Dicas para implementar um Programa de Compliance na sua empresa

Tornou-se imprescindível no cenário atual implementar um Programa de Compliance em organizações de diferentes portes e segmentos. A função desse tipo de programa é garantir que a empresa atue em conformidade com a legislação vigente pautada pela ética de seus colaboradores. A estrutura corporativa abre uma série de brechas para a adoção de comportamentos antiéticos e corruptos, sendo interessante a criação de mecanismos que impeçam tais atitudes.

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O que é Programa de Compliance?

O nome compliance tem sua origem no verbo da língua inglesa “to comply”, cujo significado é fazer cumprir ou agir dentro da conformidade. O conceito foi criado nos Estados Unidos com o objetivo de monitorar e assegurar uma atuação mais ética e correta das grandes corporações de setores-chave, como o de bancos e o farmacêutico no começo do século passado.

Inicialmente, o foco dos programas de compliance estava em fazer com que as regras instituídas pelo governo fossem devidamente aplicadas. No entanto, a partir dos anos 1970, percebeu-se a necessidade de estabelecer normas focadas em evitar a corrupção de executivos dessas companhias, estabelecendo regras antissuborno. Foi nessa fase que se deu a criação de departamentos dedicados à compliance dentro das organizações.

Compliance no Brasil

A chegada do conceito de compliance em terras brasileiras se deu a partir do final dos anos 1990 e início do novo século. Assim como aconteceu nos Estados Unidos, primeiramente teve seu foco em fazer com que as companhias cumprissem as leis vigentes, para depois adquirir características mais focadas em combater a corrupção envolvendo o setor público.

Atualmente, é crucial que as empresas tenham um Programa de Compliance em funcionamento para que possam ser e se manter transparentes para o grande público e para a justiça.

Quem define as regras do Programa de Compliance?

Um ponto interessante, mas que pode trazer algumas complicações no momento de formular o Programa de Compliance, é o fato de que são as empresas que formulam as regras do mesmo. Obviamente, os gestores devem conhecer e usar as leis vigentes como base para orientar os tópicos desse programa, mas não há uma lista de regras predeterminadas, como acontece com programas ISO, por exemplo.

Basicamente, a ideia é identificar potenciais brechas para descumprimento da legislação e práticas antiéticas e/ou corruptas, criando então mecanismos que impeçam tais comportamentos. Podem ser usadas como referência para estabelecer essas regras leis específicas, como as trabalhistas, ambientais, anticorrupção, entre outras.

A dica para os gestores que estão iniciando o desenvolvimento do Programa de Compliance de sua organização é consultar o artigo 42 que faz parte do decreto 8420 de março de 2015. Nesse artigo, são apresentados 16 incisos que orientam a implementação de compliance nas empresas de acordo com modelos já utilizados nos Estados Unidos, Inglaterra e França.

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7 Dicas para implementar um Programa de Compliance na sua companhia

A implementação com sucesso de um Programa de Compliance depende de alguns fatores, como a cultura organizacional da empresa, a predisposição dos colaboradores, o conhecimento do responsável por conduzir o processo, entre outros. A seguir, listei 7 dicas de como fazer essa implementação com assertividade.

1 – Diagnóstico de riscos

A primeira etapa para implementar um Programa de Compliance adequado para a sua companhia é fazer uma análise completa a respeito dos riscos a que ela está exposta. Essencialmente, se trata de verificar quais são os potenciais desvios de conduta que podem ser adotados pelos colaboradores devido às relações estabelecidas com as concorrentes ou com o setor público.

A Lei Anticorrupção apresenta em seu texto algumas definições que permitem entender com mais clareza quais são os pontos diferenciais de acordo com o foco de atuação de cada corporação. Somente com essa avaliação devidamente feita é possível desenvolver regras coerentes com a realidade e com as necessidades de fiscalização.

2 – Estabeleça uma estratégia

Conhecendo os pontos mais delicados da estrutura corporativa da sua empresa, o gestor pode iniciar o processo de desenvolvimento de uma estratégia com o objetivo de cercear eventuais desvios de conduta. Para que na etapa de implementação todas as condições estejam facilmente compreensíveis, é necessário traçar um planejamento detalhado.

Comece listando todas as atitudes que deverão ser tomadas e quem serão os responsáveis por conduzir essas mudanças em cada departamento. Em seguida, desenhe um cronograma com os prazos para que essas alterações sejam iniciadas e concluídas. É importante ter os resultados bem delineados nesse planejamento para que fique mais claro, até mesmo para os colaboradores que tiverem alguma dificuldade com o conceito de Programa de Compliance, o que se espera obter.

3 – Defina um código de ética alinhado com a companhia

Além de pensar nas mudanças práticas dos processos corporativos cotidianos, é interessante que o gestor estabeleça um código de ética devidamente alinhado com a sua organização. Isso significa definir regras pertinentes à forma como a companhia atua no mercado, considerando como salvaguardá-la de riscos de ações com viés antiético ou corrupto. Dependendo do setor de atuação e de quem são os clientes da companhia, pode existir mais chances de adotar uma postura incorreta.

O texto desse código deve ser de fácil compreensão e não abrir possibilidade de interpretação dúbia. Os colaboradores de todos os níveis hierárquicos devem saber quais são as regras e quais são as atitudes que não devem ser tomadas em busca de um comportamento mais adequado ao setor de atuação. É importante que haja uma correta absorção da ideia central dessas regras, comportamento sem desvios.

4 – Formação de um departamento ou equipe de compliance

Como compliance adquiriu um peso muito mais significativo nos dias de hoje, se tornou relativamente mais simples encontrar colaboradores preparados para assumir departamentos focados nesse tipo de programa. Dependendo do tamanho da companhia, pode ser necessário ter um departamento inteiro à disposição do estabelecimento e cumprimento das regras de compliance. Vale fazer uma análise da situação corporativa atual para determinar quais são as necessidades no seu caso específico.

Contudo, empreendimentos de médio ou pequeno porte podem contar com uma equipe menor ou, até mesmo, um funcionário dedicado à gestão do programa. O que realmente importa é a capacitação dos colaboradores envolvidos, eles precisam ter pleno conhecimento a respeito da legislação vigente, dos processos realizados pelos diferentes departamentos da companhia e de metodologias para corrigir falhas.

5 – Estabeleça um sistema de fiscalização

Para que o Programa de Compliance seja realmente colocado em prática, é necessário criar meios de fiscalização. Uma forma de manter a observação de perto do cumprimento das regras é estabelecer canais de comunicação em que clientes, fornecedores e outros colaboradores possam denunciar comportamentos inadequados. Divulgue o que são esses comportamentos inadequados para que os potenciais denunciantes saibam identificá-los para poder notificá-los.

O departamento, ou mesmo o funcionário responsável pelo programa, deverá fazer uma análise profunda das denúncias, identificando a sua coerência e a gravidade. É importante saber discernir eventuais desvios decorrentes de desconhecimento das atitudes corretas de ações baseadas em comportamento antiético. A motivação de tais ações incorretas deve ser a base para a verificação de quais são as atitudes que devem ser tomadas.

6 – Defina estratégias de capacitação dos colaboradores

As regras do Programa de Compliance serão cumpridas na medida em que forem de conhecimento de todos os envolvidos. Então, durante o processo de definição dessas regras, se deve considerar a facilidade de absorção do conteúdo pelos principais interessados, que são os funcionários envolvidos nos processos com mais brechas. Além disso, é essencial fazer uma divulgação massiva para a companhia como um todo da criação do programa e do motivo da existência do mesmo.

Uma forma de trabalhar essa divulgação é proporcionar o contato dos colaboradores com palestras e cursos de capacitação focados na tomada de atitudes éticas. A realização de dinâmicas de grupo e sessões de orientação corroboram para a criação de um conhecimento mais profundo sobre o cumprimento de leis e regras relevantes para o bom andamento da corporação. Quando se sabe o motivo de tomar uma determinada atitude, é muito mais fácil incorporá-la à sua rotina.

7 – Acompanhamento do programa

Para ter certeza de que o Programa de Compliance está operante e é funcional, deve-se manter um acompanhamento de perto. Esse é o motivo pelo qual o departamento ou equipe responsável pelo programa não pode ser desfeito após a sua implementação. Todos os dias, o programa passa por novos testes e os colaboradores precisam estar verdadeiramente comprometidos em manter uma postura ética diante dos desafios cotidianos.

Os gestores do Programa de Compliance, além de administrar as eventuais queixas a respeito do descumprimento das regras, devem estar presentes no cotidiano, buscando resolver dúvidas que possam surgir para os colaboradores. Novamente ressalto que, em alguns casos, ações potencialmente antiéticas não são tomadas com o objetivo de agir contra a lei, mas sim por mero desconhecimento. Gerir um programa desses demanda paciência e o entendimento de que mudanças profundas não acontecem do dia para a noite.

Gostou de saber mais sobre como implementar um Programa de Compliance na sua empresa? Já conhecia essa metodologia? Deixe seu comentário abaixo, compartilhando sua opinião a respeito.

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