Como fazer o mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial e de comunicação que tem como finalidade ajudar a melhorar os processos existentes ou implantar uma nova estrutura voltada para os processos. Trata-se de uma excelente forma de melhorar o entendimento sobre os processos, pontos fortes e pontos de melhoria da empresa, além de aumentar a performance do negócio.

Fazer o mapeamento de processos da sua empresa de forma organizada e eficaz é muito importante para aprimorar a estrutura organizacional e conseguir uma melhor gestão empresarial. A ferramenta permite a descoberta de novos insights que ajudarão a amadurecer e trazer evolução para o negócio.

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Técnicas do mapeamento de processos

O mapeamento busca o melhor entendimento dos processos existentes, melhorando o nível de satisfação dos clientes e aumentando o desempenho do negócio. Algumas das técnicas mais utilizadas no mapeamento de processos são:

• Entrevistas;
• Reuniões;
• Workshop colaborativo;
• Questionários;
• Observação de campo;
• Coleta de documentos;

Passo a passo para fazer um mapeamento de processos

Estabeleça o processo a ser mapeado

É muito importante estabelecer limites das atividades que sua empresa deseja examinar, de modo a identificar o processo que está sendo analisado.

Defina os responsáveis pelo processo

Determine quem tem maior efeito sobre as mudanças dentro do processo, levando em conta o impacto direto do cliente e a forma como ele responde às mudanças no mercado e do produto.

Determine os riscos

Saber quais os riscos que se aplicam ao seu negócio é fundamental e, ao mapear os processos, você identificará os obstáculos que impedem seu crescimento. Essa é uma boa forma de superar e evitar erros.

Entreviste os envolvidos no mapeamento

Entrevistar os participantes do processo permite que você analise todo o desempenho da empresa.

Porque as fases do mapeamento são fundamentais?

É importante ter em mente que os sistemas de uma organização são fundamentais para um planejamento eficiente. E, se um planejamento estratégico é eficaz, melhores são as chances de alcançar resultados cada vez mais positivos e satisfatórios.

Para compreender melhor a importância do mapeamento de processos, imagine um restaurante que precisa entregar uma determinada refeição a um cliente. Para que isso aconteça, ele precisa de ingredientes específicos, nas medidas corretas, de um bom cozinheiro que saiba preparar o prato com técnicas precisas na temperatura adequada. Caso contrário, a comida pode não sair ao gosto do cliente. E se não sair, como descobrir o erro? Foi nos ingredientes que não estavam saborosos? Foi o chefe que errou a mão? Ou foi o tempo de preparo que ultrapassou o limite permitido na receita? Como o restaurante poderá avaliar onde, exatamente, houve o erro que comprometeu o resultado?

É exatamente para isso que a gestão e mapeamento de processos de negócios surgiu, para avaliar todo o percurso dos processos até a conclusão final de um projeto e definir o que precisa ser mudado, melhorado ou reavaliado.

Acompanhe as fases fundamentais:

Determinação e escolha da equipe responsável por cada etapa do processo – o primeiro passo para iniciar o mapeamento dos processos de sua empresa, tem a ver com a definição de objetivos, ou seja, você e sua equipe de colaboradores precisam se reunir para analisar o cenário em que a empresa se encontra e aonde vocês desejam chegar com as ações que serão realizadas a partir deste momento.

Compreender a empresa onde o mapeamento será feito – Isso inclui estudar a fundo toda a estrutura empresarial, departamentos, gestores e suas funções, processos e rotinas administrativas, sistemas e softwares utilizados em cada setor, critérios de melhoria e desempenho, entre outras coisas. Além disso, existem mapeamentos voltados para redução de custos e também para melhorar o desempenho dos negócios como um todo. Você tem a opção de investir em cada um, de forma separada, ou pode mapear, visando todos estes objetivos ao mesmo tempo. Isso depende mais de quais são as reais necessidades e prioridades de sua empresa no momento.

Conhecer metodologias e sistemas utilizados diariamente – ou seja, conhecer as rotinas, as atividades executadas em cada departamento, prazos, gastos, número de envolvidos em cada projeto etc.

Avaliar e sugerir progressos – ou seja, analisar a empresa como um todo e identificar causas de problemas e oportunidades de mudanças em todos os setores: comportamentos, profissionais, ferramentas de trabalho, sistemas utilizados, ou seja, Depois de definido o objetivo, existe ou existem problemas a serem resolvidos, que envolve o processo a ser melhorado? Nesta etapa a equipe vai elencar todos os gaps encontrados, bem como suas ocorrências, ou seja, em que momento e com qual frequência tais situações problemáticas acontecem no desenvolvimento das atividades e dos processos analisados.

Implementar as melhorias no que diz respeito a melhoria de prazos, metas e resultados – Definidos objetivos e problemas a serem solucionados com o mapeamento, é chegado o momento de definir os indicadores para que seja possível fazer a mensuração dos resultados. A partir da análise dos indicadores, conforme as melhorias vão sendo implementadas, consegue-se saber o que está sendo alcançado, bem como o que precisa ser melhorado para atingir os objetivos propostos.

Definir prioridades – Nesta fase deve ser definido por onde começar a execução e o que será preciso: obter novas plataformas, trocar sistemas, desenvolver pessoas, ou seja, é chegado o momento de colocar a mão na massa e iniciar o processo de implementação das melhorias e mudanças, necessárias para tornar os processos internos de uma empresa, ainda mais eficazes. Nesta etapa, também serão definidos os responsáveis por implantar e acompanhar a execução das atividades propostas no mapeamento. Importante ter uma conversa com a sua equipe e informar que a participação e empenho de todos é fundamental para que saia conforme o planejado, e, assim, as melhorias aconteçam de forma definitiva para todos.

Acompanhamento – Uma das etapas mais importantes do mapeamento de processos, tem a ver com o acompanhamento, pois, assim que as melhorias começam a ser implementadas, é necessário fazer o acompanhamento das mesmas, para saber se tudo está correndo conforme o planejado, se é preciso realizar alguma alteração, bem como para saber o que pode ser mantido.
Mensurar e avaliar os processos – nesta fase deve ser feito o acompanhamento dos processos e a mensuração dos resultados obtidos. Quais os ganhos que você, seus colaboradores e a empresa como um todo obtiveram após a implementação de melhoria de processos? Será nesta etapa que esta pergunta será respondida, pois aqui, todos os dados do mapeamento serão levantados e analisados, para saber se os objetivos propostos foram alcançados. Além disso, será nesta etapa que os novos procedimentos serão padronizados e adotados por toda a empresa, para que assim, as melhorias ocorram de forma sistêmica e contínua.

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Imagem: ESB Professional / Shutterstock