A criação de um plano de ação é uma etapa conseguinte à elaboração do planejamento estratégico empresarial, chamado também de plano de ação empresarial, que define objetivos e metas a serem alcançados pela organização em determinado período de tempo. Sua realização é essencial para que as atividades da empresa estejam bem organizadas e favoreçam as conquistas almejadas.
Mas o que é um plano de ação? Como seu próprio nome já diz, trata-se de um projeto em que estejam consolidadas todas as informações sobre o objetivo desejado, desde as atividades para concretizá-lo, passando pelos recursos físicos, monetários e humanos necessários. Essa ferramenta permite que todas as decisões sejam tomadas antes mesmo de colocadas em prática, garantindo mais assertividade e correção prévia de eventuais problemas. Um bom plano de ação pode ser até base para um planejamento estratégico.
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O plano de ação pode ser utilizado por profissionais que querem atingir alguma meta em suas carreiras ou por empresas que precisam investir em soluções mais complexas. É indicado, ainda, para alcançar soluções a curto prazo, mas nada impede de ser utilizado também em outras circunstâncias. Ele possibilita que o executor siga uma sequência de tarefas mais claras e lógicas previamente delimitadas, o que leva à concretização dos objetivos de forma mais rápida e prática.
A Importância De Definir Um Plano De Ação
Alcançar grandes resultados, ascender na carreira, realizar metas e objetivos com efetividade. Com certeza, esses elementos são desejados por todo profissional que busca o sucesso. Para conseguir tudo isso, no entanto, é necessário planejar todos os passos e ter disciplina para cumpri-los. Nessa perspectiva, elaborar um plano de ação é uma forma de separar as etapas de elaboração da execução, obtendo um estudo mais detalhado de todas as atividades necessárias para atingir o objetivo.
No entanto, elaborar um plano de ação exige do executor uma boa coleta e análise de dados, de forma a projetar o futuro levando em consideração fatores básicos que devem ser respeitados por quem o executará. Essa coleta poderá ser realizada por meio de uma autoanálise sobre suas capacitações profissionais e pessoais, caso você esteja interessado em utilizar a ferramenta para alavancar sua carreira. Já se sua finalidade for propor soluções para sua empresa, atas de reuniões, pesquisas, relatórios de auditoria entre outros documentos podem ser muito úteis.
Do papel para a concretização dos objetivos
Imagine que você deseja uma promoção de cargo na empresa onde trabalha ou mesmo mudar de carreira. Qual seria a melhor forma para alcançar esses objetivos? Você pode, facilmente, usar o plano de ação como seu balizador para orientar cada passo rumo ao alcance daquilo que deseja. Para exemplificar como ele funciona, imagine que você esteja no ponto X de sua carreira e queira ir para o ponto Y. O projeto o ajudará a delimitar todos os passos para fazer essa movimentação. Algumas orientações são fundamentais na elaboração eficaz desse planejamento.
Siga as etapas do plano de ação
Como todo planejamento, o plano de ação também deve ser elaborado, desenvolvido e encerrado, seguindo as etapas tradicionais: início > planejamento > execução >monitoramento> encerramento. Coloque todos os itens no papel conforme às instruções descritas nos tópicos a seguir:
Início
Como dissemos, o plano de ação exige um bom conhecimento de seu executor. Esse é o ponto inicial da sua elaboração. Reúna todas as informações possíveis sobre aquilo que deseja traçar. Estar bem preparado facilita na hora de organizar o projeto com mais eficiência, além de identificar eventuais problemas que possam prejudicar o andamento das atividades. Esse conhecimento permite definir adequadamente os prazos e custos necessários para executar as ações que levem à concretização dos objetivos.
Planejamento
O planejamento é a base da estrutura do plano de ação, porque é aqui que deverão ser definidas as principais atividades e respectivos recursos para executá-las. Dessa forma, nesta etapa, o executor tem como tarefas elaborar um cronograma, determinar a participação dos profissionais e os custos necessários. Além disso, também é preciso elaborar planos de ação secundários de acordo com as exigências para realização das atividades delimitadas, como, por exemplo, risco, qualidade, recursos humanos, entre outros.
Execução
Esta é a fase em que as ações planejadas serão colocadas em prática. Para cada uma delas, deverá ser atribuído o consumo de orçamento previamente calculado, assim como dos recursos humanos e físicos. O executor deve analisar a execução de cada uma das atividades porque é nesta etapa que ficarão evidentes os eventuais erros e desvios que poderão prejudicar o andamento do plano.
Monitoramento
Você deve também desenvolver estratégias para acompanhar a evolução geral do seu plano de ação, bem como definir no cronograma os períodos em que fará essa análise. Quando identificar algum problema, deve listá-lo, identificar as suas causas e atribuir uma solução adequada para resolvê-los. Se necessário, não hesite em ajustar alguma etapa de seu projeto para garantir a sua eficácia.
Encerramento
Na fase de encerramento, você deve rever o plano de ação e transferir as informações para um documento que o permita fazer o acompanhamento adequado. Se houver mais envolvidos na execução do projeto, eles deverão receber uma cópia com suas respectivas atividades e outras informações relevantes adequadamente listadas. Esta fase é importante para implementar eficazmente o seu planejamento.
Muito importante é estar atento às etapas do plano de ação. Três perguntas são fundamentais na hora de elaborar o plano. Fica a dica:
Onde estamos?
Essa é a primeira questão a ser respondida na elaboração do planejamento estratégico. Trata-se de uma avaliação minuciosa do ambiente interno e externo da empresa, buscando identificar os fatores que venham a influenciar a consecução de objetivos da organização.
Ao analisar o ambiente interno, os gestores devem elencar os pontos fortes a serem potencializados e os pontos fracos a serem suprimidos, levando em consideração todas as áreas e recursos da empresa. Além disso, os gestores devem identificar as oportunidades e ameaças proporcionadas pelo ambiente externo, levando em consideração aspectos de mercado, econômicos, sociais, legislatórios, e todos os que podem influenciar a organização.
Aonde queremos chegar?
Nessa etapa, os gestores avaliam o histórico da empresa e criam metas a serem atingidas. O alcance dessas metas deve estar relacionado a um período pré-estabelecido e ser passível de constatação. Em geral, os objetivos empresariais estão associados a aumento de lucro, expansão dos negócios, posicionamento de mercado ou variação da carteira de produtos.
Como chegar lá?
Etapa final do planejamento estratégico, a definição das estratégias considera as informações geradas pelas duas etapas anteriores e cria meios para alcançar os objetivos que foram estabelecidos. É a delimitação dos caminhos a serem adotados em direção aos propósitos dos gestores, de forma que cada caminho — cada estratégia — atenda a, pelo menos, um objetivo.
Você sabe como fazer um plano de ação empresarial? Leia nosso post e aprenda!
Construindo um plano de ação empresarial
O objetivo do plano de ação empresarial é elencar todas as atividades que precisam ser desempenhadas para alcançar os objetivos estabelecidos no planejamento estratégico empresarial. Este é o momento de detalhar, de forma clara e realista, quais ações serão de responsabilidade de cada colaborador, estabelecendo a forma como a função será desempenhada e em qual prazo.
Sistema 5W2H
O Sistema 5W2H é um check-list de várias atividades que precisam ser desenvolvidas com muita clareza por parte de todos os colaboradores da empresa. Basicamente, o 5W2H é o mapeamento das atividades a serem empreendidas, desde as iniciais até o cumprimento das metas. Este método funciona a partir da resposta detalhada às seguintes questões:
- What – O que será feito?
Trata das etapas necessárias para completar determinada ação. - Why – Por que será feito?
Essa é a justificativa para as ações que serão feitas. - Where – Onde será feito?
Indicação do local onde ocorrerão as ações. - When – Quando será feito?
Estabelecimento do cronograma das atividades e do prazo para finalização. - Who – Por quem será feito?
Elencar as pessoas envolvidas nas atividades, sendo responsáveis por empreender as tarefas e gerir os colaboradores. - How – Como será feito?05
Designação de todos os métodos que serão empregados. - How much – Quanto custará?
Cálculo do valor a ser investido.
Após responder as questões do Sistema 5W2H, o gestor tem em mãos um documento que serve de guia para direcionar os esforços e possibilitar a verificação das atividades, de acordo com sua realização. Desse modo, é possível identificar rapidamente quando alguma atividade foi realizada de maneira diferente daquilo que foi planejado, evitando a queda de qualidade no objetivo final.
É importante que toda a organização participe e acompanhe o plano de ação empresarial, provendo uma elevada cooperação e maiores possibilidades de sucesso ao processo. A ferramenta é bem fácil de ser implementada e seus benefícios são inúmeros. Por isso, use-a sempre.
Coaching e Plano de Ação
De todo modo, procure estar sempre atualizado sobre seu mercado de atuação, fazer novos cursos e aprimorar suas competências comportamentais, especialmente no que tange o trabalho em equipe, automotivação, foco, gestão do tempo e comunicação interpessoal. Nessa perspectiva, uma excelente aposta é o Coaching, que trabalha um plano de ação de maneira detalhada, ou seja, de acordo com as metas e os objetivos profissionais e pessoais do cliente, sempre respeitando suas crenças e valores e alinhando-os, de forma sistêmica, aos resultados desejados.
E você, já adotou algum plano de ação? Essa ferramenta foi benéfica para você? Conte-nos mais sobre a sua experiência nos comentários!
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