tempo para fazer essas considerações para tornar o seu fluxograma alinhado com as necessidades reais do projeto.
4 – Desenhe os símbolos
Há um padrão internacional de símbolos usados para a construção de um fluxograma, de maneira a permitir que o esquema seja compreensível em outros países, algo essencial para quem realiza atividades multinacionais. Independentemente de trabalhar somente com o mercado interno, é importante conhecer os símbolos e saber empregá-lo corretamente, haja vista que se trata praticamente de uma linguagem empresarial.
Símbolos
A seguir apresentaremos alguns dos símbolos mais utilizados para a construção de fluxogramas.
Documento: o símbolo para indicar o uso de um documento consiste em um retângulo com uma curva suave na base.
Documento com mais de uma via: o símbolo do documento é replicado em sobreposição.
Emissão de documento: nesse caso, o símbolo utilizado consiste em um retângulo com uma curva suave na base (como o símbolo de documento), mas com a adição de um triângulo no canto superior esquerdo.
Processo/ação: retângulo simples é o símbolo usado no fluxograma para indicar diversidade de funções, assim como a realização de uma ação em particular.
Preparação: é indicado com o uso de um hexágono (figura geométrica de 6 lados).
Decisão: a indicação de qual caminho seguir no fluxograma é dada através do uso de um losango.
Atraso de processo: para essa indicação, é usada a forma de uma letra D maiúscula.
Seta: usada para indicar o sentido do fluxo.
Armazenamento interno: é representado por retângulo com uma linha horizontal próxima ao lado superior e uma linha vertical próxima ao canto esquerdo.
Arquivamento de documentos: o símbolo usado, neste caso, é um triângulo invertido.
Conector: elipse quase circular é o símbolo conector que indica entrada ou saída na direção de outra entrada que está em outra parte do fluxograma.
Início e fim do fluxo: representado por um retângulo mais largo do que alto, cujas laterais são arredondadas.
Os símbolos apresentadas acima são utilizados como padrão.
Conheça alguns tipos de fluxogramas
Há uma grande diversidade de tipos de fluxogramas que podem ser utilizados para as mais variadas finalidades, a seguir vamos apresentar os três mais usados. Você pode escolher de acordo com as necessidades de organização do projeto em questão.
Fluxograma diagrama de blocos
O mais simples dos fluxogramas pode ser empregado para organizar processos que não possuem pontos de decisão, pois consiste apenas no encadeamento sequencial de blocos com diferentes etapas. Pode ser empregado para fazer uma representação macro de um processo ou para apresentar instruções de trabalho simples.
Fluxograma de processos simples
Bastante parecido com o fluxograma de blocos, diferencia-se somente por conter pontos de decisão, ou seja, utiliza losangos em sua estrutura. Ajuda na organização de processos um pouco mais complexos e que precisam de paradas estratégicas ao longo de sua realização para responder a perguntas.
Fluxograma funcional
Tipo de fluxograma que apresenta uma sequência de atividades relacionando às áreas ou seções diferentes que estão envolvidas em sua realização. Ideal para ser empregado em processos que envolvem mais de uma área, tornando graficamente visível o que compete a cada uma.
Com essas dicas você já pode começar a usar fluxogramas para organizar os projetos da sua empresa. Se gostou, deixe seu comentário e compartilhe o conteúdo em suas redes sociais!
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