8 tipos de reunião empresarial que você pode aplicar no seu negócio
As reuniões são essenciais para manter o bom funcionamento de uma empresa. Isso porque elas permitem que gestores e colaboradores obtenham informações a respeito dos processos operacionais, implementação de novos projetos e recebam feedbacks a respeito de seu trabalho ou comportamento.
Uma vez que as reuniões são tão importantes para a melhoria dos processos empresariais, é necessário que elas sejam realizadas de maneira adequada às necessidades dos gestores, colaboradores e da empresa, de uma forma geral. Fazer com que uma reunião de trabalho seja produtiva evita desperdício de tempo e não compromete as atividades dos envolvidos, garantindo a participação e o entusiasmo de todos os presentes.
Convido você a me acompanhar ao longo deste conteúdo, para conhecer os principais tipos de reuniões empresariais que você pode realizar, para ter melhores resultados em seus negócios.
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Tipos de reunião empresarial
A importância de conhecer cada tipo de reunião empresarial existente está na necessidade de realizar encontros cada vez mais eficientes e assertivos, que tragam os resultados que a organização e seus colaboradores desejam alcançar no dia a dia de trabalho.
Além disso, cada tipo de encontro requer uma forma de se comportar e conduzir o processo, a troca de ideias e a interação entre todos. Sendo assim, entender esta dinâmica é essencial, para tornar as reuniões empresariais verdadeiramente produtivas, como todas elas devem realmente ser.
Conheça, a seguir, os oito principais modelos, que podem ser realizados dentro dos mais diversos tipos de empresas.
1 – Reunião de treinamento
Refere-se aos encontros para orientar e treinar novos colaboradores a respeito do funcionamento, do produto/serviço oferecido pela empresa, bem como seus processos organizacionais.
Além disso, ou seja, de realizar este tipo de reunião para novos colaboradores, a empresa pode também promover encontros deste modelo para treinar os profissionais que já fazem parte do seu quadro de funcionários, para que estes mantenham-se sempre com os conhecimentos atualizados e possam, dessa maneira, melhorar, continuamente, o seu desempenho.
2 – Reunião informativa
Neste tipo de reunião, as decisões já foram tomadas e o encontro tem o objetivo de informar os colaboradores a respeito dessas decisões, de modo que os esforços de cada profissional sejam direcionados corretamente, melhorando a eficácia dos processos e favorecendo o alcance de resultados positivos.
Além de realizar este tipo de reunião para informar e fazer comunicados, existem também aquelas em que são solicitadas informações. Neste caso, é preciso que, durante o encontro, se conte com um tempo para que o apresentador dos dados solicitados se prepare e faça a sua demonstração aos demais participantes.
Em ambas as situações, apenas dados e informações são apresentadas, sem, necessariamente, abordar ou discutir um problema específico. Para isso, o ideal, até mesmo para tornar este tipo de encontro mais produtivo, é analisar posteriormente a situação que se pretende discutir e, em uma próxima reunião, tratar a questão com um tempo mais adequado para isso.
3 – Reunião para definição de diretrizes
Este tipo de reunião é realizado com a finalidade de encontrar soluções eficientes para determinados problemas que surgem. Porém, ao invés de discutir possíveis ações operacionais para resolver a situação, o que se debate em encontros como este é a definição de novas diretrizes organizacionais, capazes de contribuir para a resolução dos problemas em definitivo.
4 – Reunião de tomada de decisões
Neste tipo de encontro são expostos e discutidos dados, opiniões ou problemas, para que gestores e colaboradores encontrem diferentes respostas e resoluções.
Este é um tipo de reunião importante, que costuma ser realizado com certa frequência dentro das organizações. Neste sentido, ou seja, levando este ponto em consideração, é essencial que seja feito um planejamento prévio eficiente, para que, dessa maneira, o encontro também seja verdadeiramente eficiente.
Para isso, é importante que estejam presentes na reunião apenas as pessoas essenciais no processo de tomada de decisão, que se encontre a melhor maneira para registrar o que foi decidido, bem como os responsáveis por colocar em prática as decisões tomadas, entre outros pontos que vão tornar o encontro mais produtivo.
5 – Reunião criativa
Essa reunião pode ser realizada de maneira um tanto quanto informal, porém, levando sempre em consideração a premissa do aproveitamento do tempo de forma assertiva. Trata-se basicamente de encontros em que os colaboradores debatem questões por meio da realização de um brainstorming, ou seja, da sugestão de ideias, que serão discutidas, para que se chegue à uma solução eficiente para um problema, para que se crie uma nova solução, que atenda às necessidades dos clientes, ou para a criação de um novo produto/serviço que a empresa passará a comercializar em seu segmento de atuação.
O objetivo da reunião criativa é exatamente dar asas à imaginação de todos, permitindo que os participantes pensem alto e em conjunto e, com isso, combinem suas principais ideias, no sentido de transformá-las em formas tangíveis de criar soluções inovadoras, que tenham a ver com produtos ou serviços, e que venham para trazer inovação, criatividade, expansão e permanência dos negócios no mercado.
Como eu disse no início, por mais que seja um tipo de reunião mais informal e livre, é importante que, durante a sua execução, algumas diretrizes sejam aplicadas, para que assim garanta-se que ela traga bons frutos à empresa e aos colaboradores, de forma geral.
6 – Reunião de avaliação
O encontro tem o objetivo de classificar o trabalho dos colaboradores e passar feedback, de modo que sejam identificados pontos positivos e também de melhoria.
Para que sejam verdadeiramente eficientes, estes encontros precisam levar em conta pontos importantes, como a definição prévia dos critérios de avaliação, o impacto do profissional para a organização, o repasse de informações de maneira clara, focando sempre em fornecer análises construtivas, a aplicação de avaliações contínuas, sem esquecer, claro, da otimização do tempo, que precisa estar presente em todos os modelos de reuniões que citei aqui.
Realizando este processo, passo a passo, a empresa tem plenas condições de implementar melhorias em seus processos e também de contribuir para a performance de excelência de seus colaboradores, sendo este, papel fundamental a ser desempenhado por aqueles que ocupam cargos de gestão e que precisam sempre ter em mente o alcance pleno do sucesso nos negócios.
7 – Reunião de acompanhamento
Este é um tipo de reunião que tem como principal objetivo realizar o acompanhamento da execução de determinada tarefa, que está em andamento, ou para acompanhar a performance dos colaboradores da empresa, de uma forma geral.
8 – Reunião de desenvolvimento de projetos
As reuniões de desenvolvimento de projetos, como o próprio nome já diz, são realizadas com o intuito de reunir a equipe, para a discussão dos pontos essenciais, que fazem parte da implementação de um novo projeto dentro da empresa ou para um cliente específico.
Quando existe um novo projeto a ser executado na organização, esse tipo de reunião se faz necessária, pois, por meio dela, são discutidos diferentes pontos de vista sobre o mesmo e também são definidas as responsabilidades de cada um de seus membros.
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Os tipos de reuniões que devem ser evitados
Assim como existem estilos que reuniões que devem ser realizados dentro das empresas, como é o exemplo dos que citei acima, há também aqueles tipos que precisam, efetivamente e na prática, ser evitados, para que isso não atrapalhe a efetividade da equipe, bem como a sua produtividade diária.
Conheça abaixo os principais tipos de reunião que você não deve realizar em sua empresa.
Reunião que não tem pauta
Um dos principais pontos que faz com que as reuniões sejam vistas como uma grande perda de tempo é o fato de muitas delas serem realizadas sem a definição prévia de uma pauta. Sendo assim, no momento em que você pensar em fazer uma reunião em sua empresa, é fundamental que já tenha um tema a ser tratado e que deixe todos os participantes cientes, pois assim as chances de que o encontro seja verdadeiramente efetivo são muito maiores.
Reunião sem foco
Por mais que se tenha uma pauta a ser tratada, existem pessoas que participam de reuniões, inclusives os responsáveis por ela, ou seja, que as convocam, que simplesmente não mantêm o foco no assunto que necessita ser debatido. Uma reunião, para ser verdadeiramente efetiva, precisa da concentração e foco de todos na discussão do tema, pois, dessa maneira, consegue-se chegar soluções de forma mais acelerada e a resultados positivos também.
Reunião sem os participantes necessários
Outro fator que contribui para que se perca tempo na realização de reuniões dentro das empresas é o fato de muitos de seus participantes não terem nada a ver com o tema a ser tratado. É preciso ser assertivo neste ponto e convidar para participar apenas aqueles profissionais que vão realmente contribuir para uma discussão eficiente, que fará com que o debate saia do lugar e chegue nas soluções esperadas.
Reuniões centralizadoras
O intuito de todo e qualquer tipo de reunião é o debate de ideias entre os seus participantes. Sendo assim, é de fundamental importância que todos tenham a oportunidade de se manifestar, para que, dessa maneira, a discussão se torne saudável e produtiva. Caso contrário, ou seja, se o encontro for centralizado demais na fala de somente uma pessoa, ele se transforma em um treinamento ou em uma palestra e não em uma reunião de fato.
Reunião que não acaba
Outro grande gap encontrado nas reuniões realizadas nos mais diversos tipos de empresas é o fato de todas elas terem horário para começar, mas não terem para terminar. Geralmente, o indivíduo responsável pela reunião a convoca e quer discutir todos os assuntos relacionados à organização apenas nesta oportunidade, esquecendo-se completamente de falar sobre o tema para o qual o encontro foi programado.
É essencial que se tome cuidado com este tipo de prática, pois ele prejudica e muito a produtividade dos colaboradores e, consequentemente, da empresa, já que os profissionais ficam presos por horas e horas, impedidos de realizar suas atividades cotidianas.
Ferramentas para otimizar reuniões
Além das dicas que fui compartilhando com você ao longo deste conteúdo, existe também uma forma bastante eficiente de tornar suas reuniões ainda mais produtivas, que é a utilização de ferramentas, capazes de otimizar a discussão, efetivamente e na prática.
Veja algumas delas, a seguir:
Nuvem
Ter uma ferramenta de armazenamento de documentos em nuvem é fundamental, principalmente em empresas que costumam realizar reuniões com frequência. Isso porque, são diversos os assuntos abordados em encontros como estes, sendo assim, armazenar os documentos pertinentes a cada reunião na nuvem, faz com que o seu acesso seja facilitado por todos os profissionais que estão participando dela, tornando, com isso, o debate verdadeiramente produtivo.
Agendas
Contar com ferramentas de agendamento compartilhado de reuniões é também uma opção extraordinária, pois, dessa forma, todos os participantes do encontro são informados sobre data e horário e, com isso, evita-se que alguém não participe e a reunião tenha que ser remarcada.
Organizador de informações
Ter as informações a serem tratadas durante a reunião previamente organizadas é premissa básica para um encontro de excelência. Neste sentido, encontrar a ferramenta mais adequada para ajudá-lo nessa missão, vai contribuir para que você consiga elencar cada um dos tópicos a serem abordados, afastando, assim, a possibilidade de você acabar se perdendo ao longo da explanação do tema.
Controle de tempo
Outro tipo de ferramenta fundamental para a realização de reuniões cada vez mais eficientes é aquele que ajuda os participantes a controlarem o tempo do encontro. Através deles é possível determinar um período para a discussão de cada assunto e, com isso, fazer com que a reunião se torne produtiva, exatamente como precisa ser, para não atrapalhar também a produtividade da empresa como um todo.
Ao escolher o tipo certo de reunião para determinado assunto ou atividade da empresa, o gestor contribui com a interação dos seus colaboradores e auxilia no desenvolvimento do trabalho da equipe. A reunião correta também resulta em maior comprometimento dos profissionais, uma vez que eles não sentirão que estão perdendo tempo, nem atrasando suas atividades.
Você já participou de uma reunião que não foi produtiva? Acredita que ela não estava adequada à demanda? Comente e compartilhe o conteúdo nas redes sociais.
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