Conheça as vantagens do Cronograma Físico-Financeiro
Em nosso dia a dia, seja pessoal ou profissional, precisamos contar com mecanismos e ferramentas, que nos ajudem a ter uma melhor desenvoltura naquilo o que fazemos ou formos fazer.
Isso é essencial, uma vez que facilita a nossa rotina, nos torna cada vez mais capacitados para desempenhar nossas atividades com muito mais eficácia e eficiência, e contribui para que alcancemos resultados extraordinários em todas as nossas empreitadas.
Tendo em vista esta premissa, convido você a me acompanhar nesta leitura e conhecer as vantagens de se utilizar o cronograma físico-financeiro nos projetos que desenvolver em sua empresa.
O que é cronograma físico-financeiro?
O cronograma físico-financeiro é altamente utilizado em construções civis e obras, mas seus aspectos podem ser implementados em qualquer projeto, inclusive nas atividades de uma empresa.
Ele é físico porque se baseia no “avanço real” das entregas dos projetos. E é financeiro porque apresenta os custos relacionados ao tempo de produção dos mesmos.
O conceito baseia-se em organizar, de forma detalhada, as datas de entrega de determinada operação, bem como desempenho, gastos, atrasos, mão de obra necessária, compra de material, antecipação de problemas, entre outras informações.
Um cronograma físico-financeiro bem elaborado garante facilidade na realização das tarefas da empresa e torna-se uma ótima ferramenta para auxiliar a organização no alcance de seus objetivos.
O método nivela a gestão da empresa com o projeto a ser realizado, garantindo planejamento para a execução das etapas e estipulando prazos e projeções de gastos.
Sendo assim, é possível que o gestor antecipe as atividades, realize alterações, diminua o desperdício e retrabalho e, então, consiga alcançar o lucro final necessário para a empresa. Ou seja, o cronograma físico-financeiro proporciona a definição de prioridades, histórico das atividades e foco na realização das mesmas.
O gestor que elabora o cronograma deve ter em mente que, em determinado momento, alterações podem acontecer em algum projeto da empresa. Assim, o intuito do método é viabilizar um documento que apresente opções viáveis para a continuação das atividades da organização.
Vantagens do cronograma físico-financeiro
Trata-se de um cronograma muito prático. Em apenas um diagrama ele pode mostrar o percentual de avanço de todas as entregas de um projeto específico, além de todos os custos envolvidos.
É muito útil no momento de justificar o montante a ser utilizado, na hora de conseguir investidores e, sobretudo, monitorar o projeto. Ele vai ajudar na hora de, também, monitorar o fluxo de caixa, permitindo que o responsável pelo projeto possa antecipar os momentos de desembolso. E, ainda, a projetar o tempo, mostrando cada nova previsão de conclusão a partir de cada atualização.
A seguir, saiba outras vantagens da elaboração do cronograma físico-financeiro em uma empresa:
- Por oferecer um planejamento detalhado para as atividades da organização, o cronograma propicia coordenação à equipe envolvida, melhor gerenciamento e mais produtividade.
- O método torna possível a verificação do andamento das atividades. Com isso, a equipe envolvida é capaz de definir as prioridades, evitar atrasos e otimizar o tempo.
- O detalhamento de um projeto viabiliza quantos colaboradores serão necessários para realização do mesmo. Assim, a empresa evita que o profissional seja sobrecarregado ou tenha a sua produtividade reduzida.
- Fornece orçamentos e quanto investimento será necessário para determinado projeto, assim como controle de recursos financeiros.
- Com a relação de gastos é possível que o gestor negocie preços e pagamentos com fornecedores.
- O cronograma permite que o gestor acompanhe as atividades realizadas na empresa e tenha noção de quais projetos necessitam de maior atenção.
- Os detalhes referentes às despesas de alguma operação evitam que o gestor gaste dinheiro desnecessário e saiba onde e quando haverá um desembolso maior. Isso faz com que a empresa evite gastos excessivos.
- Os documentos gerados pelo cronograma, por apresentarem detalhes quanto aos gastos de um projeto, podem ajudar a empresa a obter financiamento junto ao banco, pois o método expõe se a organização é capaz de realizar os devidos pagamentos.
- A empresa passa a saber quantos produtos e materiais um projeto precisará, evitando acúmulo desnecessário de estoque.
- Com a geração do planejamento o gestor é capaz de definir metas assertivas para os projetos da empresa.
O cronograma físico-financeiro na prática
Para a realização de um cronograma físico-financeiro, primeiro, o gestor deve definir o que precisa ser entregue com mais urgência, depois estabelecer a sequência de atividades necessárias para a continuação de um projeto. A próxima fase é determinar os prazos para a realização das etapas e, por último, calcular os custos do projeto.
1 – Organização do caixa
O cronograma físico-financeiro permite que a empresa se programe para as etapas necessárias para a execução de um projeto e também esboce os recursos financeiros fundamentais para o alcance dos resultados esperados, viabilizando o lucro e a diferenciação no mercado.
Nele, as despesas com a execução dos serviços são detalhadas de forma diária, semanal ou mensal, dependendo do tipo de projeto. Esse tipo de informação vai permitir ao administrador do caixa saber exatamente quanto vai gastar e quando isso vai acontecer. Fazendo com que evite despesas e empréstimos fora do orçamento e imprevisto.
Assim como, também, poderão planejar o investimento do dinheiro que ainda não foi gasto. De maneira que possa render e reduzir as despesas da empresa.
2 – Organização do tempo
Ao fazer o cronograma físico-financeiro, o responsável pelo projeto poderá definir as prioridades e concentrar o foco nas equipes que, eventualmente, estejam mais atrasadas em relação às outras.
Assim como ajuda no momento de planejar compras de produtos, materiais ou serviços necessários para a realização e conclusão do projeto. Fazendo com que reduza estoque desnecessário e não gaste verba com itens e serviços de última hora – o que pode ser bem mais caro.
3 – Ter em mãos a data prevista do término do projeto
Todo e qualquer projeto tem começo, meio e fim. Assim como sua data de início tem grande importância, a data de finalização, na maioria das vezes, é tão ou mais importante. Especialmente sabendo que esse “meio” pode acabar se desdobrando mais do que o previsto ou desejado. O que, consequentemente, acaba gerando mais despesas.
Dessa forma, o cronograma físico-financeiro é um item essencial na elaboração de todo e qualquer projeto ao empreender, pois é ele que vai ajudar na programação e execução de cada etapa. Levando em consideração quando e como usar o orçamento disponível. Medida que irá evitar gastos desnecessários fora do tempo. E, claro, ter a certeza da viabilidade e retorno do projeto.
Como o Coaching contribui para a elaboração de um cronograma físico-financeiro?
O Coaching é um mix de técnicas e ferramentas que propiciam ao gestor uma consultoria empresarial capaz de auxiliá-lo na elaboração do cronograma físico-financeiro.
Visto que, para a viabilidade do documento, é essencial que, primeiramente, o profissional entenda a sua empresa, os processos que ela exerce, os produtos/serviços que ela oferece ao cliente, seus stakeholders, o mercado ao qual a organização está inserida e os possíveis cenários que a mesma pode enfrentar.
Se você ficou curioso e deseja saber mais como o Coaching pode contribuir para preparar o gestor para a elaboração de um cronograma físico-financeiro, bem como para prepará-lo para uma gestão cada vez mais eficiente, convido você a conhecer o Professional & Self Coaching – PSC, a melhor e mais completa formação em Coaching do país.
Agora me conte: você já conhecia o cronograma físico-financeiro? Acha que ele pode ser usado na sua empresa? Comente e compartilhe o artigo nas redes sociais, com seus amigos.
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Imagem: Witsanu Keephimai / Shutterstock