Descubra qual dos tipos de Workflow melhor se adequa ao seu projeto.
Todas as definições para o Workflow deixam evidente quais são os seus objetivos: definir com clareza as condições e a sequência de execução das tarefas, minimizar a ausência de visibilidade dos processos e tornar a coordenação de pessoas algo mais coeso e assertivo.
No artigo a seguir explicaremos com mais detalhes o que é workflow e quais são os mais indicados para aplicar em um projeto. Prossiga a leitura e entenda como ter um fluxo de trabalho pode ter grande influência no sucesso de suas empreitadas profissionais.
O que é Workflow?
Em tradução literal, o termo workflow significa fluxo de trabalho. Do ponto de vista prático, consiste na automação de processos de negócios que passam de colaborador para colaborador. Especialmente em estruturas corporativas em que há uma hierarquia e um acordo predeterminado com regras bem definidas.
De forma geral, o workflow pode ser organizado manualmente. No entanto, atualmente, grande parte dele é sistematizada no contexto da tecnologia da informação, conhecida como TI.
O que é Workflow no contexto tecnológico?
Do ponto de vista tecnológico, o workflow é um conjunto de ferramentas que ajudam a fazer a ligação entre unidades de produção e o escritório. Quando analisada no âmbito macroambiental, essa tecnologia contribui para estabelecer uma conexão mais forte entre a área de TI e a cultura corporativa. É uma forma de conectar os colaboradores aos processos corporativos em si.
A tecnologia workflow permite estabelecer uma comunicação mais clara entre diferentes setores da empresa envolvidos. Também possibilita a troca de informações com maior segurança entre as partes. Dessa forma, as tarefas são executadas de acordo com o esperado, entregando melhores resultados.
Vantagens do Workflow para as organizações
Os benefícios do workflow podem ser entendidos com grande facilidade. O papel dessa tecnologia é sistematizar as atividades corporativas. A partir do momento em que essas atividades estão devidamente organizadas, a comunicação se torna mais eficaz. O fluxo de trabalho, consequentemente, fica mais fluido, facilitando o alcance de bons resultados.
A otimização dos processos contribui para a eliminação de gargalos e, assim, os custos podem ser reduzidos. O trabalho da companhia tende a se tornar mais eficiente e os colaboradores mais motivados. É um círculo virtuoso de vantagens que permite consolidar a empresa em um patamar elevado de produtividade. Confira abaixo um resumo das principais vantagens do workflow:
- Comunicação ágil e segura;
- Divisão eficaz de trabalhos;
- Tomadas de decisões assertivas e eficazes;
- Envolvimento e sinergia entre os membros da equipe.
Tipos de Workflow e seus conceitos
Agora que já explicamos o que é workflow e quais são as suas principais vantagens, falaremos sobre os três tipos mais usados. Confira abaixo:
Workflow de Produção
Este tipo de Workflow é indicado para grupos envolvidos com um grande volume de dados, recursos financeiros e políticas de negócios em grande escala. Em grupos com essas características, os procedimentos já estão bem definidos. Assim, não há possibilidades para mudanças, alterações ou criação de novas regras.
Ad hoc Workflow
Esse Workflow é o contrário do de produção, pois permite mudanças nas regras, mesmo que a operação do processo tenha iniciado. É indicado para grupos formados por membros que executem tarefas de forma individual.
Workflow Administrativo
Muitos consideram este tipo como um meio-termo entre o Ad hoc e o Workflow de Produção. É ideal para rotinas administrativas e demais grupos envolvidos em atividades constantes, previsíveis, pautadas por regras simples de coordenação. Tarefas que envolvam formulários e tratamento de documentos também se adequam bem a este Workflow.
Escolha uma ferramenta para aplicar o Workflow
Para que o workflow funcione plenamente na prática, é interessante contar com o auxílio de uma ferramenta tecnológica. Lembre-se de que a base do workflow é a sistematização, então, é preciso que todos os passos sejam devidamente definidos. Dê preferência para ferramentas que permitam criar fluxos fluidos e fáceis de serem entendidos.
O workflow deve ser, acima de qualquer coisa, facilmente compreendido por todos os membros da equipe. Somente assim será possível que todos assimilem as suas tarefas dentro do processo e cumpram a sua parte. O sistema deve ser, ainda, facilmente acessível para todos. Ferramentas com interface fácil de usar e entender são as melhores para manter esse tipo de processo.
Inicialmente, é interessante criar um workflow de menor complexidade para que seja possível assimilar a lógica. Com o passar do tempo e o sucesso do uso desse sistema, é possível ir aumentando o grau de complexidade. A sistematização somente funciona quando é aplicada em um ambiente em que sua estrutura foi completamente compreendida.
A adaptação pode levar algum tempo, mas certamente quando estiver absorvida pela equipe trará excelentes resultados. É uma forma de potencializar tudo de bom que a equipe tem para entregar.
Escolhendo o melhor Workflow para sua empresa
Independentemente de qual Workflow seja escolhido e implantado em sua empresa, é importante ressaltar que esta é uma tecnologia que transforma de maneira radical a execução de processos, procedimentos e tarefas. Analise e estude com cautela quais os tipos de Workflow existentes antes de implantá-lo em sua organização.
Como citamos acima, cada tipo de workflow é mais indicado para determinados perfis de atividades e corporações. Então, entenda primeiro qual é o perfil da sua companhia. Com essa compreensão devidamente feita, é mais simples escolher o modelo ideal para otimizar os processos da sua empresa.
Vale a pena, ainda, ter como um dos seus focos verificar o quanto o workflow está funcionando ou não. Faça uma avaliação para detectar se pode ser interessante escolher outro modelo para guiar o fluxo do trabalho da sua organização.
E para você, qual é o Workflow que melhor se enquadra em seu projeto ou em sua empresa? Use o espaço abaixo para nos contar a sua experiência e sua opinião sobre o assunto. Se este conteúdo te ajudou de forma positiva, compartilhe-o em suas redes sociais!
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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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