Gerenciamento de tempo: técnicas e ferramentas para aumentar a produtividade pessoal e profissional

Já citamos aqui no blog que o tempo tem se tornado um recurso cada vez mais escasso. Atualmente, as pessoas têm tantos compromissos e distrações, que fica difícil dar conta de tudo o que precisa ser feito em apenas 24 horas. Em cada dia, precisamos cuidar da vida pessoal, saúde, carreira, família, amigos, finanças, espiritualidade, descanso, cuidados domésticos, e por aí vai. É muita coisa, não é mesmo?

 O gerenciamento de tempo é um processo complexo, mas necessário para que possamos equilibrar todas essas áreas da vida, sem comprometer a saúde física e mental. Neste artigo, vamos conferir técnicas e ferramentas que nos ajudam a organizar o nosso tempo e a aumentar a produtividade pessoal e profissional. Confira!

Técnicas

Conheça 7 técnicas muito úteis para gerenciar o seu tempo com eficácia.

•  Lista de tarefas (“to do list”)

A lista de tarefas é uma técnica que aprendemos a usar na escola, mas que, na vida adulta, muita gente deixa de lado. Ela consiste basicamente em colocar no papel tudo aquilo que precisamos fazer nas diferentes áreas da vida. Quando uma pessoa faz isso, ela evita esquecimentos e ainda “alivia” o cérebro do peso de ter que se lembrar de tudo isso. Portanto, faça a sua lista de tarefas do dia, da semana ou do mês. Ao concluí-las, risque-as, e você verá o quanto isso desperta bons sentimentos.

•  Agenda

A agenda, seja física, seja virtual, é uma ferramenta antiga, mas extremamente útil no nosso gerenciamento do tempo. Por meio dela, podemos não apenas anotar a nossa lista de tarefas (item anterior), mas também distribuí-las de forma equilibrada entre dias e horários estratégicos. Isso evita os dias em que ficamos sobrecarregados, bem como aqueles em que ficamos ociosos.

• Planejamento estratégico

Quando falamos em planejamento estratégico, geralmente pensamos em empresas e departamentos. No entanto, você, individualmente, também pode organizar a sua rotina de forma estratégica. Para isso, defina horários específicos para acordar, fazer as suas refeições e deitar-se à noite. Além disso, procure deixar as tarefas mais desgastantes para o momento do dia em que você se sente mais cheio de energia (o que varia de pessoa para pessoa). Organize os seus dias na véspera!

• Matriz de Eisenhower

Dwight Eisenhower foi presidente dos EUA entre 1953 e 1961. Ele desenvolveu uma matriz por meio da qual classificamos as nossas tarefas em 4 categorias e, assim, podemos definir como lidar com elas:

• Importante e urgente: faça agora.
• Importante, mas não urgente: agende.
• Não importante, mas urgente: delegue.
• Não importante e não urgente: descarte.

• Delegação de tarefas

Na matriz de Eisenhower, aparece a palavra “delegação”. Trata-se do ato de distribuir tarefas entre outros indivíduos. Em uma empresa, ou mesmo na sua casa, você não precisa — e nem deve — fazer tudo sozinho. A divisão estratégica do trabalho permite que ninguém fique sobrecarregado e melhora a produtividade de todos, reduzindo o tempo necessário para concluir as tarefas.

• Técnica Pomodoro

A técnica Pomodoro recebeu esse nome (que significa “tomate” em italiano) porque o cronômetro do seu inventor era em formato de tomate. A técnica consiste basicamente em dividir o tempo necessário para concluir uma tarefa em blocos de 25 minutos de produtividade, seguidos de 5 minutos de descanso. Após 4 blocos, pode-se fazer uma pausa maior, de 15 minutos.

• Eliminação de interrupções

O rádio ligado, os programas de televisão, as notificações das redes sociais na tela do celular, os e-mails que não param de chegar, o bate-papo entre os colegas, a notícia bombástica que surge em tempo real — perceba quantas interrupções e distrações surgem no dia a dia! Diante de uma tarefa mais importante ou complexa, afaste-se de tudo isso. Desative essas notificações e apenas volte a acompanhá-las depois de concluir a atividade em questão.

Ferramentas

Para colocar todas essas técnicas em prática, existem algumas ferramentas que podem facilitar a sua vida. Confira!

• Trello

O Trello é um programa computadorizado para gerenciamento de projetos. Nas empresas, ele ajuda as equipes a fazer listas de tarefas, definir prioridades, estabelecer prazos e atribuir os responsáveis por cada atividade. Todavia, você também pode utilizá-lo individualmente como uma agenda, organizando as suas próprias tarefas diárias.

• Todoist

O Todoist é um aplicativo que permite que cada usuário crie uma lista de tarefas e as gerencie de forma eficiente, definindo prazos e estabelecendo prioridades. Você pode definir horários e categorias, bem como registrar as tarefas que já foram concluídas para mensurar o seu progresso.

• Google Agenda

O Google Agenda é um programa extremamente útil e já utilizado por muitas pessoas. Quem já tem uma conta de e-mail do Google (Gmail) consegue sincronizar todas as reuniões e compromissos marcados no e-mail com a própria agenda, de maneira automática. É possível compartilhar eventos com outras pessoas e ativar lembretes com alguns minutos de antecedência para que você não se esqueça de nada!

• Forest

O Forest (do inglês, “floresta”) é um aplicativo muito interessante. Ele serve para que você organize as suas tarefas diárias, com base na técnica pomodoro, que coordena o seu tempo de produtividade e de descanso, conforme citamos acima. À medida que a pessoa conclui tarefas, ela planta árvores virtuais, construindo a sua própria “floresta”. Enquanto você permanecer no aplicativo, sem interromper a atividade, as suas árvores crescem. Uma gamificação interessante!

• Evernote

Por fim, o Evernote é também uma ferramenta bastante conhecida e cheia de recursos. Por meio dele, é possível armazenar ideias, criar listas de tarefas, adicionar anexos, criar lembretes, enfim, não se esquecer daquela ideia que surge no meio do dia!

O gerenciamento de tempo é um processo que pode variar muito de pessoa para pessoa. As técnicas e ferramentas acima foram desenvolvidas para ajudá-lo a encontrar a sua produtividade, eliminando as distrações e mantendo a sua motivação e organização no que precisa ser feito. Esse bom aproveitamento de um recurso tão valioso como o tempo faz a diferença no sucesso que podemos alcançar. Fique atento!

E você, querida pessoa, como administra o seu tempo? Deixe o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!