O planejamento operacional de uma empresa exige que sejam feitas análises e avaliações sobre tudo que as metas sejam alcançadas.
O planejamento é a palavra-chave para qualquer projeto. No âmbito empresarial, o planejamento, seja ele operacional, tático ou estratégico, consiste em um processo de estabelecer metas e elaborar ideias e planos para alcançá-las. A ação envolve a construção de táticas e etapas de raciocínio que levam um gestor ou uma equipe a estruturar um projeto de forma extraordinária. Sem essa organização, a equipe ou até a empresa pode complicar o trabalho cotidiano dos funcionários, perder oportunidades e até dificultar o entendimento do público sobre qual é a identidade da marca.
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A análise que antecede a tática
Vamos dar um pause! Antes de começar qualquer tipo de planejamento é muito importante que todos os funcionários entendam qual é o cenário que a empresa está inserida. Isso vale tanto para quem é gestor quanto para quem não é. Todos devem compreender:
- Missão e valores: saber e entender quais são esses dois pontos de um empresa é o primeiro passo para mergulhar na cultura dela.
- Benchmarking: é preciso descobrir quais são os correntes e criar um documento geral e/ou por áreas, que contenha história, avaliação de produtos, serviços, campanhas publicitárias e notícias. Esse estudo deve estar disponível para toda a empresa e deve ser atualizado regularmente.
- Setor: é essencial pesquisar o histórico do setor em que a empresa está inserida, estar em dia com as notícias e refletir sobre previsões.
- Mercado brasileiro: não basta engessar o pensamento somente no setor em que trabalha. É preciso expandir o conhecimento e ter uma visão crítica sobre todo o cenário do mercado do País.
Como montar a programação da empresa e das áreas
Desenvolver um planejamento estratégico e tático não é uma tarefa fácil. Minha recomendação é que a empresa reúna os gestores de todas as áreas para que se crie um calendário completo com as ações guarda-chuva delineadas. As discussões em grupo serão enriquecedoras, pois trarão profissionais com habilidade em diferentes áreas e com diferentes pontos de vista.
A linha do tempo criada pode ter lançamentos de produtos e serviços, campanhas publicitárias, parcerias e mais. A partir dessa reunião é importante que a gestão já tenha direcionamentos substanciais para ajudar as áreas. As indicações podem ser:
- Quais são os principais objetivos da empresa;
- Como será feito o acompanhamento deles;
- Planos de ações trimestrais com cronograma;
- Novidades que a empresa irá implementar;
- Verbas por área ou projeto.
Após definir as ações guarda-chuva é hora de partir para o desenrolar de cada área. Como o gestor terá todo o conhecimento, será função dele comunicar as decisões para a equipe e solicitar um planejamento focado na área dele.
A organização específica deve estar de acordo com os direcionamentos estabelecidos pela gestão. Todas as ações feitas na reunião macro devem ser repensadas e encaixadas em cada setor. Esse trabalho pode ser feito com diretor, gerente e coordenadores da área ou até mesmo com todos os funcionários do time.
Dicas para montar a estrutura do planejamento operacional e tático
Depois de criar o planejamento estratégico da empresa e das áreas, é a hora de desenvolver a parte operacional, que consiste na concretização de todas as ideias. Isso irá contribuir para a formalização de todos os procedimentos que foram determinados e na elaboração de um documento que possa ser consultado caso alguém tenha dúvidas. Para que isso aconteça, é preciso que o grupo tenha:
- Prazo: o gestor da área deve determinar qual é o prazo estabelecido pela empresa para cada ação. Assim, será possível criar um calendário geral do setor. Depois, o time de cada ação deve montar um cronograma detalhado das tarefas que devem ser cumpridas para que a data limite seja respeitada.
- Investimento: os gestores e os líderes de área devem trabalhar em conjunto para determinar quais serão os recursos a serem usados para cada ação.
- Erros comuns: todos da equipe devem estar atentos aos erros que podem acontecer no caminho. São alguns deles: não avaliar resultados, permanecer no mesmo caminho mesmo com algo incorreto e esquecer do público-alvo.
- Imprevisibilidade: a gestão e os funcionários devem estar atentos às grandes mudanças, que são diferentes do erros comuns que falei acima. Mesmo com todo o planejamento do mundo, o mercado pode mudar do dia para a noite. E para estar atualizado é preciso ter uma equipe que saiba lidar com as tarefas que surgem repentinamente.
- Líderes: é essencial definir qual será o capitão de cada atividade.
O papel do líder de projeto
O líder é um funcionário essencial para desenvolver os pontos estabelecidos no planejamento estratégico. Ele deverá ser o responsável por:
- Criatividade: o comandante do projeto deve trazer ideias constantemente e também estimular que a sua equipe faça o mesmo. Isso pode ser feito com dinâmicas em grupo, brainstorm e até com um quadro ou um espaço para escrever ideias.
- Realização de tarefas: é obrigação do líder incentivar os funcionários a fazerem as atividades.
- Acompanhamento: o orientador deve estar atento em relação a resolução dos serviços durante todo o processo.
- Monitoramento: além de acompanhar todas as tarefas é muito importante que o capitão esteja atento às metas. A análise de dados é essencial para conferir se as atividades que estão sendo cumpridas estão trazendo resultados. Caso elas não estejam, pode ser momento de alterá-las ou revisar os objetivos. Além disso, essa verificação pode prever problemas, dando mais tempo para minimizar o impacto negativo ou até mesmo evitá-los.
- Cronograma: não precisa ser o dono do relógio, mas quem está no comando deve estar atento ao cumprimendo dos prazos. A entrega de qualidade e dentro da validade é uma das características que determinam uma boa liderança.
- Diálogo: o comandante tem que estar disponível para atender a dúvidas, críticas e sugestões.
- Possibilidades: o líder deve ser observador o suficiente para identificar os funcionários que têm qualidades que devem ser expandidas e falhas técnicas que podem ser desenvolvidas para deixarem de ser defeitos.
- Psicologia organizacional: a harmonia do time e a vontade de trazer resultados deve ser o combustível de todos. Por isso, é extremamente importante ficar atento aos funcionários apáticos ou ações que podem desmotivar o grupo.
Você que se tornou líder agora não precisa se desesperar, pois todas as competências podem ser desenvolvidas no dia a dia. Para aprimorar as técnicas desse tipo de profissional é fundamental que ele esteja aberto a entrar em um processo de aprendizagem constante. Nesse momento, o coaching é ideal para quem já está indo bem na carreira e deseja crescer mais e se empoderar.
Viu como pode ser extraordinária a presença de uma organização desse tipo dentro da sua empresa? Lembre-se de que o sucesso de uma empresa depende do trabalho em conjunto que é feito para a elaboração do planejamento estratégico, tático e operacional.
Ficou mais fácil pensar em um planejamento com essas dicas? Se tem alguma dúvida ou gostaria de acrescentar algo é só escrever nos comentários.
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Imagem: Sergey Nivens / Shutterstock