A gestão de controle interno é responsável por promover a eficiência operacional e encorajar a política da organização.
Quando falamos em gestão, falamos na maneira como uma organização governa e administra as suas diferentes áreas de atuação. Assim, podemos falar em gestão financeira, gestão de pessoas, gestão de riscos, gestão de projetos, gestão de processos, e por aí vai. Contudo, há um tipo de gestão que tem ganhado especial destaque nos últimos tempos: a gestão de controle interno.
Como o próprio nome sugere, ela se refere a um conjunto de processos que verificam se o que tem sido feito dentro da empresa é benéfico na preservação e no crescimento do seu próprio patrimônio. Mas como isso deve ser feito? Que benefícios essa gestão pode proporcionar às organizações? As respostas, você vai conferir no artigo a seguir. Siga em frente e tenha uma excelente leitura!
Gestão de controle interno: definição
A gestão de controle interno consiste no conhecimento e na habilidade que o profissional tem de controlar os bens patrimoniais da organização. Trata-se de um segmento que visa a promover a eficiência operacional e a encorajar a política traçada pela administração.
Para isso, a gestão de controle interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado de métodos e medidas que são adotados pela empresa. O principal objetivo é proteger o patrimônio, além de verificar a exatidão e a fidelidade dos dados contábeis.
Os 5 pilares da gestão de controle interno
A gestão de controle interno, portanto, tem o objetivo de proteger as ações da empresa, visando à obtenção dos melhores resultados possíveis, tanto no desempenho da empresa quanto na satisfação de quem faz parte dela. Para isso, há 5 pilares que devem ser respeitados, seja na esfera pública, seja na esfera privada. Confira.
1. Avaliação de risco
Todas as atividades executadas em uma empresa estão associadas a determinados riscos: riscos financeiros, riscos de perder clientes, riscos de ser vencido pela concorrência, riscos de imagem, riscos de insatisfação interna (entre os próprios colaboradores), e por aí vai. Por isso, a avaliação do risco é essencial nesse tipo de gestão, pois ela contrapõe as vantagens e as desvantagens de cada ação a ser implementada antes que ela efetivamente seja posta em prática.
2. Atividades de controle
Atividades de controle são procedimentos que avaliam se as tarefas da empresa estão dentro dos conformes, ou seja, se são legais, se obedecem às normas internas e externas, se favorecem a produtividade, se amenizam os riscos da empresa e se de fato têm alcançado os propósitos para os quais foram designadas. Para isso, cabe à empresa adotar indicadores de qualidade para mensurar se cada tarefa está correta e cumprindo adequadamente o seu papel.
3. Monitoramento
Uma vez tendo sido definidos os indicadores de desempenho do passo anterior, é necessário realizar o monitoramento das atividades. Isso envolve acompanhar os colaboradores, os fornecedores, os departamentos, os clientes, e por aí vai. Isso deve ser feito com observação, pesquisas e análises interpretativas dos dados. Se as atividades estiverem sendo satisfatórias, basta dar continuidade a elas. Se não estiverem, será preciso fazer alterações antes que resultados negativos surjam.
4. Informação
A partir dos dados obtidos, cabe a empresa produzir relatórios acerca dos seus processos internos. O objetivo desses relatórios é justamente sintetizar os principais pontos acerca do desempenho de cada atividade, departamento, projeto etc. É preciso lembrar que a informação deve ser a base para as tomadas de decisão, de modo que escolhas cada vez mais assertivas possam ser feitas. Isso, sim, é pensar estrategicamente, mitigando riscos e encontrando oportunidades de melhoria.
5. Comunicação
Por fim, a informação só será útil se for comunicada. No caso da gestão de controle interno, ela deve ser divulgada a todos os que fazem parte do ambiente interno, ou seja, os líderes, os colaboradores, os investidores, os parceiros e até mesmo os fornecedores, caso a empresa assim julgue importante. Quanto mais as pessoas estiverem informadas acerca do que vai bem e do que precisa melhorar, mais o seu desempenho vai progredir. Esse processo deve ser feito de forma contínua.
A importância da gestão de controle interno nas empresas
Quando há uma boa gestão de controle interno, a empresa consegue identificar e evitar desfalques, adotando medidas preventivas e corretivas de forma rápida.
Confira as vantagens da gestão de controle interno
- Separação de funções e responsabilidades: o patrimônio da empresa é administrado por diferentes indivíduos, sendo que cada um fica responsável por uma área. Essa descentralização favorece a especialização e a dedicação total de cada colaborador envolvido, minimizando as chances de erros e facilitando o diagnóstico de falhas (encontrar o responsável);
- Maior controle contábil dos ativos, passivos, receitas e despesas: o controle interno favorece também a administração de tudo aquilo que a empresa precisa pagar, bem como tudo aquilo que a empresa tem a receber, promovendo ações que conduzam a uma balança favorável nessa equação;
- Controle físico dos bens e direitos: todas as posses da empresa e todos os seus direitos ficam garantidos com esse processo, como instalações, imóveis, equipamentos, ferramentas, contratos, colaboradores, matérias-primas, enfim, tudo o que ela precisa para executar um trabalho de qualidade;
- Maior empenho de todos os colaboradores para seguir os procedimentos descritos para cada departamento: quando a gestão de controle interno é realizada e tem a sua importância reconhecida, todos os funcionários se dedicam com mais empenho, pois sabem que devem prestar contas das suas atividades e dos respectivos resultados obtidos.
A gestão de controle interno, quando feita de forma eficiente e adequada, proporciona à empresa uma melhor visão do seu desempenho e desenvolvimento. Não existe um modelo ideal de gestão de controle interno, mas é preciso que cada empresa faça a adaptação que melhor se adéque ao seu ramo de atividade, ao volume de operações e aos riscos envolvidos.
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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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