O fluxo de pagamento é uma ferramenta imprescindível para o bom andamento de um negócio.
O fluxo de pagamento ou fluxo de caixa é um registro de todo o dinheiro que entra e sai de uma empresa. É uma ferramenta imprescindível para o bom andamento de um negócio. Se o gestor não sabe quanto a empresa gasta para se manter e quanto ela recebe, não conseguirá tomar decisões eficazes e evitar riscos.
Administrar um negócio sem um controle eficiente de caixa é o mesmo que navegar em um barco sem remo. Planejamento estratégico e controle financeiro rigoroso são as ferramentas de que os empreendedores dispõem para acompanhar o desempenho da empresa e resolver problemas, tão logo sejam identificados. Para ajudá-lo nessa missão, separamos as 7 dicas a seguir. Confira!
1ª dica: defina metas financeiras
Uma forma de controlar o fluxo de caixa com eficácia é manter previsões para os próximos meses. Ele pode ser atualizado semanalmente e utilizado para fornecer uma visão financeira para os próximos 6 a 12 meses. Estabelecer metas e objetivos com base em previsões do fluxo de pagamentos é uma ótima maneira de conter as despesas e tomar decisões mais eficazes.
O alcance dessas metas dependerá da capacidade do empreendedor de fazer bons negócios, o que inclui negociar com fornecedores, controlar as despesas, acompanhar os estoques, administrar as folhas de pagamento e fazer do planejamento estratégico uma rotina em todos os departamentos da empresa.
2ª dica: estabeleça políticas de preços e condições de pagamento claras
Sempre que for fechar um negócio, seja a compra ou a venda de produtos e serviços, negocie as condições de pagamento no ato. Mesmo que seja uma empresa com a qual você sempre negocia, é importante manter essa formalidade para conseguir controlar o caixa com mais eficiência, além de evitar dores de cabeça. Quanto às condições de pagamento oferecidas aos clientes, certifique-se de conciliar todas elas, de modo que nenhum dado fique “solto”.
No que diz respeito aos preços, faça pesquisas de mercado e seja estratégico. Evite oferecer ao consumidor final o preço de custo do seu produto, pois isso pode prejudicar o seu lucro. Na formação de um preço, lembre-se de todos os custos necessários para manter a sua empresa funcionando.
3ª dica: fature as vendas com rapidez
Quanto mais rápido for o processo de venda até chegar ao faturamento, melhor. Se você esperar duas semanas depois que o trabalho foi concluído ou o produto enviado, por exemplo, obviamente o pagamento vai demorar mais para cair na conta bancária da empresa. A emissão da fatura por e-mail é uma ótima maneira de agilizar o processo e informar o cliente que o produto foi enviado.
Além disso, mantenha uma rotina de lançamentos. Algumas empresas fazem isso apenas uma vez por mês, mas não é bacana deixar que muitas transações se acumulem, o que pode aumentar as chances de erros. Por via das dúvidas, faça os lançamentos ao fim de cada dia, de modo que haja um melhor acompanhamento das finanças organizacionais.
4ª dica: use a tecnologia para gerenciar o fluxo de pagamentos
A melhor maneira de gerenciar as entradas e saídas de dinheiro da empresa é utilizando softwares específicos para isso. Eles são desenvolvidos com recursos que facilitam o dia a dia do responsável pelo setor financeiro, além de contar com a possibilidade de gerar planilhas e fazer comparações.
Uma opção interessante é fazer uso de um sistema de gestão ERP, que gerencia todos os setores da organização e, consequentemente, torna o controle das finanças muito mais eficiente. Nesses programas, uma vantagem interessante é conseguir categorizar os seus pagamentos e recebimentos (como receitas obtidas pela internet, receitas obtidas por lojas físicas etc.). Essa categorização permite que a empresa identifique mais rapidamente os pontos positivos e pontos críticos nas suas operações.
5ª dica: evite fazer pagamentos em cheque
Ao pagar os seus fornecedores e funcionários, evite fazer uso de cheques, já que não é possível prever quando o recebedor irá ao banco descontá-lo. Essa incerteza acaba atrapalhando o gerenciamento do fluxo de caixa. Portanto, o ideal é optar por boletos ou transferências bancárias, em que o débito na conta ocorre no ato do pagamento.
Por falar nisso, jamais conte com um dinheiro que ainda não é seu. Receber pagamentos em cheque ou pagamentos parcelados, por exemplo, é algo delicado, já que não há como dar certeza de que esse dinheiro será recebido e quando isso ocorrerá. Diante disso, é importante ser um pouco pessimista ao realizar as previsões do fluxo de caixa da empresa, de modo que não se conte com um dinheiro que ainda não foi recebido.
6ª dica: foque no fluxo de caixa, e não no lucro
Grande parte dos gestores de pequenas e médias empresas costuma se preocupar mais com a projeção de lucros, deixando o fluxo de caixa de lado. Esse é um erro bastante grave, pois o que deve acontecer é exatamente o contrário. Quando se tem um fluxo organizado, o lucro é uma consequência.
É no acompanhamento do fluxo de caixa, por exemplo, que a empresa detecta problemas rapidamente, o que a ajuda a evitar o endividamento. Se a organização estiver no vermelho, como poderemos pensar em lucro? Por isso é tão importante ficar atento ao fluxo de caixa com uma frequência rigorosa.
7ª dica: não misture as contas de pessoa física com as contas de pessoa jurídica
Nas crises financeiras, é comum que surja um impulso de tirar dinheiro de um lugar para resolver os problemas de outro. Isso é complicado, uma vez que não necessariamente resolve o problema, mas apenas o “mascara”. Além disso, como os valores já se “misturaram”, o empreendedor pode perder a noção de como realmente está a sua vida financeira, tanto pessoal como empresarial.
Dessa forma, defina um valor fixo de pró-labore e mantenha contas bancárias separadas: a da pessoa física e a da empresa. Assim, você conseguirá analisar as duas individualmente, compreendendo melhor as oportunidades e os problemas que precisam ser resolvidos em cada uma delas.
O fluxo de caixa é como um exame clínico da sua empresa, identificando se as finanças estão dentro ou fora dos padrões esperados para manter-se estável e progredir. Diagnosticar problemas precocemente é a melhor maneira de resolvê-los, o que depende diretamente da capacidade de acompanhar o fluxo de caixa regularmente. Coloque as dicas acima em prática e evite as dores de cabeça!
E você, ser de luz, como tem avaliado a situação financeira da sua empresa? Tem analisado o fluxo de caixa com frequência ou só tem se preocupado com o lucro? Contribua deixando o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!