Confira dicas importantes de como gerenciar o tempo no ambiente de trabalho
Querida pessoa, quero começar este artigo com umas perguntas direta e objetivas: como anda o seu tempo? Tem conseguido fazer tudo o que se propõe diariamente? Consegue conciliar vida pessoal e profissional sem que nenhuma delas fique prejudicada? Se as suas respostas para essas perguntas não são favoráveis, vale a pena ler este artigo e colocar em prática as nossas orientações! Vamos conversar sobre organização do tempo?
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Trabalhar por mais horas significa render mais?
Não. Mais do que quantidade, o ideal é conferir qualidade ao seu trabalho. Pesquisas da Organização Internacional do Trabalho (OIT) e da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE) confirmam que trabalhar por mais horas não significa render mais. Os estudos revelam que, no Brasil, trabalha-se mais horas do que em vários países ricos do mundo. Porém, a produtividade no país ainda não é a ideal. Na Alemanha, por exemplo, a média semanal de trabalho é de 38 horas, seis a menos que a média semanal dos brasileiros. Mesmo assim, o trabalhador alemão consegue ser quatro vezes mais produtivo. Isso é um dos indícios de que a gestão e organização do tempo se faz necessária para os profissionais dos mais variados segmentos do mercado de trabalho.
No contexto atual de trabalho – em que a maioria das pessoas tem muitas tarefas e prazos curtos para cumpri-las -, a boa organização do tempo se tornou uma prioridade para quem quer alcançar o sucesso. Muitos profissionais tentam resolver o maior número de obrigações durante o expediente e acabam não realizando todas as atividades de modo eficaz na maioria das vezes, o que gera retrabalho, sobrecarga e estresse. Aprender a como administrar o tempo de modo eficaz é fundamental para estabelecer uma rotina mais produtiva e tranquila. Isso evita a exaustão física e mental, a má alimentação e a falta de criatividade. Esse desafio, porém, exige empenho e disciplina do profissional. Para fazer um ótimo trabalho e aumentar sua produtividade, algumas dicas de gestão do tempo no trabalho são bastante valiosas. Veja:
1 – Liste suas atividades
Comece o dia enumerando todas as suas atividades, assim ficará mais fácil obter um panorama geral da quantidade de trabalho e do que deve ser priorizado. Estipule também prazos para a conclusão de cada tarefa e tente reduzi-los com o passar dos dias. Se quiser, utilize aplicativos que auxiliam nessa organização e cronometram o tempo das atividades. Ao longo do dia, marque o que já foi feito e no fim do expediente, faça um rascunho dos compromissos do dia seguinte.
2 – Tríade do tempo
Essa é uma eficiente ferramenta do Coaching, que ajuda a gerenciar o tempo da melhor forma. Resume-se em separar todas as tarefas por ordem de prioridade: importantes – todas as atividades relevantes, necessárias e que trazem resultados a curto, médio ou longo prazo; urgentes – atividades em cima da hora ou fora do prazo estabelecido; circunstanciais – atividades desnecessárias ou circunstanciais.
3 – Tenha disciplina e comprometimento
Não adianta utilizar agendas, aplicativos ou qualquer tipo de organizador se você não tiver disciplina e comprometimento com seus compromissos e horários. Seguir o que foi planejado é extremamente importante para obter êxito no gerenciamento do tempo. Todas essas sugestões que servem como auxílio (agenda, aplicativos, lembretes em celulares e outros), só vão surtir efeito, se junto a eles se você conseguir ser leal ao seu compromisso e se dedicar com vontade, caso contrário, todas as ideias e estratégias não servirão para nada.
3 – Não deixe as tarefas para última hora
O costume de deixar para realizar os afazeres quando o tempo já está se esgotando é comum e muito prejudicial para o rendimento, já que possivelmente o trabalho não terá tanta qualidade como quando é feito com calma.
4 – Tenha foco
Concentre-se no que é realmente importante e evite distrações fora de hora, como telefonemas pessoais, conversas paralelas e redes sociais. Quando você se distrai, leva em média 15 minutos para concentrar-se novamente. Para não perder o foco, crie o hábito de terminar o que começou antes de iniciar outra tarefa. Caso alguém ou algo venha interromper, antes de se desfocar completamente, faça uma anotação que possa te auxiliar para uma volta mais rápida. De qualquer forma, tente deixar claro que você está em um estado de atenção focado e que precisa finalizar o que havia começado, não tenha medo de parecer antipático, apenas priorize o que é importante naquele momento e mantenha o foco.
5 – Trabalhe em equipe
Se você tiver dificuldade para estipular o prazo sozinho, reúna sua equipe de trabalho e liste as prioridades. Quando mais de uma pessoa está comprometida com as tarefas, fica mais fácil lidar com o tempo, pois um colega ajuda o outro. O trabalho em equipe pode ser muito mais rápido e prazeroso do que um trabalho que é feito sozinho e sem ajuda. Por isso, procure encontrar as pessoas certas para dividir aquele ‘Job’ que vai levar horas, otimize seu tempo e faça mais tarefas em menos tempo.
6 – Delegue tarefas
Pessoas que têm a própria empresa costumam centralizar muitas obrigações por não conhecer o potencial de seus funcionários. Assim, é imprescindível descobrir os pontos fortes de cada colaborador e delegar o serviço. Isso otimiza a realização das tarefas e estimula a equipe. Assim como mencionamos no tópico anterior, o ideal é ter as pessoas certas trabalhando ao seu lado, contudo, você só irá descobrir de fato quem é capaz de realizar certas tarefas, ao delegar. Por isso, não tenha medo de deixar algumas atividades nas mãos dos colaboradores, arrisque-se mais, conheça sua equipe, veja do que ela é capaz. e ainda tenha tempo para outras atividades.
7 – Organize sua mesa e seu computador
Procurar documentos, relatórios, planilhas e apresentações pode tomar bastante tempo de trabalho. Para melhorar sua produtividade, mantenha todo o material de escritório no seu devido lugar, use divisórias para documentos e organize as pastas virtuais de maneira eficiente e prática.
8 – Deixe espaços entre as atividades
Sim, você deve ter tempo livre em sua agenda de trabalho. Isso não quer dizer que você ficará sem produzir, mas que novas tarefas podem aparecer. Com esses espaços livres em sua jornada será mais fácil fazer ajustes e encaixar demandas emergenciais.
9 – Descanse e divirta-se
O corpo e a mente passam a trabalhar de forma mais lenta quando estão cansados. Para ampliar seu rendimento e gerenciar sua rotina de modo eficaz, é essencial ter uma boa noite de sono e fazer pequenos intervalos durante o expediente para relaxar. Uma mente descansada produz em menos tempo e com mais qualidade. Curtir a família, sair com os amigos, praticar esportes, ler e assistir a filmes durante as horas de folga também são atitudes que contribuem para um melhor rendimento profissional.
Seguindo essas dicas corretamente, você evitará imprevistos e estresse no dia a dia. Ao adotar esses hábitos, será mais fácil respeitar os prazos, trabalhar com disposição, aumentar a produtividade e melhorar sua qualidade de vida. Saber gerenciar seu tempo é maximizá-lo. É claro que o dia ainda terá 24 horas, mas, se você administrar melhor o seu tempo, elas serão suficientes para realizar todas as suas tarefas.
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