Tipos de Gastos de Uma Empresa
Os gastos são necessários para o bom funcionamento de uma empresa e consistem em investimentos que estão espalhados pelos inúmeros processos organizacionais. Apesar de parecer contraditório, as receitas que uma empresa gera vão depender dos gastos que ela realiza. Nesse sentido, a otimização de gastos, a fim de maximizar os lucros de um negócio, depende de uma gestão administrativa e financeira eficiente.
Por isso é essencial que os gestores saibam identificar, de maneira correta, os gastos necessários e classificá-los de acordo com seu tipo, para que seja realizada uma boa administração dos recursos da empresa. Ainda, o conhecimento sobre os gastos de uma organização ajuda a prevenir erros de investimentos, que podem vir a significar prejuízos futuros.
Para que você entenda melhor como funciona este processo, no artigo de hoje vou falar sobre os tipos de gastos existentes em um negócio e o quanto é importante saber identificá-los, para uma administração financeira verdadeiramente eficiente.
Tipos de gastos dentro de uma empresa
Os gastos podem ser definidos como as saídas de recursos financeiros da empresa e podem ser divididos entre custos, gastos, despesas, investimentos e gastos não operacionais. Faz-se necessário uma correta diferenciação dos referidos termos, para que se garanta o bom andamento do negócio.
Ao compreender corretamente o que significa cada gasto, o empresário estará melhor preparado para realizar uma avaliação dos produtos e/ou serviços que oferece e será capaz de apurar quais são os pontos do negócio que podem ser otimizados, ou mesmo se determinado produto ou serviço ainda é viável de continuar a ser oferecido no mercado. Essa análise pode inclusive chegar a níveis mais profundos, sendo, por exemplo, possível verificar se o modelo de negócio adotado é realmente o mais adequado.
Entenda a seguir o conceito de cada tipo de gasto que uma empresa pode ter:
Custos
Os custos referem-se a todo valor que a empresa necessita despender para produzir e comercializar sua mercadoria ou para oferecer seus serviços. Por meio dos custos que é possível começar e continuar as vendas. Ou seja, o custo representa todo capital que foi diretamente aposto em todos os aspectos da empresa, que são indispensáveis para a produção da sua atividade central.
São considerados custos, por exemplo, a contratação de mão-de-obra, a obtenção de matéria-prima, os gatos com a conservação da sede da empresa, as contas de energia elétrica, a depreciação de maquinários e equipamentos, a obtenção de insumos, entre outros.
Os custos dividem-se em diretos e indiretos, sendo que os diretos são aqueles que estão intimamente ligados à produção de um bem de consumo ou ao processo de oferta de um serviço, como os gastos feitos com matéria-prima ou mão-de-obra. Já os custos indiretos, como o próprio nome já diz, serão aqueles que estão indiretamente relacionados à produção de um bem ou ao processo de oferta de um serviço, como os gastos com a manutenção da sede da empresa, ou com logística.
É importante que os gestores consigam fazer o discernimento do custo de produção e do processo de realização, a fim de determinar o preço de custo de um produto ou serviço. Por exemplo, o gasto inicial com a obtenção de matéria-prima será considerado como gasto, mas a partir do momento que essa matéria-prima for utilizada para a produção de mercadoria deverá ser contabilizada como custo de produção. A partir dessa diferenciação que será possível definir o preço mínimo de custo de um determinado produto.
Despesas
São os valores gastos para manter a estrutura mínima de funcionamento da empresa. Geralmente não estão diretamente relacionados com as vendas do produto ou serviço da organização, mesmo assim, os gastos realizados com as despesas podem influenciar no aumento de sua receita.
As despesas podem ser encaradas como os investimentos realizados na administração e funcionamento da organização. São consideradas como despesas, por exemplo, os investimentos feitos nos setores administrativos e de recursos humanos, nas operações comerciais, nas ações de marketing, e até mesmo gastos com telefone, aluguel, material de escritório, e por aí vai.
Ainda, as despesas podem ser classificadas como fixas ou variáveis, sendo que as fixas são aquelas previsíveis e que não dependem da quantidade de mercadorias ou serviços que foram produzidos e vendidos. Ou seja, entram nessa categoria o que foi gasto com mobiliário, material de escritório, telefone, aluguel etc.
Já as despesas variáveis serão aquelas que vão depender diretamente do volume produzido e/ou vendido pela empresa, como as comissões de vendas, as ações de marketing, entre outros.
Investimentos
Um investimento pressupõe que haja algum tipo de retorno futuro para a empresa, esperando-se, especialmente, que ocorra um aumento em seus ganhos no futuro. Pode ser encarado como o valor que a empresa destina para gerar melhorias em seus processos, imagem e lucro. Ou seja, tem como objetivo o retorno financeiro.
Por exemplo, a aquisição de um maquinário extremamente caro, mas que será capaz de aumentar a produção em 3 vezes, irá também aumentar o faturamento da empresa. Ainda o oferecimento de curso de capacitação para a equipe, a fim de que esta seja capaz de desempenhar uma atividade com maior produtividade, é considerado também como um investimento.
Os investimentos podem ser apelidados como um “bom gasto”, uma vez que se espera que esse dinheiro despendido seja capaz de gerar benefícios, que aumentem os resultados da empresa.
Inicialmente, espera-se que um investimento tenha um alto custo para a empresa e esse custo deve ser recuperado por ela a um médio ou longo prazo. Dessa forma, antes de realizar qualquer investimento é necessário avaliar o tempo de retorno deste e se ele será realmente vantajoso para a empresa.
Ainda, é importante que seja avaliado também se após o tempo de recuperação do valor aplicado no investimento, haverá de fato aumento da receita da empresa e via de consequência da sua margem de lucro.
Gastos não operacionais
São classificados como aqueles não previstos no orçamento da empresa, mas que são necessários para que ela continue suas atividades. Geralmente são aqueles gastos que não estão relacionados as operações referentes à natureza da empresa, como a troca de equipamentos com defeitos, assistência técnica, entre outros.
Outro aspecto relevante para entender os gastos não operacionais é conhecer o Regulamento de Imposto de Renda de 1999 (RIR/1999). Nele a Receita Federal considera como gastos não operacionais: as subvenções para investimentos (isentas ou com redução de imposto) – que podem ser, por exemplo, doações do Poder Público ou doações para expansão de um empreendimento; implantação de um empreendimento; receita com dividendos; indenização de seguros; juros sobre um empréstimo. Dependendo da natureza do seu negócio, deve-se prestar atenção também a essa classificação para fins, inclusive, contábeis e não apenas gerencial.
Qual a importância da identificação dos gastos?
A identificação dos gastos empresariais e sua classificação correta será capaz de proporcionar ao gestor a possibilidade de análise dos custos da empresa. A partir dessa análise ele estará preparado para tomar decisões que melhorem o controle de gastos, sendo possível ter maior precisão na alocação de recursos ou mesmo na redução ou corte de despesas.
Claramente, a não realização do controle de gastos e a não realização de sua análise vão implicar em dificuldades financeiras e mesmo na sustentabilidade da empresa. Dessa maneira, o registro diário dos gastos realizados pela organização é uma atividade indispensável, que deve ser incorporada na rotina dos profissionais responsáveis por este processo.
Para que a análise de custos seja de fato uma estratégia adotada pelo empresário, é necessário que haja o registro contábil das operações dos gastos da empresa. Desejável, ainda, que os gastos sejam categorizados de acordo com a classificação que expliquei e exemplifiquei acima. Ou seja, que as despesas sejam registradas como custos, gastos, despesas, investimentos ou gastos não operacionais.
De início, essa análise trará uma noção mais exata das despesas mínimas que a empresa possui para se manter em operação. Mais adiante, será possível realizar uma identificação e separação de quais despesas são possíveis de serem otimizadas ou mesmo cortadas, de quais investimentos são desnecessários e quais são indispensáveis, para melhorar o faturamento da empresa e, via de consequência, a sua margem de lucro.
Uma gestão correta dos gastos empresariais é, portanto, fundamental para que a organização consiga analisar corretamente seus números, além de identificar eventuais problemas, traçar estratégias de contenção de gastos, ter um parâmetro das suas vendas e do tamanho do fluxo de caixa.
Em outras palavras, saber classificar corretamente e ter um controle dos gastos da empresa interfere diretamente no planejamento do negócio e na sua saúde organizacional, uma vez que essa análise consegue gerar insumos concretos para a tomada de decisão mais assertiva no mundo dos negócios.
Como controlar os gastos de uma empresa?
Agora que você já conhece os tipos de gastos que uma empresa pode ter, bem como a importância de sua identificação, para a saúde plena dos negócios, vou compartilhar dicas verdadeiramente eficientes, para que você consiga controlar bem tudo aquilo que gasta dentro da sua organização. Confira:
Elimine as dívidas
Neste processo de controle de gastos, o ideal é que você busque formas rápidas e eficientes de eliminar as dívidas que a sua empresa tem. Opte pela renegociação de débitos, liquide, de imediato, as dívidas de menor valor e aplique as estratégias que puder, para diminuir ao máximo tudo aquilo que impacta negativamente as contas dos seus negócios.
Faça uma boa pesquisa de fornecedores
Por mais que seja difícil encontrar novos fornecedores de confiança, é preciso que, de tempos em tempos, você faça uma nova busca por fornecedores que te atendam com qualidade e um preço melhor.
Esta etapa do controle de gastos é importante, porque quando você encontra valores mais baixos, bem como condições melhores de pagamento, você consegue até mesmo renegociar preços com seus fornecedores atuais.
Invista em gestão financeira e contábil
O controle de gastos verdadeiramente eficiente passa, de forma prioritária, por uma gestão financeira e contábil de excelência e altíssima qualidade. Além de fazer com que a sua empresa fique legalmente amparada, a escrituração contábil, realizada de maneira adequada, contribui para que você e seus gestores tenham a devida compreensão sobre as movimentações das finanças, sobre as entradas e saídas, sobre os custos desnecessários, entre outros fatores essenciais para te embasar no momento de tomar as decisões estratégicas, em benefício dos seus negócios.
Analise o seu enquadramento tributário
Fazer um estudo sobre os impostos que a sua empresa vem pagando é fundamental para que você tenha noção se está enquadrado na tributação mais adequada ou não. Assim, você pode pedir uma consultoria contábil ao seu contador, com objetivo de que ele faça um planejamento tributário, que realmente esteja de acordo com os negócios que você pratica, tendo, assim, a possibilidade de economizar e controlar melhor seus gastos, a partir desta ação.
Tenha uma reserva financeira
Seja na vida pessoal, na profissional ou na empresarial, a todo momento estamos sujeitos a imprevistos, que podem acabar trazendo a nós diversos tipos de prejuízos financeiros. Dessa maneira, é essencial que você, enquanto empresário, faça de tudo para criar uma reserva financeira, que te salve nas situações de aperto, que você simplesmente não está esperando.
Conte com o auxílio do Coaching
A metodologia de Coaching proporciona consultoria empresarial ao gestor para que consiga de fato realizar e aplicar a análise de custos na melhoria de seu negócio. Por meio das técnicas e ferramentas aplicadas ao longo do processo, o empresário se torna capaz de identificar as atividades desempenhadas em seu negócio, entender seu público-alvo, seu produto/serviço e, assim, identificar e estipular os valores de cada custo. O resultado é o aumento das vendas, da rentabilidade e da sobrevivência do negócio.
Agora me conte: você sabe identificar quais são os gastos da sua empresa? Quais foram as medidas tomadas para controlá-los? Comente sobre a sua experiência, no espaço abaixo, e compartilhe este conteúdo nas redes sociais, com seus amigos.
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Imagem: HelloRF Zcool / Shutterstock